Hva er Human Capital Management - HCM

Hva betyr begrepet Human Capital Management?

Human Capital Management (HCM) er et begrep som brukes om metodene og prosessene en HR-avdeling benytter for å rekruttere, administrere og utvikle de ansatte i en organisasjon. Begrepet har utspring fra tanken om at medarbeiderne er den viktigste kapitalen organisasjonen har, og at den verdifulle kompetansen de besitter er avgjørende for at organisasjonen skal nå sine mål.

Begrepene Human Capital Management og Human Resource Management (HRM) blir som oftest brukt om de samme prosessene, men opprinnelig var det noen forskjeller. HCM var et bredere begrep og omfattet mer enn bare kjernefunksjoner – det kunne være undersøkelser blant medarbeiderne og metoder for analyser – mens HRM var begrenset til grunnleggende HR-oppgaver som onboarding og offboarding. I dag har imidlertid disse begrepene glidd mer og mer inn i hverandre og brukes stort sett om hverandre.

Riktig anvendt kan metodene i Human Capital Management bidra til å skape en sterk organisasjonskultur som fremmer medarbeidernes utvikling. Gjennom muligheter og oppmuntring til å anvende egne talenter og ferdigheter gis den enkelte medarbeider større kontroll over sin egen karriere. Dette vil i de fleste tilfeller påvirke motivasjon og tilhørighet på en positiv måte, og ikke minst bidra til de overordnede resultatene i organisasjonen.

Hvilke prosesser benyttes i Human Capital Management?

Human Capital Management dekker et bredt spekter av strategiske og administrative praksiser og prosesser. De viktigste prosessene i HCM omfatter vanligvis følgende:

• Planlegging av arbeidsstyrken: Denne prosessen omfatter prognoser og planlegging av organisasjonens fremtidige behov for arbeidskraft, identifisering av nødvendige ferdigheter og kompetanser og fastsettelse av optimal størrelse og struktur på arbeidsstyrken.

• Rekruttering: Denne prosessen går ut på å finne og rekruttere personer som har de nødvendige ferdighetene og kvalifikasjonene, og som passer inn i organisasjonens kultur. Det omfatter aktiviteter som jobbanalyse, screening av kandidater, intervjuer og jobbtilbud.

• Onboarding: Når kandidatene er ansatt, fokuserer denne prosessen på å gi dem en smidig oppstart i organisasjonen. Den omfatter aktiviteter som introduksjonsprogrammer, utfylling av dokumenter, innføring i bedriftens retningslinjer og kultur og innledende opplæring.

• Prestasjonsledelse: Denne prosessen handler om å fastsette forventninger til prestasjoner, gi tilbakemeldinger, evaluere prestasjoner samt anerkjenne og belønne de ansattes prestasjoner. Det omfatter aktiviteter som fastsetting av mål, prestasjonsevaluering og utviklingssamtaler.

• Kompetanseutvikling: Denne prosessen fokuserer på å forbedre de ansattes ferdigheter, kunnskaper og evner. Den omfatter aktiviteter som opplæringsprogrammer, workshops og e-læring for å støtte individuell utvikling og teamutvikling.

• Engasjere og beholde medarbeidere: Denne prosessen fokuserer på å skape et positivt arbeidsmiljø, fremme medarbeidertilfredshet og å beholde de beste talentene. Det omfatter aktiviteter som medarbeiderundersøkelser, tilbakemeldingsmekanismer og tiltak for å fremme balanse mellom arbeid og fritid og de ansattes trivsel.

• HR-analyse: I denne prosessen brukes data og analyser til å måle og analysere ulike aspekter ved personalledelse. Det innebærer sporing av viktige HR-tall, analyse av trender i arbeidsstyrken og datadrevne beslutninger for å optimalisere HR-strategier og -prosesser.

Disse prosessene henger sammen og danner et omfattende rammeverk for effektiv administrasjon av organisasjonens ansatte. Når alt dette blir utført på riktig måte kan det både bidra til engasjement og trivsel og være med på å sikre at alle jobber mest mulig effektivt mot de samme målene.

Hva er et HCM-system?

Et HCM-system (også kalt HR-system) er et datasystem som hjelper deg med å digitalisere alle prosessene innen Human Capital Management. Dette sparer deg for tid og penger ved å automatisere oppgaver som tidligere la beslag på mye tid. Ved å digitalisere HR-oppgavene oppnår man følgende fordeler:

• Strømlinjeformede HR-prosesser: Et HR-system automatiserer og sentraliserer ulike HR-prosesser, for eksempel onboarding av nyansatte, fraværsadministrasjon, avspasering, prestasjonsevalueringer og mye mer. Ved å digitalisere disse oppgavene reduserer systemet manuelt papirarbeid, eliminerer dobbeltarbeid og øker den generelle effektiviteten, slik at HR-medarbeiderne kan fokusere på strategisk arbeid.
  
  
• Forbedret datahåndtering: HR-systemer tilbyr en sikker og sentralisert database for lagring av informasjon om de ansatte (masterdata), inkludert personopplysninger, ansettelseshistorikk, kompetanse, prestasjoner, opplæring med mer. Dette sikrer nøyaktige og oppdaterte data, reduserer risikoen for datatap eller feil og gjør det enklere å få tilgang til informasjon ved behov. Det gjør det også mulig for HR-personalet å generere omfattende rapporter og analyser som gjør det enklere å ta informerte beslutninger.
  
  
• Forbedret selvbetjening for de ansatte: Mange HR-systemer inkluderer selvbetjeningsportaler eller mobilapper som gir de ansatte tilgang til og mulighet til å administrere sin egen informasjon. De ansatte kan oppdatere sine personlige opplysninger, be om fri, melde seg inn i velferdsordninger, få tilgang til opplæringsmateriell og kommunisere med HR-personalet direkte gjennom systemet. Dette gir de ansatte mer selvstendighet, sparer tid for både ansatte og HR-medarbeidere og skaper åpenhet i organisasjonen.
  
  
• Etterlevelse av lover og regler (Compliance): HR-systemer hjelper organisasjoner med å overholde ulike lover, forskrifter og rapporteringskrav. De kan generere rapporter og få tilgang til skjemaer, helse- og sikkerhetsforskrifter og andre juridiske forpliktelser. Ved å automatisere compliance-prosesser bidrar systemet til å redusere risikoen for bøter, revisjoner og juridiske problemer.
  
  
• Strategisk beslutningstaking: Med de omfattende data- og analysefunksjonene som HCM-systemene tilbyr, kan organisasjoner få verdifull innsikt i arbeidsstyrken. HR-medarbeidere kan analysere trender, identifisere kompetansegap, vurdere medarbeidernes prestasjoner, overvåke opplæringsbehov og spore medarbeidertilfredshet og engasjement. Denne innsikten gjør det mulig å gjøre datadrevne beslutninger på områder som talentutvikling, etterfølgerplanlegging, prestasjonsstyring, opplæring og utvikling og overordnet HR-strategi.

Et HCM-system kan altså gi en rekke positive effekter i alle deler av organisasjonen. For det første effektiviserer og automatiserer HCM-systemet administrative oppgaver, noe som sparer deg for tid og reduserer antall feil. For det andre fungerer systemet som en sentralisert plattform for håndtering av medarbeiderdata, noe som fremmer effektiv kommunikasjon, samarbeid og datadrevet beslutningstaking. I tillegg bidrar et HR-system til å sikre at lover og regler overholdes, og at HR-prosessene er nøyaktige, transparente og konfidensielle.