Å velge rett HR-system er en utfordring for de fleste organisasjoner. Det krever både utarbeidelse av kravspesifikasjoner og research, og det kan være vanskelig å sammenligne ulike HR-systemer direkte. Mange tenker sikkert at det vil være lurt å velge et gratis HR-system, men det er viktig å vurdere fordeler og ulemper nøye før du tar en beslutning.
De viktigste aspektene:
- Et gratis HR-system passer godt for små organisasjoner da det er kostnadseffektivt og enkelt å implementere.
- Et gratis HR-system tilbyr begrenset funksjonalitet og kompleksitet.
- Gratis HR-systemer krever ofte en høy grad av uavhengighet.
Når vi diskuterer gratis HR-systemer i dette blogginnlegget, sikter vi til leverandører som tilbyr en gratis plattform uten tidsbegrensning, ikke leverandører som tilbyr en gratis prøveperiode før det begynner å koste. Noen leverandører tilbyr en gratis prøveversjon mens andre tilbyr guidede demoer eller et demomiljø for å utforske systemet i, men ingen av disse tilbyr et gratis HR-system.
Det er også viktig å være klar over at mange kostnadsfrie IT-systemer skjuler noe funksjonalitet bak betalingsmurer for å oppmuntre brukeren til å oppgradere. Sørg derfor for å stille spørsmål og gjøre grundig research før du velger et gratis system, slik at du ikke risikerer å bli tvunget til å betale for funksjoner du trodde var inkludert. Selv et gratis HR-system vil kreve implementering, opplæring og ressurser fra deg, så det å måtte bytte system kan bli en dyr affære selv om selve systemet er gratis.
For å gjøre det enklere for deg har vi samlet fordeler og ulemper ved å velge et gratis HR-system.
Fordeler med et gratis HR-system
- Kostnadseffektivt: Det er vanskelig å argumentere mot det faktum at en av de mest åpenbare fordelene ved å velge et gratis HR-system er at det ikke koster noe. Organisasjoner med et svært begrenset budsjett, få ansatte eller små HR-team kan bli tiltrukket av et gratis HR-system fordi det kan bidra til å spare kostnader.
- Grunnleggende HR-funksjonalitet: Et gratis HR-system tilbyr vanligvis essensielle HR-funksjoner som personallister, enklere organisasjonsstruktur og noen ganger veldig grunnleggende rapportering. For små organisasjoner med enkle HR-behov kan et gratis HR-system gi nok funksjonalitet til å møte kravene deres.
- Enkel implementering og bruk: Ettersom kostnadsfrie HR-systemer har svært lav kompleksitet og funksjonalitet, er de ofte enkle å installere, med minimalt behov for tilpasning. De har vanligvis enkle og brukervennlige grensesnitt og krever ikke omfattende opplæring, noe som gjør dem tilgjengelige for HR-team med begrenset teknisk ekspertise.
Ulemper med gratis HR-system
- Begrenset funksjonalitet og skalerbarhet: Gratis HR-systemer mangler avansert funksjonalitet og kompleksitet som større organisasjoner eller de med komplekse HR-prosesser trenger. Dette kan være avansert rapportering, masterdata, continuous performance eller talent management. Et kostnadsfritt system kan også ha begrensninger på antall ansatte eller brukere de kan støtte, og dette begrenser skalerbarhet etter hvert som organisasjonen vokser.
- Sikkerhets- og samsvarsrisiko: En gratis HR-systemleverandør har antakelig ikke samme forutsentninger for å tilby robuste sikkerhetsfunksjoner som kryptering eller tofaktorautentisering, hvilket kan utgjøre en risiko for data om de ansatte. I tillegg kan det hende at gratissystemer ikke er i samsvar med relevant lovgivning, slik som GDPR eller GRC, noe som kan resultere i utfordringer for organisasjoner som opererer i regulerte bransjer.
- Begrenset support: Leverandørene av gratissystemer tilbyr vanligvis heller ikke omfattende kundesupport, oppdateringer eller opplæring, noe som kan by på utfordringer i tilfelle tekniske problemer, driftsproblemer eller spørsmål rundt funksjonalitet. Et gratis HR-system kan også ha begrensede leverandørressurser, noe som kan påvirke støttens respons og pålitelighet.
Det kan også hende at leverandøren tar betalt for instruksjonsvideoer, systemstøtte eller annen støtte, noe som gjør at du må løse problemer på egen hånd, med mindre du vil betale for hjelpen selvfølgelig.
Konklusjon
En enkel og gratis løsning kan være et godt valg for enkelte selskaper, men det er et kompromiss. Velger du et gratis HR-system bør du være forberedt på å bruke tid på å kompensere for begrensningene det medfører.
Å velge en gratis løsning kan altså gi kostnadseffektive og grunnleggende HR-funksjoner. Men det kan også innebære begrensninger på funksjonalitet, skalerbarhet, sikkerhet, regelsamsvar og støtte. Det er derfor viktig at organisasjoner som trenger et HR-system gjør en nøye vurdering av sine behov, budsjett og fremtidige vekstplaner før de velger en gratis løsning. Uansett hvilke behov du har, bør du lage en klar kravformulering for å kunne ta en velbegrunnet beslutning som er i tråd med organisasjonens krav og mål. Les mer om hvordan du sammenligner HR-systemer her:
