Trin 1: Kortlæg jeres nuværende HR-processer
Det første trin i at definere jeres systembehov er at evaluere jeres nuværende HR-processer. Identificer opgaver, frustrationer, flaskehalse og ineffektivitet i jeres HR-drift. Kæmper I med manuelt arbejde, diverse regneark og papirbaserede processer? Står I over for compliance-udfordringer eller kæmper I med at indsamle data til rapportering? Ved at forstå jeres nuværende HR-processer og identificere områder der skal forbedres, hjælper det jer med at definere hvilke systemkrav I bør have. På dette tidspunkt kan det også være smart at kortlægge, hvordan jeres IT-system-landskab ser ud i dag, og hvilke af disse der skal integreres med jeres fremtidige HR-system.
Definer derefter jeres HR-relaterede mål for virksomheden fremadrettet. Hvad er de strategiske mål for jeres HR-afdeling? Ønsker I at forbedre medarbejdernes mulighed for selvbetjening, automatisere HR-processer, forbedre jeres compliance med lovgivning og sikkerhed eller styrke jeres HR rapporteringsmuligheder? Eller måske ønsker I mere fleksibel personaleplanlægning? Beskriv tydeligt jeres HR-mål og knyt dem derefter til virksomhedens overordnede forretningsmål. Dette vil hjælpe jer med at prioritere systemkravene ud fra de mål I ønsker at opnå.
Det er afgørende at inddrage jeres stakeholders i HR-systemets kravspecifikation, da forskellige roller ser forskelligt på behov og krav. IT kan hjælpe med at tilføje systemkrav til integrationer, sikkerhed og lignende, mens CFO kan hjælpe med at vurdere hvordan systemet kan bidrage til forretningsmålene og hvilket budget, der er til rådighed.
Inddrag derfor hele HR-teamet, IT-afdelingen, CFO, mellemledere og andre relevante roller for at samle deres input og indsigt. Gennemfør interviews, undersøgelser og workshops for at indsamle feedback og forstå jeres organisations unikke behov og krav. Dette vil sikre, at det HR-system, I vælger, opfylder behovene hos alle interessenter og stemmer overens med jeres overordnede forretningsstrategi. Husk også at inkludere slutbrugere i projektgruppen, da det er dem, der skal bruge systemet i deres hverdag.
På dette stadie begynder I at få et klarere billede af, hvilke behov og krav der er. Der er en klar forståelse af den aktuelle situation, jeres HR-processer, definerede HR-mål og fælles input fra nøglepersoner. Så er det tid til at gå i gang med at undersøge, hvilke HR-systemer der er på markedet. På dette trin i processen behøver I ikke fokusere på funktionalitet på detalje niveau, men i stedet overveje faktorer som funktionalitet, skalerbarhed, brugervenlighed, leverandørens omdømme og kundeanmeldelser. Sørg for, at de HR-systemer, I vælger at se nærmere på, opfylder jeres overordnede behov og krav.
Nu er det tid til at begynde at se på detaljerne: Hvilke funktioner skal I bruge i et HR-system for at få det ønskede resultat? Brug alt det materiale, I har samlet indtil nu, og begynd at kompilere det til en feature-liste. Et forslag er at kombinere funktionen med en kort beskrivelse af det ønskede resultat. For eksempel kan I skrive
Krav: Automatiserede workflows
Vi ønsker at kunne opsætte automatiserede onboarding-flows for at sikre at IT udstyret er bestilt til tiden, at den nyansatte får den rette adgang og licenser til relevante IT-systemer, der er indkøbt blomstrer til deres første dag mv.
På den måde bliver det nemmere for en leverandør at forstå, hvilket behov det er man vil løse med funktionen og kan derfor forklare sit system på bedste vis.
Kravspecifikationen skal indeholde alle de funktioner I har brug for i et HR-system. Dette kan omfatte medarbejderselvbetjening, løn-justering, kompetence kortlægning, HR rapporter og analyser, rekruttering og meget mere. Prioriter derefter funktionerne ud fra de HR-mål I har defineret, og sørg for, at de stemmer overens med jeres organisations krav.
Når I har lavet jeres kravspecifikation, har I samtidigt et grundlag for at gå i gang med at evaluere og sammenligne de forskellige leverandører af HR-systemer, som I tidligere har udvalgt. Tag kontakt til leverandørerne for sammen at gennemgå jeres behov, sørg for at få en grundig demonstration, overskuelige produkt- og funktionsbeskrivelser og andet, der føles relevant at bruge i sammenligningen.
Involver igen jeres stakeholders og inviter dem til møderne hvor deres krav og behov vil blive drøftet, på denne måde kan de få svar på eventuelle spørgsmål med det samme. Glem ikke at spørge ind til hvordan deres support fungerer, hvilke svartider deres support har og hvilken støtte deres customer-succes afdeling kan yde. Senere i processen bør I også bede om referencer fra en eller flere eksisterende kunde.
Ved at vurdere flere forskellige leverandører sikrer I, at I vælger det system, der bedst opfylder jeres behov. Husk dog på, at prisen ikke skal være den drivende faktor i udvalget. Hvis man gå på kompromis til fordel for prisen, risikerer man på længere sigt at have lavet en dyr beslutning, da systemet formentlig ikke opfylder jeres ønsker og behov. I vælger jo ikke kun et system, men en langsigtet partner som skal hjælpe jer og løfte jeres forretning over de næste mange år - så sørg virkelig for at I forstår hinanden, og at leverandøren I vælger vil være i stand til at støtte og hjælpe jeres virksomhed igennem mange år.
I denne fase vil der sandsynligvis kun være nogle få leverandører tilbage at vælge imellem. På dette tidspunkt har I formodentligt også en god forståelse at hvordan de forskellige systemer fungerer, og hvordan de opfylder jeres krav og behov. Nu er det tid til at sætte systemet på prøve.
Med udgangspunkt i jeres arbejde med kravspecifikationen kan I producere en eller flere såkaldte usecases eller scenarioer, hvor leverandøren kan levere en grundig demo af netop den funktionalitet.
Dermed kan I se præcis hvordan hvert system kan løse præcis jeres behov, for eksempel oprette et onboarding-flow eller genererer en HR rapport. På denne måde tester I de forskellige systemer i et reelt scenario og ved at inddrage flere i vurderingen af demonstrationen, får I vigtig feedback og en ekstra validering af at HR-systemet opfylder virksomhedens mål og behov.
Nu er det tid til at tage en beslutning! På baggrund af sammenligningerne, evalueringerne, interviewene og testene kan I træffe en informeret beslutning om det HR-system, der bedst opfylder jeres behov og krav, husk at I vælger en partner og ikke kun et system. Ved at følge trinene i denne guide, har I opbygget en klar kravspecifikation og evalueret faktorer såsom funktionalitet, brugervenlighed, skalerbarhed, leverandørens omdømme, kundesupport og priser. Ud fra det sikrer du, at det HR-system, I vælger, stemmer overens med jeres HR-mål, teaminput og overordnede forretningsmål.
I løbet af processen vil leverandøren sandsynligvis have præsenteret en klar plan for implementering, og hvis ikke, så skal I sørge for at bede om en. Implementering af et HR-system er et stort projekt, da HR-systemet bliver omdrejningspunktet i jeres organisation og IT-landskab. Når aftaler er skrevet under og datoen for implementeringen er fastsat, er det derfor vigtigt at samle jeres projektgruppe. Samarbejd med HR-teamet, IT-afdelingen og andre relevante stakeholders for at skabe en intern implementeringsplan baseret på de oplysninger, I har modtaget fra leverandøren. Definer jeres tidslinjer, allokér ressourcer og lav en kommunikationsplan for at sikre en glidende overgang til det nye HR-system.
Opsummering:
At vælge det rigtige HR-system til jeres virksomhed er et nødvendigt skridt for at strømline jeres HR-processer, forbedre personaleadministration og ledelse, overholdelse af lovgivning og rapportering. Ved at følge de trin, der er skitseret i denne vejledning, bland andet vurderingen af jeres nuværende HR-processer, kan I effektivt definere jeres behov og krav til HR-systemet. Husk at løbende tilpasse jeres HR-mål, stakeholders input og overordnede forretningsmål igennem hele processen - for at sikre at det HR-system I vælger, passer til jeres organisation.
Held og lykke!