Den komplette guide til et HR-systemHvad er et HR-system?

At arbejde systematisk med HR er en stadig mere og mere kompleks og tidskrævende opgave. Den globale situation, lovændringer og stadigt mere komplicerede HR-processer har resulteret i mindre tid til strategisk HR arbejde. Behovet er derfor stigende efter et HR-system, der kan automatisere mange af de manuelle arbejdsopgaver og sikre at HR arbejder mere effektivt og strategisk.

Som en af de førende leverandør af HR-systemer i Skandinavien, oplever vi at der altid er lidt forvirring og spørgsmål om definitionen på hvad et HR-system egentlig er? Vi har derfor lavet denne guide for at besvare nogle af disse spørgsmål og give dig mere indsigt i de fordele et HR-system kan give dig. Husk at du altid er velkommen til at kontakte os, hvis du vil vide mere om vores løsning, og hvordan den kan hjælpe dig med at digitalisere dine HR-processer.

Et HR-system (også kaldet HCM-system) er et værktøj, der hjælper dig med at styre en række forskellige typer HR-processer. HR-systemet er også normalt en central del af IT-landskabet, da det indeholder alle HR-stamdata (medarbejder master data). HR-systemet er således integreret med mange af de systemer og processer, der foregår uden for HR-afdelingen.

Ved første øjekast kan det være svært at forstå, hvad et HR-system egentlig er. Der er mange forskellige leverandører på markedet, og løsningerne kan variere meget.

I denne guide vil vi derfor gennemgå alt, hvad du skal vide om et HR-system, og hvad det bør indeholde.

Et HR-system er en digitalt løsning, der bruges til at øge effektiviteten i organisationen ved at automatisere processer, styre personalerelaterede opgaver og bidrage med rapporter og analyser. HR-systemet automatiserer og faciliterer alt fra administration af ansættelseskontrakter og medarbejdersamtaler til håndtering af fravær, personalerapporter og meget mere.

Da medarbejderne kan vedligeholde deres egne data og oplysninger, samt finde de oplysninger de har behov for, reduceres den administrative byrde for HR-afdelingen, samtidig med at effektiviteten øges. For ledere er det også muligt at skabe rapporter, der understøtter beslutninger og strategier, baseret på faktiske data om deres egne medarbejdere.

HR-systemer omtales nogle gange som HRMS (Human Resource Management System), HRIS (Human Resources Information System) eller HCM-system (Human Capital Management). Disse termer bruges ofte i flæng, men for at være konsekvente og undgå forvirring vil vi bruge udtrykket "HR-system" her.

For at en virksomhed kan få mest muligt ud af et HR-system, er det vigtigt, at det er tilpasset virksomhedens behov. For nogle virksomheder er få basale funktioner tilstrækkelige, mens andre og ofte mere komplekse virksomheder, har mere krævende behov. Skalerbarhed er også vigtig, så det er muligt at tilføje nye moduler eller funktionalitet i takt med at virksomheden vokser. Her følger en oversigt over nogle af de vigtigste moduler og funktioner, som et godt HR-system bør indeholde.

HR master data er fundamentet for alle HR-relaterede processer og opgaver, udover at være den stamdata som IT skal bruge for at sikre korrekt og sikker adgang til systemer, håndtere licenser og korrekt bestilling af IT-udstyr osv.

HR master data er stamdata, der indeholder grundlæggende oplysninger om medarbejdere, såsom navn, rolle, titel, afdeling, adresse, telefonnummer, e-mailadresse og lønniveau. Det er vigtigt, at master data altid er korrekte og opdaterede for at undgå fejl og forsinkelser i HR-processerne. Et godt HR-system bør derfor kunne administrere HR-stamdata på en måde, der gør det nemt at opdatere og vedligeholde dem (selv-service).

Sikker, pålidelig og automatiseret håndtering af master data, danner grundlaget for effektive processer der giver fordele i alle dele af organisationen. Det er derfor vigtigt, at HR-systemet er placeret centralt i systemlandskabet og er tæt integreret med andre vigtige forretningssystemer, såsom lønsystemet, ERP-systemet, Active Directory (AD) og lignende. Dette vil sikre, at korrekte medarbejderdata automatisk flyder på tværs af alle systemer.

Moderne HR master data systemer reducerer mængden af ​​papirarbejde, automatiserer tidskrævende processer og giver ledere og medarbejdere mulighed for selvbetjening. De sikrer også, at dine HR-data er sikre og opbevares i overensstemmelse med gældende GDPR-regler, inklusiv change-logs og sletningsrutiner.

Et godt HR-system bør også kunne integreres med jeres lønsystem, samt indeholde funktionalitet til at understøtte lønreguleringer. For mange er lønreguleringsprocessen hektisk og stressende. Processen er ofte dårligt defineret og er baseret på regneark med følsomme persondata, der sendes mellem de involverede. I nogle tilfælde kan udokumenterede ad hoc-evalueringer også danne grundlag for lønreguleringerne, hvilket gør situationen endnu mere udfordrende.

For større afdelinger og organisationer kan mængden af ​​administrative opgaver blive overvældende, og ledere føler ofte at de mangler hjælp og støtte i processen. Det gør det svært for dem at træffe gode beslutninger inden for de retningslinjer, der er givet. Men hvis HR-systemet har funktionaliteter til lønjustering, såsom budgetrammer, medarbejderevaluering, real-time budgetjusteringer og dokumentation, bliver processen enkel og effektiv - selv for store og komplekse organisationer.

Det sikrer også, at ledere og HR kan arbejde effektivt, træffe gode beslutninger og sikre at følsomme lønoplysninger ikke kommer på afveje og budgetter respekteres – samtidig med at hele processen er grundigt dokumenteret og lettere at evaluere.

Medarbejdersamtalen (også kendt som MUS samtalen) er en standardiseret samtale mellem medarbejder og leder, hvis formål er at give medarbejderen mulighed for at drøfte sin rolle i virksomheden, sine mål og udviklingsbehov, samt give lederen mulighed for at give feedback og støtte til medarbejderen.

Medarbejdersamtalen dækker også over personlig udvikling, målsætning og kompetenceudvikling, hvilket er med til at sikre, at du har motiverede medarbejdere, og at alle medarbejdere arbejder hen imod de samme overordnede forretnings mål.

At gennemføre medarbejdersamtaler kræver både tid og ressourcer. Et moderne HR-system digitaliserer hele processen og sikrer, at alt bliver dokumenteret undervejs. Det betyder, at både medarbejdere, HR og ledere kan følge udviklingen over tid, samtidig med at virksomheden sparer tid og penge.

Før i tiden, blev der gennemført medarbejdersamtaler en gang årligt, men i dag forventes der langt hyppigere opfølgning af medarbejderne. Hyppige samtaler faciliterer en positiv dialog og muliggør justering af mål i løbet af året, alt sammen i tråd med principperne bag moderne ledelse.

En god onboarding-proces hjælper nye medarbejdere hurtigt i gang og får dem til at føle sig velkommen og integreret i organisationen, hvilket kan også være med til at øge medarbejdernes engagement og loyalitet.

En god offboarding-proces kan på den anden side hjælpe med at sikre en glidende overgang for den person, der forlader organisationen, samtidig med at det beskytter din virksomhed mod sikkerhedsrisici.

Ustruktureret onboarding og offboarding kan også risikerer at stille din virksomhed i et dårligt lys, både internt og eksternt. Et HR-system kan løse dette igennem onboarding workflows, der indeholder en række opgaver, som starter så snart den nye medarbejder underskriver kontrakten. Dermed kan alle sikre at organisationen og alle de praktiske detaljer er på plads, når den nye medarbejder starter, inklusiv blomster, IT udstyr, telefon, bestilt morgenmad osv.

HR-systemet kan også hjælpe med at skabe en struktureret og professionel offboarding-proces. Husk at tidligere medarbejdere kan være nogle af de bedste (eller værste) ambassadører for dit brand. Derfor er det også meget vigtigt, at den der forlader organisationen, gør det med et så positivt indtryk som muligt.

Fra et sikkerhedsmæssigt og økonomisk perspektiv, vil IT afdelingen også sætte stor pris på en struktureret offboarding, da automatiske notifikationer kan sikre, at adgangen til IT-systemer og følsom data straks lukkes og dyre softwarelicenser afbestilles.

Et HR-system kan altså hjælper HR med at sikre, at alle medarbejdere har den samme gode, strukturerede oplevelse af on- og offboarding, da alle opgaver og trin i disse processer kan foruddefineres, og alle involverede parter vil modtage notifikationer og påmindelser om deres opgaver.

Kompetencekortlægning er en vigtig del af HR-arbejdet, da den gør det muligt at gennemføre kompetenceudvikling og identificere styrker, udviklingsområder og kompetence-gaps. Det gør det lettere at identificere fremtidige kompetencebehov og er med til at give medarbejderne en klar retning i udbygningen af ​​egne kompetencer og kompetencer.

Et HR-system med gode kompetenceudviklings funktioner, gør det nemmere for organisationen at administrerer og måle trænings- og udviklingsaktiviteter, for at sikre at de er i overensstemmelse med organisationens mål og strategier. Det sikrer også, at du altid er opdateret på dine medarbejderes certificeringer, og du modtager en notifikation, når kritiske certificeringer er ved at udløbe.

Fraværsstyring og administration er en oplagt funktion i et HR-system, hvad enten det drejer sig om ferie, sygdom, orlov eller andre former for fravær. Systemet skal kunne registrere og administrere fraværsgodkendelse, fraværsstatistik og fraværsrapportering. Dette er nyttigt for HR-afdelingen, så de kan planlægge og styre personalebehovet, og det er også utroligt nyttigt for medarbejderne, så de selv kan holde styr på og registrerer deres ferie og fravær.

Ved til tilbyde medarbejderne en selvbetjeningsløsning for fraværsstyring, kan medarbejderne selv registrere forskellige former for fravær i en interaktiv kalender, der automatisk starter en proces, som giver den relevante leder besked og videresender oplysningerne til ERP- og/eller lønsystemet via en integration. Automatiseringen forenkler ledernes opfølgning, og fraværsdata flyder automatisk til lønsystemet for en mere strømlinet og effektiv proces.

Da et HR-system indeholder store mængder interessant data, siger det sig selv, at det bør indeholde funktionalitet til rapportering og analyse, som gør det muligt at skabe rapporter om alt lige fra medarbejdere nøgletal, eller til løn og personaleforhold. Sådan rapporter giver dig mulighed for at analysere trends, tendenser, måle relevante KPI'er, udtrække opdaterede statistikker om din organisation og give dig dybere indsigt, der understøtter vigtige, strategiske beslutninger for din organisation.

HR-systemet gør, at rapporter og analyser nemt kan deles med f.eks. topledelsen, og dem der har brug for det (og tilladelse til det) kan nemt selv hente de informationer de ønsker. Dette betyder, at HR ikke længere selv skal bruge tid og ressourcer på at svare på forespørgsler om diverse nøgletal og rapporter. Dataene kan desuden også eksporteres direkte til Microsoft Excel og indgå i større, dybdegående analyser sammen med andre forretningsdata.

Det er svært at give et præcist svar på hvad et HR-system koster, da det afhænger af utroligt mange faktorer, så som kompleksiteten af løsningen, virksomhedens størrelse og hvilken type funktionalitet der ønskes.

Når man sammenligner priserne på forskellige HR-systemer, er det vigtigt at finde ud af, hvad der egentlig er inkluderet i prisen og hvad Total Cost of Ownership (TCO) er for løsningen.

Nogle systemer kan umiddelbart virke billige, men kræver mange interne ressourcer at implementere. Andre leverandører tilbyder en begrænset support under implementeringen, men opkræver så et større beløb for hvis der er behov for yderligere assistance. Der findes også gratis HR-systemer, men disse har normalt begrænset funktionalitet.

Nogle løsninger kan blive dyre i længden, hvis man opdager at virksomhedens behov ikke bliver tilstrækkeligt opfyldt, eller at virksomheden vokser fra løsningen, og man derfor er tvunget til at udskifte løsningen, og gennemføre endnu et implementerings projekt, efter kort tid.

Når man beregner prisen på et HR-system er det derfor vigtigt at tage højde for både opstarts- og implementerings omkostninger, løbende vedligeholdelse af systemet, samt de interne omkostningerne ved at træne medarbejderne til at bruge det. Det kan være en god idé at afsætte et budget til dette, ud over de faktiske systemomkostninger.

Endeligt er det en god idé at indsamle flere forskellige tilbud og sammenligne løsningerne, for at vide hvad der er bedst for din virksomhed, inden du træffer en beslutning.

Et godt designet HR-system er ikke bare afgørende for en god og effektiv HR-funktion, men er også fundamentet for en velfungerende virksomhed - da det hjælper med at håndtere jeres vigtigste ressource: Jeres medarbejdere.

Et godt HR-system hjælper både med at automatiserer tidskrævende og manuelle administrative processer og gør hverdagen nemmere for HR, ledere, medarbejdere, IT og økonomiafdelingen.

Der er også store fordele ved at strukturere og automatisere så mange HR opgaver som muligt, i ét samlet system. Informationsstrømmen vil være så strømlinet som muligt i hele organisationen, hvilket sparer både ressourcer og omkostninger - og måske endnu vigtigere; Gør det muligt for HR at være den strategisk forretningspartner i organisationen.

Resultatet er, at HR får mulighed for at fokusere på medarbejderudvikling, virksomhedskultur og organisationsværdier, hvilket er afgørende og nødvendigt for at kunne drive en succesfuld virksomhed og opnå jeres kritiske forretningsmål.

Vores Senior Solution Consultant, Rune Riktor, har mange års erfaring med rådgivning omkring HR-systemer. Han har været med til både at vejlede og udvikle mange forskellige business cases for HR-systemer, og i denne video giver han en række værdifulde tips og svarer på spørgsmål om hvordan man skaber en god business case. 

I denne video gennemgår han:

• Hvad er en business case, og hvorfor har du brug for en?
• Hvordan kommer du i gang med en business case?
• Hvilke HR-udfordringer og hvilke potentielle gevinster skal fremhæves?
• Hvilke nøglepersoner bør involveres?

Vil vide mere om hvordan du kan udarbejde en business case til et HR-system?