Foto: Arne Riis, Head of IT Operations og Jannicke Martens, Senior HR Business Partner hos Recover.
I takt med at digitalisering og integrationer mellem forskellige systemer bliver mere og mere forretningskritiske for virksomheder, øges presset på HR og IT for at følge med udviklingen. Når organisationen vokser (og dermed også mængden af data og information), bliver manuelle værktøjer som Excel hurtigt besværlige, ineffektive, tidskrævende og sårbare over for fejl. Men at flytte til mere avancerede systemer (såsom et HCM-system) kan virke som et stort spring og føles overvældende. Så hvordan kan du gøre denne overgang så glat som muligt?
Dette er Recovers historie om hvordan HR-teamet tacklede udfordringen. På PeopleTech-konferencen i denne måned, fortalte Jannicke Martens, Senior HR Business Partner, og Arne Riis, Head of IT Operations, foran et publikum på omkring 200 personer, hvordan nøglen til succes for Recover var et stærkt samarbejde mellem HR og IT.
Her er højdepunkterne fra deres foredrag:
Udfordringen: Excel-dinosaurens tid
Recover var tidligere en del af det enorme økosystem i Facility Management-virksomheden ISS. I denne kæmpe organisation fandtes der sofistikerede systemer, der sikrede en effektiv drift og som fik manuelle processer til at føles som fjern fortid. Alle data, al information om medarbejderne og alle lønoplysninger var kun et klik væk.
Men så tog historien en drejning. Næsten fra den ene dag til den anden, blev Recover løsrevet fra ISS-systemet, og befandt sig pludselig uden nogen nævneværdig systemunderstøttelse (udover et Excel-ark). Hverdagen blev meget hurtigt mere kompleks og besværlig.
I stedet for at beskæftige sig med ét system, jonglerede Recover med flere: ERP, Handiman, løn-system og det berygtede Excel-ark. Hvilket betød, at hver lille opdatering og ændring skulle indtastes manuelt – ikke kun én gang, men i hvert af disse systemer. En fejlregistrering var nok til at skabe en dominoeffekt, der som ringe i vandet havde påvirkninger på andre processer og skabte en masse besvær og hovedpine for HR-teamet.
Samtidig var Excel-problemerne til at tage og føle på. Forestil dig, at du skal udføre en vigtig opgave, men før du kan få adgang til den, skal du vente hele fem minutter (og ja, de talte minutterne!) på at regnearket åbnes. Og husk, at kun én person ad gangen kunne være den "udvalgte" til at få adgang til det. Dette førte til den næsten komiske, men også frustrerende rutine med at spørge rundt på kontoret: "Hey, er du i regnearket? Kan du springe ud et øjeblik?"
Dette var baggrunden for, at Recover besluttede at finde et nyt HR-system, der kunne bringe virksomheden ind i den moderne tidsalder.
Løsningen: Et nyt HCM-system
Ændringer starter ofte med et mandat fra ledelsen. I Recover kom initiativet fra koncernens IT-chef, som arbejdede tæt sammen med HR-chefen.
Disse to samarbejdede med forskellige interessenter, såsom CFO'er og andre afdelingschefer, for at sikre at alle tilgange og perspektiver blev taget i betragtning. For at være effektive og fokusere på det, der var vigtigst, lavede de et regneark, der klart inddelte behovene i tre kategorier: Det der var "must have", det "good to have" og det "nice to have". På den måde holdt de fokus, og sikrede samtidig at de aldrig mistede de vigtigste krav af syne.
Recovers digitaliseringsrejse blev drevet frem af et kollektivt engagement og en klar vision. Her er nogle af de vigtigste fokusområder:
- Master data konsolidering og integreret data flow: Recover indså vigtigheden af at have en "single source of truth". Ved at konsolidere deres HR master data, og sikre et integreret data flow, lagde de fundamentet til alle de efterfølgende forbedringer. Ikke flere isolerede dataøer! De havde nu en samlet stamdata for alle lande, hvilket muliggjorde integreret dataflow mellem ERP-, løn- og Handiman-systemer, og derved eliminerede manuelle opdateringer.
- Strømlining af arbejdsgange og processer: Målet var enkelt – reducer dobbeltarbejde og skab effektive, idiotsikre systemer. Ved at gøre dette sparede de ikke kun tid, men sikrede en højere nøjagtighed i deres HR-drift. Opgaver som preboarding, onboarding, offboarding, rolleskift og lønjusteringer blev en leg.
- Den automatiserede revolution: Recover automatiserede talrige HR-processer, herunder preboarding, onboarding, offboarding m.m. Dette reducerede drastisk chancerne for menneskelige fejl, samt øgede hastigheden og kapaciteten. Automatisering sikrede bedre datanøjagtighed og frigjorde IT til andre mere vigtige opgaver.
- Styrkelsen af de regionale afdelinger: Recovers regionale teams blev udstyret med standardiserede procedurer, der øgede effektiviteten og opretholdt en ensartet personalepolitik over hele linjen. Der var nu ikke flere uklarheder, da alle afdelinger på tværs af Danmark, Sverige og Norge, havde standardiserede retningslinjer.
- Licenshåndtering og strømlinede indkøb af udstyr: Tidligere betød manuelle månedlige opdateringer, spild af penge på ubrugte software licenser. Nu tilbagekaldes de automatisk, hvilket sikrer både omkostningseffektivitet og datasikkerhed. I mellemtiden sikrer et automatiseret system rettidig og korrekt indkøb af nyt materiale, lige fra computere til andre vigtige arbejdsredskaber.
Resultatet: Fra kaos til en samlet symfoni
Overgangen resulterede i:
- Forbedret kontrol: Bedre datastyring og detaljeret dokumentation af handlinger, bedre kontrol og styr på interne HR-processer.
- Effektivitetsmålinger: Med automatisering sparede de hele 3.000 timer på tværs af IT-ressourcer i fire lande – det svarer til to ekstra fuldtids IT medarbejdere!
- Tillidsboost: Et struktureret og gennemsigtigt system sørger for, at lederne føler sig trygge og sikre i deres beslutninger, at de undgår potentielle overtrædelser og sikre compliance i forhold til diverse revisioner og certificeringer.
- Sikkerhed: Ved hjælp af automatiserede licensstyring og adgangskontrol, spare de både penge på licenser, men måske endnu vigtigere betyder at også der ikke længere kan opstå situationer, hvor tidligere medarbejdere har unødvendig adgang til virksomhedens data - efter de er stoppet i virksomheden.
- Forbedret brugeroplevelse: Fra onboarding til offboarding blev alt nemmere og hurtigere, hvilket forbedrede brugeroplevelsen for både medarbejderne, lederne og HR.
HR + IT: den dynamiske duo
I det stadigt udviklende digitale landskab viste samarbejdet mellem HR og IT sig at være en game-changer for Recovers HCM-implementeringsrejse. Her er deres bud på hvordan det stærke samarbejde mellem de to afdelinger gavnede projektet:
- Bro-bygning: Digitaliseringsrejsen var baseret på en allerede eksisterende alliance mellem HR og IT. Denne gensidige respekt og forståelse, satte scenen for et positivt og produktivt partnerskab.
- Data transformation: Blandt HR-teamet blev det et hemmeligt våben, at have personer med en forståelse for data og integrationer med i teamet. Deres evne til at formulere og kommunikere krav, og bygge bro mellem HR-behov og IT-løsninger, var afgørende for projektets succes.
- Lær af sine fejl: Alle rejser har sine bump på vejen, og Recovers var ikke anderledes. En lille forglemmelse var at ikke inddrage IT tidligt i implementeringsfasen, hvilket førte til et midlertidigt tilbageslag. Alligevel blev denne bump på vejen til et springbræt, der mindede dem om vigtigheden af tidligt IT-involvering og engagement.
- Lokale behov: Det tætte bånd mellem HR og IT var særligt gavnligt for de lokale afdelinger. Det gode forhold imellem HR og IT fremskyndede ikke kun processerne, men gav også mulighed for skræddersyede strategier, der imødekom specifikke regionale behov.
- Kontinuerlig udvikling: Det tætte forhold imellem de to afdelinger fortsætter i dag. Repræsentanter fra begge sider mødes jævnligt, for at diskutere hvad de kan arbejde videre med og hvordan de kan opnå endnu mere værdi fra deres HCM-system.
Konklusionen på Recovers historie er at den understreger vigtigheden og værdien af, at HR og IT arbejder tæt sammen. De to afdelinger supplere hinandens styrker, og samarbejdet viste sig at være et bevis på den effekt man kan opnå ud fra et tæt samarbejde. Som Arne og Jannicke fortalte publikummet; Samarbejdet mellem HR og IT handlede ikke kun om at opnå de nuværende mål - det handler om at hæve niveauet og sætte nye mål.