Som HR-direktör förstår du vikten av att ha ett effektivt HR-system på plats. HR-system effektiviserar inte bara HR-processer utan förbättrar också den övergripande personalstyrningen, medarbetarresan och rapporteringen. Men med många tillgängliga alternativ på marknaden är det nödvändigt att fastställa de specifika behoven och kraven för ditt företag innan du investerar i ett HR-system. I den här artikeln kommer vi att ge dig ett steg-för-steg tillvägagångssätt för att bedöma och fastställa behov och krav för ditt företag inför ett köp av HR-system. Utan tydligt definierade mål blir det också svårt att sammanställa en kravspecifikation, vilket kan leda till att projektet fördröjs eller till att det blir svårt att välja rätt leverantör.
Steg 1: Kartlägg era nuvarande HR-processer
Det första steget för att fastställa dina systembehov är att utvärdera era nuvarande HR-processer. Identifiera tillvägagångsätt, frustrationer, flaskhalsar och ineffektivitet i din HR-verksamhet. Kämpar ni med manuellt arbete, diverse kalkylblad och pappersbaserade processer? Står ni inför utmaningar gällande regelefterlevnad eller kämpar med korrekt rapportering? Att förstå era nuvarande HR-processer och identifiera områden som behöver förbättras hjälper dig att definiera vilka systemkrav som finns. I det här skedet kan det också vara smart att mappa ut hur ert IT-systemlandskap ser ut idag och vilka av dessa som ska integreras med ert blivande HR-system.
Steg 2: Definiera era HR-mål
Definiera sedan vilka HR-relaterade mål ni har i verksamheten framöver. Vilka är de strategiska målen för er HR-avdelning? Vill ni förbättra medarbetarnas självbetjäning, automatisera HR-processer, förbättra regelefterlevnad och säkerhet eller stärka rapporteringsmöjligheterna? Eller kanske stärka företaget med en flexibel strategi för personalplanering. Beskriv tydligt de HR-mål som finns och koppla dem sedan till företagets övergripande affärsmål. Detta hjälper dig att prioritera systemkraven baserat på de mål ni vill uppnå.
Steg 3: Involvera nyckelpersoner
Att involvera nyckelpersoner i HR-systemets behovsbedömning är avgörande, då olika roller ser olika på behov och krav. IT kan hjälpa till att sammanställa krav på integrationer, säkerhet och liknande medan CFO kan hjälpa till med att se hur systemet kan bidra till affärsmålen samt vilken budget som finns.
Inkludera därför hela HR-teamet, IT-avdelningen, CFO, mellanchefer och andra relevanta roller för att samla in deras input och insikter. Genomför intervjuer, undersökningar och workshops för att samla in feedback och förstå de unika behoven och kraven i din organisation. Detta kommer att säkerställa att HR-systemet du väljer tillgodoser behoven hos alla intressenter och stämmer överens med din övergripande affärsstrategi. Kom ihåg att inkludera slutanvändare i projektgruppen också, då det sen är dessa som kommer att använda systemet i sin vardag.
Steg 4: Hitta relevanta HR-system
I det här skedet börjar ni få en tydligare bild av vilka behov och krav som finns. Det finns en tydlig förståelse för nuläget, era HR-processer, definierade HR-mål och samlad input från nyckelpersoner. Då är det dags att börja undersöka vilka HR-system som finns på marknaden. Vid det här steget i processen behöver du inte fokusera på funktionalitet på detaljnivå, utgå i stället från faktorer såsom funktionalitet, skalbarhet, användarvänlighet, leverantörens rykte och kundrecensioner. Se till att HR-systemen du väljer att titta närmare på uppfyller era övergripande behov och krav.
Steg 5: Skapa en funktionslista
Nu är det dags att börja titta på detaljerna, vilka funktioner behöver ni i ett HR-system för att få önskat resultat? Använd allt det material du hittills samlat in och börja sammanställ det till en funktionslista. Ett förslag är att kombinera funktionen med en kort beskrivning av önskat resultat. Exempelvis kanske ni skriver
- Automatiserade arbetsflöden
- Vi vill kunna bygga automatiserade onboarding-flöden för att säkerställa att utrustning beställs i tid, den nyanställda får rätt tillgång och licenser till relevanta IT-system, blomma på sin första dag etc.
På så sätt blir det enklare för en leverantör att förstå vilket behov det är ni vill lösa med funktionen och kan därför förklara sitt system på bästa sätt.
Funktionslistan bör innehålla alla funktioner ni kommer att behöva i ett HR-system. Detta kan inkludera moduler för självbetjäning, förmånsadministration, lönekartläggning, analys, rekrytering och rapportering. Prioritera sedan funktionerna utifrån de HR-mål ni har och se till att de överensstämmer med din organisations krav.
Steg 6: Utvärdera HR-systemleverantörer
När du har skapat din funktionslista så har du också ett underlag för att på riktigt börja utvärdera och jämföra de olika leverantörerna av HR-system som du tidigare valt ut. Ta kontakt med leverantörerna för att tillsammans gå igenom era behov, se till att få en grundlig demo, tydliga produkt- och funktionsbeskrivningar och annat som känns relevant att använda i jämförelsen.
Involvera dina nyckelpersoner och bjud med dem till möten där deras krav och behov kommer att diskuteras, på så sätt kan de få svar på eventuella frågor direkt. Glöm inte att ställa frågor om hur deras support fungerar, responstider och vilket stöd deras customer success-avdelning kan ge. Längre fram i processen vill du också be om referenser från en befintlig kund.
Genom att utvärdera flera olika leverantörer säkerställer du att ni väljer det system som bäst uppfyller era behov. Tänk dock på att priset inte bör vara den drivande faktorn i urvalet. Att kompromissa till förmån för priset riskerar att bli en förlustaffär på sikt då systemet troligtvis inte kommer att uppfylla era önskemål. Ni väljer också en långsiktig partner och inte bara en systemleverantör, så se verkligen till att ni förstår varandra och att den leverantör ni väljer kommer att kunna stötta er verksamhet över tid och igenom förändringar.
Steg 7: Testa och validera systemet
Vid det här steget i processen är det troligtvis ett fåtal leverantörer kvar att välja mellan. Du har också en ökad förståelse för hur de olika systemen fungerar samt hur de möter era krav och behov. Nu är det dags att sätta systemet på prov. Baserat på ert arbete med kravspecifikationerna kan ni ta fram ett eller flera så kallade user cases där leverantören kan ge en grundlig demo av just den funktionaliteten.
Där kan ni ta tillfället i akt och be leverantören att genomföra arbetsuppgifter som ni senare kommer att göra regelbundet, exempelvis sätt upp ett onboardingflöde eller ta ut en rapport. På så sätt testar ni de olika systemen i ett verkligt scenario. Genom att involvera fler slutanvändare i det här skedet så får du in viktig feedback och en extra validering att HR-systemet är i linje med de mål och behov verksamheten har. Ett tips är att be leverantören att vara tillgänglig när ni provar systemet, på så sätt få ni snabbt svar på frågor kring varför eller hur vissa saker fungerar.
Steg 8: Ta ett välgrundat beslut
Nu är det dags att fatta ett beslut! Baserat på de jämförelser, utvärderingar, intervjuer och tester kan du fatta ett välgrundat beslut om det HR-system som bäst möter era behov och krav, kom ihåg att ni väljer en partner och inte bara ett system. Genom att följa stegen i den här guiden har du byggt en tydlig kravspecifikation och utvärderat faktorer såsom funktionalitet, användarvänlighet, skalbarhet, leverantörens rykte, kundsupport och prissättning. Baserat på det säkerställer du att HR-systemet du väljer överensstämmer med era HR-mål, teamets input och övergripande affärsmål.
Steg 9: Planera för implementering
Under processens gång har leverantören troligtvis lagt fram en tydlig plan för implementering, om inte, se till att kräva en. Implementering av ett HR-system är ett stort projekt då HR-systemet på ett sätt blir navet i IT-landskapet. När avtal är skrivna och datum för implementering är satt är det därför viktigt att mobilisera er projektgrupp. Samarbeta med HR-teamet, IT-avdelningen och andra relevanta intressenter för att skapa en intern implementeringsplan baserat på informationen ni fått från leverantören. Definiera era tidslinjer, allokera resurser och upprätta en kommunikationsplan för att säkerställa en smidig övergång till det nya HR-systemet.
Slutsats:
Att välja rätt HR-system för ditt företag är ett nödvändigt steg för att effektivisera era HR-processer, förbättra personalhantering, regelefterlevnad och rapportering. Genom att följa stegen som beskrivs i den här guiden, inklusive att bedöma dina nuvarande HR-processer, kan du effektivt fastställa era HR-systembehov och krav. Kom ihåg att kontinuerligt stämma av mot era HR-mål, intressenters input och övergripande affärsmål under hela processen, för att säkerställa att det HR-system du väljer är rätt för din organisation. Lycka till!
