Som HR-leder forstår du viktigheten av å ha et effektivt HR-system på plass. HR-systemer effektiviserer ikke bare HR-prosesser, men forbedrer også den generelle HR-ledelsen, medarbeiderreisen og rapporteringen. Men med mange tilgjengelige alternativer på markedet er det viktig å definere de spesifikke behovene til din bedrift før du investerer i et HR-system. I denne artikkelen vil vi gi deg en steg-for-steg-tilnærming for å vurdere og bestemme dine behov og krav før du kjøper et HR-system. Uten klart definerte mål vil det være vanskelig å lage en kravspesifikasjon, noe som kan føre til at prosjektet blir forsinket eller at det blir vanskelig å velge riktig leverandør.
Steg 1: Kartlegg dine nåværende HR-prosesser
Det første trinnet i å bestemme systembehovene dine er å evaluere dine nåværende HR-prosesser. Identifiser frustrasjoner, flaskehalser og prosesser som kan effektiviseres. Strever du med manuelle prosesser, ulike regneark og papirbaserte prosesser? Står du overfor compliance-utfordringer eller sliter du med nøyaktig rapportering? Å forstå dine nåværende HR-prosesser og identifisere områder som trenger forbedring vil hjelpe deg med å definere systemkravene dine. På dette stadiet kan det også være lurt å kartlegge hvordan ditt IT-systemlandskap ser ut i dag, og hvilke deler av dette som bør integreres med ditt fremtidige HR-system.
Steg 2: Definer dine HR-mål
Definer deretter hvilke HR-relaterte mål du har i virksomheten fremover. Hva er de strategiske målene for din HR-avdeling? Ønsker du å forbedre de ansattes selvbetjening, automatisere HR-prosesser, forbedre compliance og sikkerhet eller øke mulighetene for rapportering? Eller kanskje styrke bedriften med en fleksibel strategi for personalplanlegging? Beskriv tydelig HR-målene som eksisterer og koble dem deretter til selskapets overordnede forretningsmål. Dette hjelper deg med å prioritere systemkravene basert på målene du ønsker å oppnå.
Steg 3: Involver nøkkelpersoner
Å involvere nøkkelpersoner i behovsvurderingen for HR-systemet er avgjørende, da ulike roller ser ulikt på behover og krav. IT kan bidra med å sette opp krav til integrasjoner, sikkerhet og lignende, mens økonomisjefen kan hjelpe til med å se hvordan systemet kan bidra til forretningsmålene og hvilket budsjett som er tilgjengelig.
Inkluder derfor hele HR-teamet, IT-avdelingen, CFO, mellomledere og andre relevante roller for å samle deres innspill og innsikt. Gjennomfør intervjuer, undersøkelser og workshops for å samle tilbakemeldinger og forstå de unike behovene og kravene til organisasjonen din. Dette vil sikre at HR-systemet du velger dekker behovene til alle interessenter og stemmer overens med din overordnede forretningsstrategi. Husk å inkludere sluttbrukere i prosjektgruppen også, da det er de som skal bruke systemet i hverdagen.
Steg 4: Finn relevante HR-system
På dette stadiet begynner du å få et klarere bilde av hvilke behov og krav som finnes. Du har en klar forståelse av dagens situasjon, dine HR-prosesser, definerte HR-mål og kollektive innspill fra nøkkelpersoner. Nå er det på tide å begynne å undersøke hvilke HR-systemer som finnes på markedet. På dette stadiet i prosessen trenger du ikke fokusere på funksjonalitet på detaljnivå, men i stedet vurdere faktorer som overordnet funksjonalitet, skalerbarhet, brukervennlighet, leverandørens omdømme og kundeanmeldelser. Sørg altså for at HR-systemene du velger å se nærmere på oppfyller dine generelle behov og krav.
Steg 5: Sett opp en funksjonsliste
Nå er det på tide å begynne å se på detaljene – hvilke funksjoner trenger du i et HR-system for å oppnå ønsket resultat? Bruk alt materialet du har samlet inn så langt og begynn å sammenstille det i en liste over funksjoner. Et forslag er å sette opp funksjonen sammen med en kort beskrivelse av ønsket resultat. Du kan for eksempel skrive:
- Automatisering av prosesser
- Vi har behov for å automatisere prosessene rundt onboarding for å sikre at utstyr bestilles i god tid, at den nyansatte får de rette tilgangene og lisenser til relevante IT-systemer, blomstrer på sin første dag osv...
Dette vil gjøre det lettere for leverandører å forstå hvilket behov det er man ønsker å løse og de kan dermed forklare sitt system på beste mulig måte.
Funksjonslisten bør inneholde alle funksjoner du trenger i et HR-system. Dette kan omfatte moduler for administrasjon av kompensasjon, lønnskartlegging, analyser, rekruttering og rapportering. Prioriter deretter funksjonene basert på dine HR-mål og sørg for at de er i samsvar med organisasjonens krav.
Steg 6: Evaluer leverandørene av HR-systemer
Når du har satt opp funksjonslisten har du et grunnlag for å virkelig begynne å vurdere og sammenligne de ulike leverandørene av HR-systemer du ønsker å se nærmere på. Ta kontakt med leverandørene for å gå gjennom dine behov sammen, sørg for å få en grundig demonstrasjon, tydelige produkt- og funksjonsbeskrivelser og annet som føles relevant å bruke i sammenligningen.
Involver nøkkelpersonene dine igjen og inviter dem til møter hvor deres krav og behov blir diskutert, på denne måten kan de få svar på eventuelle spørsmål umiddelbart. Ikke glem å stille spørsmål om hvordan leverandørenes support fungerer, responstider og hvilken støtte customer success-avdelingen deres kan gi. Senere i prosessen kan du også be om referanser fra en eksisterende kunde.
Ved å vurdere flere ulike leverandører sikrer du at du velger det systemet som kan dekke dine behov på best mulig måte. Husk imidlertid at pris ikke bør være den avgjørende faktoren. Å kun se på prisen kan føre til at du taper penger i det lange løp ettersom systemet sannsynligvis ikke vil oppfylle dine ønsker. Du velger også en langsiktig partner, og ikke bare en systemleverandør, så sørg for at dere forstår hverandre og at leverandøren du velger vil kunne støtte virksomheten din over tid og gjennom endringer.
Steg 7: Test og valider systemet
På dette stadiet i prosessen sitter du sannsynligvis igjen med noen få leverandører å velge mellom. Du har økt forståelse for hvordan de ulike systemene fungerer og hvordan de møter dine krav og behov. Nå er tiden inne for å sette systemet på prøve. Basert på arbeidet med kravspesifikasjonene kan du sette opp en eller flere bruker-cases, hvor leverandøren kan gi en grundig demo av den aktuelle funksjonaliteten.
Da er det verdt å benytte anledningen til å be dem om å utføre oppgaver som du vil gjøre regelmessig i fremtiden, for eksempel å sette opp en onboarding-flyt eller å ta ut en rapport. På denne måten kan du teste de forskjellige systemene i et reelt scenario. Ved å involvere flere i testingen får du viktige tilbakemeldinger og en ekstra forsikring om at HR-systemet er i tråd med virksomhetens mål og behov. Et tips her er å be leverandøren være tilgjengelig når du tester systemet, sånn at du raskt kan få svar på eventuelle spørsmål.
Steg 8: Ta en informert beslutning
Nå er det på tide å ta en avgjørelse! Basert på sammenligningene, evalueringene, intervjuene og testene kan du ta en informert beslutning om hvilket HR-system som best møter dine behov og krav. Husk at du velger en partner, og ikke bare et system. Ved å følge trinnene i denne veiledningen har du bygget en klar kravspesifikasjon og evaluert faktorer som funksjonalitet, brukervennlighet, skalerbarhet, leverandørens omdømme, kundestøtte og priser. Basert på dette sikrer du at HR-systemet du velger stemmer overens med dine HR-mål, teaminnspill og overordnede forretningsmål.
Steg 9: Legg en plan for implementering
I løpet av prosessen vil leverandøren sannsynligvis ha presentert en plan for implementering, hvis ikke bør du kreve en. Implementering av et HR-system er et stort prosjekt, ettersom HR-systemet på mange måter blir navet i IT-landskapet ditt. Når avtaler er skrevet og dato for gjennomføring er satt, er det derfor viktig å mobilisere prosjektgruppen din. Samarbeid med HR-teamet, IT-avdelingen og andre relevante interessenter for å lage en intern implementeringsplan basert på informasjonen du mottok fra leverandøren. Definer dine tidslinjer, alloker ressurser og opprett en kommunikasjonsplan for å sikre en jevn overgang til det nye HR-systemet.
Konklusjon:
Å velge det rette HR-systemet for din bedrift er et nødvendig tiltak hvis du vil effektivisere HR-prosessene dine og forbedre personalledelse, compliance og rapportering. Ved å følge trinnene som er skissert i denne veiledningen, inkludert kartleggingen av dine nåværende HR-prosesser, kan du effektivt definere dine behov og krav for HR-systemet. Det er lurt å ha dine HR-mål, interessentinnspill og overordnede forretningsmål i bakhodet gjennom hele prosessen for å sikre at HR-systemet du velger er riktig for din organisasjon. Lykke til!
