I en tid, hvor IT sikkerhed og adgangskontrol er afgørende, spiller et HCM-system en central rolle i virksomheders Identity and Access Management (IAM) og user provisioning. Især for mellemstore virksomheder, hvor kompleksiteten er høj, men ressourcerne ofte er begrænsede, kan et tæt samspil mellem HR og IT skabe en smartere, sikrere og mere automatiseret håndtering af medarbejderadgang – til glæde for både IT og HR.
HR som master for medarbejderdata
Et Human Capital Management (HCM)-system er kernen i håndteringen af medarbejderdata – fra onboarding til offboarding. HR har ansvaret for at registrere og opdaterer medarbejdernes oplysninger, men uden en effektiv kobling til IT betyder dette ofte manuelle processer, som kan føre til fejl, sikkerhedsrisici og ineffektivitet.
Når HCM-systemet integreres med IAM-løsninger som f.eks. Microsoft Entra ID (tidligere kendt som Azure AD), kan det fungere som en Single Source of Truth for medarbejderdata. Dette betyder, at:
-
Nye medarbejdere automatisk får de rette adgangsrettigheder fra første dag.
-
Rolle- og stillingsændringer opdateres øjeblikkeligt i IT-systemerne.
-
Adgange til systemer automatisk fjernes, når en medarbejder fratræder, hvilket reducerer sikkerhedsrisici.
-
Færre penge brugt på licenser som ikke længere benyttes, hvilket kan føre til signifikante besparelser.
Dermed sikres det, at kun autoriserede medarbejdere, har adgang til virksomhedens kritiske systemer og oplysninger. Dette eliminerer manuelle fejl og reducerer risikoen for brud på datasikkerheden, da adgange ikke længere oprettes eller opretholdes på baggrund af ustrukturerede processer.
Effektiv user provisioning – mindre administration, højere sikkerhed
User provisioning handler om at tildele og fjerne brugeradgange på en struktureret måde. Med en integration mellem et HCM-system og et IAM-system kan virksomheder automatisere hele denne proces, hvilket har flere fordele:
-
Reduceret administration og øget effektivitet: IT slipper for manuelt at oprette, justere og slette brugere i forskellige systemer, hvilket både er tidskrævende og repetitivt arbejde.
-
Øget sikkerhed og compliance: Automatiseret deprovisioning sikrer, at tidligere medarbejdere ikke har adgang til virksomhedsdata efter fratrædelse – en væsentlig faktor for GDPR-compliance.
- Optimering af licenser: Ved at have overblik over brugeradgange undgås unødvendige omkostninger til softwarelicenser på inaktive brugere.
Automatiseret user provisioning forbedrer desuden virksomhedens evne til at reagere hurtigt på organisationsændringer. Når en medarbejder skifter afdeling eller får nye ansvarsområder, kan adgangsrettigheder justeres i realtid, så de passer til den nye rolle.
Ved at centralisere adgangsstyringen gennem et IAM-system, der trækker på HCM-data, kan virksomheder også implementere principper som:
-
Single Source of Truth: Der er kun ét system som har alle medarbejderdata og oplysninger om medarbejdernes roller og adgangsrettigheder.
-
Least Privilege Access: Medarbejdere får kun adgang til de systemer, de har brug for, baseret på deres rolle.
-
Audit Trails og Rapportering: IT kan overvåge, hvem der har adgang til hvilke systemer, og dokumentere ændringer for at overholde compliance-krav.
En stærk IAM-struktur, der er koblet til et HCM-system, kan også understøtte multi-factor authentication (MFA), hvilket yderligere styrker sikkerheden og mindsker risikoen for uautoriseret adgang.
En strategisk tilgang til digital sikkerhed
For både HR og IT giver et velfungerende samspil mellem HCM, IAM og user provisioning en stærkere, mere sikker organisation. HR sikrer, at masterdata er opdaterede, mens IT kan bygge en sikker og effektiv adgangsstruktur, der beskytter virksomheden mod både interne og eksterne trusler.
Mellemstore virksomheder har ofte færre ressourcer til at administrere adgangsrettigheder manuelt, hvilket gør automatisering endnu vigtigere. Ved at udnytte integrationen mellem HCM og IAM opnås både tidsbesparelser, øget compliance og en mere sikker arbejdsplads.
Fælles businesscase for et nyt HCM-system
For at få mest muligt ud af et nyt HCM-system, er det vigtigt at HR og IT arbejder tæt sammen. Her er nogle konkrete tips til, hvordan I kan finde fælles værdi og udvikle en samlet businesscase:
- Fælles workshop og behovsafklaring:
Arranger en række workshops, hvor repræsentanter fra både HR og IT deltager. Diskuter nuværende udfordringer og muligheder, og identificer hvilke fordele en integreret løsning kan bringe. Fokuser på principper som Single Source of Truth, Automated Provisioning og Least Privilege Access – og sørg for at alle benytter de samme termer, så kommunikationen er ensartet.
- Definer klare mål og KPI’er:
Sæt mål for, hvad virksomheden skal opnå med et nyt HCM-system, f.eks. reduktion af manuelle processer, øget compliance, hurtigere onboarding og bedre licensstyring. Udarbejd KPI’er, der kan måle effekten af integrationen mellem HCM og IAM.
- Sammenlign eksisterende løsninger med nye muligheder:
Lav en grundig analyse af de nuværende systemer og processer. Sammenlign disse med, hvad et moderne HCM-system med integreret IAM kan tilbyde. Dette kan inkludere tidsbesparelser, reducerede omkostninger ved licenser og øget sikkerhed. Kontakt os gerne for at få referencer og best-practices eksempler.
- Udarbejd en samlet businesscase:
Inkluder både de økonomiske besparelser og de strategiske fordele ved at investere i et nyt HCM-system. Beskriv, hvordan systemet vil understøtte både HR’s masterdata-styring og IT’s sikkerheds- og compliance-behov. Det kan være nyttigt at inddrage eksterne eksperter eller konsulenter, som kan validere antagelser og estimater – og CatalystOne står gerne til rådighed for at hjælpe med sådan analyser.
- Implementeringsplan og risikostyring:
Udarbejd en detaljeret plan, der beskriver de enkelte faser af implementeringen, herunder integration med eksisterende IAM-systemer, uddannelse af medarbejdere og løbende support. Identificer potentielle risici og lav en plan for, hvordan de skal håndteres – såvel tekniske som organisatoriske aspekter er dækket.
Ved at følge disse tips kan HR og IT sammen udvikle en businesscase, der tydeligt illustrerer, hvordan et integreret HCM-system kan skabe værdi og styrke virksomhedens samlede digitale sikkerhed og effektivitet.
Ønsker du at vide mere om, hvordan et HCM-system kan blive en central del af din virksomheds IT-landskab? Kontakt os gerne for en uforpligtende snak om mulighederne.
