– Processen för medarbetarsamtal satt i system

En systematisk process som stöds av nya IT-verktyg gör att det går att systematisera medarbetarsamtalen och sätta dem i centrum för ett Talang- och prestationfokuserat ledarskap. Organisationen kan på så sätt minska de administrativa kostnader som är knutna till processen, fatta bättre beslut gällande belöning och medarbetarutveckling, minska personalomsättningen och öka produktiviteten. En kvantitativ analys av vinsterna visar på värdet på investeringen och betydelsen av att arbeta systematiskt. På så sätt kommer beslutsprocessen att löpa mer effektivt på sikt.

Ladda ned PDF version

Processen för medarbetarsamtal satt i system
Personalledning handlar i allt större grad om att attrahera, utveckla, motivera och behålla sina medarbetare. Utmaningen är att översätta HR-strategisk teori och bästa praxis till lösningar som fungerar i chefernas och medarbetarnas vardag.

Medarbetarsamtalen var för bara några år sedan inte mycket mer än en årlig ritual, men tack vare ny teknik har medarbetarsamtalen fått den långsiktighet och kontinuitet som tidigare inte varit möjligt och som har begränsat deras nytta och värde. Med moderna IT-verktyg kan medarbetarsamtalen innebära en unik möjlighet att operationalisera strategisk HR. Medarbetarsamtalen har därmed blivit en naturlig utgångspunkt för de strategiska HR-processerna.

Processer för prestationsinriktat ledarskap, som t.ex. målstyrning, prestationsbedömning och kompetensutveckling, liksom processer för talangfokuserat ledarskap, med exempelvis karriärutveckling, planering av efterträdare och utveckling av talanger, kräver att det finns ett starkt stöd för medarbetarsamtalen.

Förutom detta kan en mängd andra processer inom strategisk HR, exempelvis medarbetarundersökningar och 360 graders feedback, ge viktiga bidag till medarbetarsamtalen. I ökande grad är medarbetarsamtalsprocessen därför en unik knutpunkt som stöder ett strategiskt och begripligt helhetstänkande – och utgör på så sätt en grundpelare i det strategiska HR-arbetet.

Vinstanalys
Vinsterna med att arbeta mer systematiskt med medarbetarsamtalsprocessen är mycket omfattande. Nedan ger vi ett urval av kvalitativa och kvantitativa effekter. Listan kan säkert göras ännu längre.

Indirekta vinster
Med indirekta vinster menas vinster som följer av en systematisk process för medarbetarsamtalen, där IT-stödet fungerar som katalysator för att förstärka nyttoeffekterna.

Tydliga mål och förväntningar förhöjer prestationskulturen
Tydliga mål och förväntningar på alla nivåer inom organisationen ger högre motivation och bättre prestationer. Detta i kombination med löpande uppföljning och återkoppling är ett bra sätt att bygga en prestationskultur på.

Bättre samband mellan affärsmässiga mål och personlig utvecklingsplan
När personliga utvecklingsbehov kopplas till roller och arbetsmål blir utvecklingsplanen mer målinriktad och effektiv för den enskilde medarbetaren. Företaget drar också nytta av mer en målinriktad och strategiskt förankrad utveckling av medarbetarna.

Tydlig återkoppling, rättvisa prestationsbedömningar
Med chefer som är utbildade i användandet av bedömningsskalor som stöds av stabila system och rutiner, upplever medarbetarna prestationsbedömningarna som mer rättvisa.

Kontinuerlig uppföljning, lätt att uppfatta tidiga varningssignaler
En regelbunden rapportering av hur processen fortlöper stimulerar den enskilde att på förhand rapportera vid svårigheter att hålla uppsatta tidsramar. På så sätt uppfattas tidiga varningssignaler lättare så man i samband med uppföljningssamtal kan diskutera vad som kan göras för att överenskomna mål och tidsramar ska uppnås.

Högre motivation, ökad trivsel och bättre prestationer
En IT-stödd process för medarbetarsamtalen säkerställer att mål och förväntningar kommuniceras klart och tydligt, att löpande uppföljningar och återkopplingar görs samt att prestationer och insatser bedöms. När medarbetarna blir mer synliga, när de upplever att man lyssnar på dem och att de tas på allvar har en märkbar effekt på trivseln och motivationen – och inte minst på prestationerna.

Lägre omsättning
Processen för medarbetarsamtal kan utnyttjas för att minska personalomsättningen. Genom att upptäcka problem, säkerställa ansvarsfördelningen och tillämpa ett tydligt ledarskap kan processen effektivt fånga upp de vanligaste orsakerna till att medarbetare väljer att söka sig till nya arbetsplatser.

Lägre sjukfrånvaro
Att en väl fungerande process för medarbetarsamtal leder till ökad trivsel, bättre arbetsmiljö och ökad produktivitet även ger minskad sjukfrånvaro är inte överraskande.

Tabell 1. Sammanfattning av indirekta vinster

Direkta vinster
Med direkta vinster menas de nyttoeffekter som IT-stödet i sig medför.

Mindre administration i samband med medarbetarsamtal
HR-avdelningen, linjechefer och medarbetare lägger ned mindre tid på förberedelser och uppföljning av medarbetarsamtalen. Detta innebär minskade administrativa kostnader.

Bättre förberedelser ger högre kvalitet på samtalen
Med IT-stödet är det slut på papersbaserade vägledningsdokument och tabeller. Processen är enkel och intuitiv och sker i ett användarvänligt gränssnitt som gör det möjligt att fokusera på den egentliga uppgiften snarare än processen.

Lätt att följa med i utvecklingen av pågående samtal och lätt att hitta flaskhalsar
Man har hela tiden full översikt över utvecklingen av medarbetarsamtalen och kan ta tag i flaskhalsar innan det uppstår problem.

Ökad genomförandegrad
Bättre översikt och synlighet leder til ökad genomförandegrad för medarbetarsamtalen. Utan ett bra system för uppföljning tenderar genomförandet att bli bristfällligt eller i värsta fall helt utebli.

Möjlighet att göra analyser och snabbt vidta målinriktade åtgärder för organisationsutveckling
En enkel och effektiv dataanalys erbjuder helt nya möjligheter för både HR- och linjechefer. Olika analyser och trendrapporter gör det möjligt att fatta bättre beslut gällande t.ex. kompetens- och medarbetarutveckling, chefsutveckling och organisationsutveckling.

Utspridning av mål och visualisering av sammanhang hela vägen
För första gången någonsin är det praktiskt möjligt att genomföra en målstyringsprocess inom ett större företag och sprida ut målen från toppen till botten med all önskvärd precision, effektivitet och inte minst med möjlighet att följa upp målen. Utspridning av mål innebär IT-stödda målstyrnings- och prestationsledarskapsprocesser genom att tekniken möjliggjör en revolutionerende idé – målstyrning – på ett helt nytt sätt. Att knyta samman övergripande mål med enskilda mål är i praktiken omöjligt utan ett lämpligt IT-verktyg.

Påminnelser via e-post hjälper den enskilde medarbetaren att fokusera på avtalade mål/aktiviteter i arbetet
Automatiska e-postpåminnelser hjälper den enskilde medarbetaren att prioritera och fokusera på de mål man kommit överens om under medarbetarsamtalen. Sannolikheten ökar att målen faktiskt uppnås.

Enkel rapportering om utvecklingen
Processrapporteringen säkerställs genom att alla regelbundet (t.ex. månads- eller kvartalsvis) får e-postmeddelanden där de uppmanas att rapportera hur långt man har kommit och om avtalade tidsgränser kan uppnås.

Lätt att följa upp avtalade mål/aktiviteter efter medarbetarsamtalen
Uppföljningen är traditionellt medarbetarsamtalsprocessens akilleshäl. Med hjälp av olika chefsrapporter stöds uppföljningen, samtidigt som synliggörande och ansvarsfördelning ingår som en del av det dagliga arbetet efter samtalet för såväl chefer som medarbetare. På så sätt läggs grunden till att de avtal som ingåtts under medarbetarsamtalen kan hållas.

Lättare att leda andra, lättare att leda sig själv
När planer och utvecklingsstatus är såpass synliga och tillgängliga blir det enklare att leda verksamheten. Det ger förutsägbarhet och trygghet i arbetet. Detta är inte möjligt att uppnå utan IT-verktyg.

Tabell 2. Sammanfattning av direkta vinster

Vinstberäkning
Det ger utan tvekan flera nyttovärden att sätta medarbetarsamtalen i system. I många fall finns ett behov av att konkretisera dem på ett begripligt sätt i ett beslutsunderlag. Flera av beståndsdelarna kan kvantifieras. Här följer en översikt över kvantitativa vinster med tillhörande beräkningsmodeller. Vi har valt ut tre fördelar: Effektivitetsförbättring, kostnadsbesparingar och produktivitetsökning.

Ökad effektivitet
Det faktum att administrationen och logistiken blir effektivare med IT-stöd leder till betydande tidsbesparingar för processen för medarbetarsamtalen. Och det handlar inte bara om minskade kostnader på grund av digitaliseringen av dokument och effektivare arkivering.

Effektivitetsbesparingar för HR-administration
För det första behöver HR-avdelningen inte lägga ned lika mycket tid på förberedelse, genomförande och uppföljning. Det administrativa arbete som krävs i samband med processen för medarbetarsamtal handlar om förberedelse (processdesign, systematisering och beredning av informationsutväxling), genomförande (säkerställa igångsättning och genomförande av medarbetarsamtalen, uppföljning av processtatus) samt analys och framtagande av rapporter (t.ex. trender och insamling av uppgifter om kompetensbehov).

Effektivitetsbesparingar för linjechefer
Linjechefer har möjlighet att sätta in de uppgifter de får i inkorgen i ett sammanhang. För detta krävs inga förberedelser. Precis som för HR-ledningen innebär IT-stödet automatiserade processer, hur cheferna t.ex. får automatiska e-postpåminnelser vid alltför långsam utveckling.

Effektivitetsbesparingar för medarbetare
Medarbetarna behöver precis som linjecheferna inte ta hänsyn till samtalsprocessen innan de får konkreta uppgifter via e-post. Detsamma gäller periodisk statusrapportering under året.

Minskning av antalet anställda som måste ersättas på grund av oönskad avgång
Det finns en rad olika orsaker till att medarbetare väljer att sluta. Svårigheter med att balansera arbets- och privatliv, kommunikationsproblem relaterade till arbetsuppgifter, brist på utmaningar och utvecklingsmöjligheter, brist på ansvar och framgångar i den egna karriären, problem relaterade till psykosociala förhållanden och arbetsmiljö samt otrivsel relaterad till vad som uppfattas som orättvisa belönings- och befordringsbeslut är bara några av orsakerna.

Oönskade avgångar får mycket allvarliga ekonomiska konsekvenser. Kostnader relaterade till rekryteringsprocessen – bland annat annonsering, urvalsprocess och administration av ansökningssamtal samt mediakostnader och anlitande av reklambyrå hamnar på kostnadssidan. Till detta kommer utbildningskostnader och andra kostnader i samband med nyanställning.

Utöver detta kommer verksamheten att uppleva förlust av immateriellt kapital och i värsta fall driftsavbrott eller minskad produktivitet. I många fall tvingas man också anlita tillfällig arbetskraft med de extrakostnader det medför, samt förutsätta att en nyanställd inte producerar optimalt förrän efter flera månader i tjänst.

Med hänsyn till bland annat detta råder det bred enighet om att oönskade avgångar normalt kostar drygt en halv miljon per tillfälle.

Tabell 4. Kvantifierbara vinster relaterade till minskning av antal anställda som måste erstättas på grund av oönskad avgång

Mer målinriktade investeringar i kompetensutveckling
Stora belopp slösas varje år bort på utbildnings-, utvecklings- och kompetensåtgärder som har bristande förankring i verksamhetens behov. En väl förankrad process för medarbetarsamtalen, stödd av IT, säkerställer samband mellan investeringar i kompetens och verksamhetens reella, omedelbara och långsiktiga behov. På så sätt blir kompetensutvecklingen behovsdriven.

]Tabell 5. Kvantifierbara vinster relaterade till mer målinriktade investeringar i kompetensutveckling

Bättre samband mellan bonus och prestationer

Bristande samband mellan belöning och prestation kan resultera i såväl belöningar för felaktiga eller dåliga prestationer och utebliven belöning för korrekta och goda prestationer. Många verksamheter gör bristfälliga eller otillförlitliga prestationsbedömningar.

Med en väl förankrad medarbetarsamtalsprocess garanteras medarbetarna en rättvis belöning för sina insatser, samtidigt som verksamheten slipper göra utbetalningar som inte är rättvisa.

Tabell 6. Kvantifierbara vinster relaterade till bättre samband mellan bonus och prestationer

Ökad produktivitet

Produktivitetsförbättring genom förbättrat talang- och prestationsfokuserat ledarskap
Konsekvenserna av att säkerställa ett bra samband mellan verksamhetens överordnade målsättningar och de enskilda affärsenheternas och medarbetarnas operativa mål genom målstyrning, är ett centralt element inom vinstanalys. Det blir möjligt att identifiera flaskhalsar och utmaningar och snabbt och målinriktat vidta nödvändiga åtgärder.

Med målstyrning som möjliggjorts av ny teknologi blir den enskilda medarbetarens mål direkt förankrade i verksamhetens överordnade mål. Medarbetaren kan prioritera sina uppgifter i enlighet med organisationens strategi och övergripande mål.

Effekten av tydligt ledarskap rörande produktivitet, som utgår från sambandet mellan strategi och prestation och belöning, är därför tydlig. Produktivitetsökningar på 10-20 % som ett resultat av bättre prestationsledarskap är inte ovanliga.

Tabell 7. Kvantifierbara vinster relaterade till ökad produktivitet
*Se Tabell 8 nedan för detaljerade beräkningar och förutsättningar.

Vinst vid införande av IT-stöd för medarbetarsamtalsprocessen – sammanfattning

Tabell 8. Sammanfattning av vinstberäkning

Följande förutsättningar och grunddata ligger till grund för vinstberäkningarna

* För att kvantifiera produktiviteten är det nödvändigt att utgå från förhållandet mellan värdeskapande och personalkostnad per anställd. Förhållandet 1,2 visar till exempel att en anställd producerar en vinst för verksamheten, medan en siffra på 0,7 indikerar att den anställde kostar verksamheten mer än vad den anställde levererar i form av värdeskapande.

4 framgångskriterier för genomförande och användning av vinstanalys

1. Definera projektramar. Innan du påbörjar din analys är det viktigt att du definierar och begränsar vad du ser som del av projektet att implementera IT-stöd för medarbetarsamtalen och vad som inte ingår i projektet.

2. Involvera linjechefer. Det är nödvändigt att skapa enighet om den aktuella situationen samt vad man realistiskt sett kan förvänta sig av en ny process. Om det inte råder enighet kring antagandena om vad man t.ex. ska anse vara konservativa anslag för administrativa besparingar eller ökad produktivitet är siffrorna och analysen värdelösa.

3. Involvera högsta ledningen. Högsta ledningen måste involveras i processen på samma sätt som linjecheferna så att de kan lita på att vinstkalkylerna är trovärdiga.

4. Skilj mellan ”hårda och mjuka kronor”. Även om det i utgångsläget endast är kvantifierbara vinster som kan användas i en ekonomisk argumentation betyder det inte att även de kvalitativa vinster som en IT-stödd medarbetarsamtalsprocess ger kan nämnas. Ofta är det så att den kvantitativa vinstanalysen försvarar investeringen, medan de kvalitativa är de som faktiskt representerar potentialen.

Realisera vinsterna med CatalystOne™

Medarbetarsamtalen har alltid varit en naturlig utgångspunkt för HR-strategiska processer. Med IT–stöd är det i dag enklare än någonsin att realisera vinsterna. Verksamheter som vill få ut mest möjligt av sina investeringar inom Talang- och prestationsfokuserat ledarskap kommer att dra nytta av de många möjligheter CatalystOnes teknologi erbjuder

En enkel helhetslösning och programvarusvit
CatalystOne™ erbjuder all de funktioner du behöver för att implementera ett ändamålsenligt helhetsstöd för Talang- och prestationsfokuserat ledarskap – men du behöver inte börja använda allt på en gång. Lösningarna i CatalystOne-sviten går snabbt att implementera, de är lätta att lära sig och användarvänliga samt fungerar väl i samspel med befintliga personalsystem. Vägen till ett effektivt Talang- och prestationsfokuserat ledarskap blir kortare med CatalystOne™.