Du vet det redan. Men nu har även forskningen fastställt att om någon ger positiv eller negativ återkoppling är det sättet det sägs på som avgör om det upplevs som en välsignelse eller förbannelse. När chefen ger dig ett bra vitsord, fast på fel sätt, uppstår det enligt forskningsstudier förändringar i hjärnans aktivitet som påminner som det som sker vid negativa upplevelser.

Ett närliggande exempel på detta är min gode vän som efter årets medarbetarsamtal med sin chef såg väldigt nedslagen ut efteråt. Det krävdes en hel del lyssnande innan jag fick hela bilden klar för mig – och innan jag dragit ur honom allt. Chefen hade gett min vän helhetsomdömet ”långt över förväntan”. Normalt betraktas detta som det högsta betyg man kan tänka sig. Så varför var min vän så nere i skorna? Så småningom kröp det fram att chefen, när han skulle göra sin sammanfattning, mumlade följande till min vän: ”Jag hade ingen lust att ge dig detta omdöme men jag kände att jag inte hade något val.”

Neurologen Richard Davidson vid University of Wisconsin har kommit fram till att när vi är upprymda, optimistiska, tycker att vi klarar det mesta och känner energi och entusiasm inför våra mål, då är aktiviteten i hjärnans vänstra frontallob högre än vanligt. När vi däremot känner oss nedstämda, utan någon energi och motivation, är hjärnaktiviteten högst i höger frontallob. Sammanfattningsvis påvisar skillnaderna i hjärnans aktivitet att den svarar olika på olika sinnestillstånd, som i sin tur påverkas av i vilket sammanhang vi befinner oss.

Under ett medarbetarsamtal, där återkopplingen i första hand handlar om det negativa, går hjärnan på lågvarv. Vi är så uppfyllda av de dåliga nyheterna att vi inte har något överskott av energi som kan fokusera på det som är bra. Enbart chefens röstläge kan trigga delar av hjärnan. I en studie där positiv återkoppling gavs med en opersonlig och känslolös röst kom människor nedstämda ut från mötet med chefen trots de goda nyheterna. När negativ återkoppling gavs med en varm, positiv röst kände de sig överraskande nog upprymda och energiska.

Självfallet ska man som chef ge återkoppling på prestationer, många är alldeles för dåliga på detta. Problemet är att man:

• antingen är överkritisk och fokuserar på det som är fel utan att balansera kritiken genom att också säga det som är bra
• eller också underskattar man effekten av bra återkoppling som sägs med en negativ röst

I båda fallen aktiveras fel område i hjärnan och i förlängningen kan en chefs bristfälliga kunskaper om återkoppling påverka resultatet och därmed också hela verksamheten.

I motsatt fall kan en chef som är bra på att ge återkoppling bidra på ett positivt sätt så att vi kommer rätt och förbättrar våra resultat. Skjut inte upp återkopplingen till årets formella samtal. Det bästa är att ge den här och nu.

Sagt om kommunikation:

”Diplomacy is the art of telling a person to go to hell and make him look forward to the trip”

”Negative feedback is better than none; I would rather have a man hate me than overlook me. As long as he hates me, I make a difference’.

”When all other means of communication fail, try words”

”Start with good people, lay out the rules, communicate with your employees, motivate them and reward them. If you do all those things effectively, you can’t miss.”