HR-systemer, også kjent som HCM- eller HRM-systemer, spiller en stadig viktigere rolle i systemlandskapet. Et HR-system kombinerer en rekke systemer og prosesser for å gjøre det enklere å håndtere medarbeidere, forretningsprosesser og data.
Denne typen systemer tilbyr en rekke funksjoner, som spenner fra rekruttering og utvelgelse til kompetanseutvikling og analyse.
I dette blogginnlegget ser vi nærmere på hvilke ulike typer funksjoner et HR-system kan ha, og hva slags bruksområder det dekker. Hva trenger du for å forbedre den administrative effektiviteten? Er det tradisjonell HR-funksjonalitet, for eksempel rekruttering, eller har du behov for systemer med mer avansert funksjonalitet?
Å velge HR-system er ofte en kompleks utfordring, delvis fordi det finnes mange alternativer å velge mellom, men også fordi det ofte krever en intern kartlegging av prosesser og behov. Funksjonaliteten i de ulike systemene passer godt for noen virksomheter - og mindre godt for andre, avhengig av deres behov. Ved å se på de ulike typene HR-systemer og hvilket fokus de kan ha, blir det lettere å navigere i jakten på det systemet som passer best for din organisasjon. Her har vi gitt de ulike typene HR-systemer beskrivende navn for å vise forskjellene i funksjonalitet.
Hvis du allerede har god oversikt over de ulike løsningstypene, anbefaler vi at du i stedet hopper til blogginnleggene "Sammenlign HR-systemer" og "Kravspesifikasjon for HR-systemer".
Ulike typer fokus i HR-systemer
Operative HR-system: Effektivisering av HR-arbeidet
Med operative HR-systemer mener vi systemer med funksjonalitet som er utviklet for å samle medarbeiderdata og muliggjøre rapportering av sentrale HR-data. Et operativt HR-system er basert på kvalitative data, og derfor er det nødvendig med masterdata. Masterdata kan blant annet omfatte informasjon om de ansatte, digitale dokumenter og nøkkeldata knyttet til de ansatte og ulike arbeidsprosesser.
Disse systemene gir HR-ledere den informasjonen de trenger for å utføre oppgaver som prestasjonsledelse, lønnsrevisjon, rekruttering og interne personalendringer. I litt større selskaper er operative HR-systemer ofte uvurderlige for å effektivisere standardiserte HR-prosesser. I bedrifter der HR-avdelingen fortsatt bruker uforholdsmessig mye tid på repetitive administrative oppgaver eller på å lete gjennom uorganiserte filer og regneark for å finne medarbeiderdata, kan et operativt HR-system være den perfekte løsningen.
Taktiske HR-system: Forbedret ressurshåndtering
Taktiske HR-systemer har større fokus på funksjonalitet knyttet til prosesser som påvirker bedriftens viktigste ressurs, medarbeiderne. Denne typen HR-systemer dekker områder som rekruttering, kompetanseutvikling, kompensasjon og kartlegging. Velutviklet funksjonalitet gjør det mulig å ta informerte beslutninger om ressursallokering, eksisterende kompetanse og karriereutvikling. Disse systemene egner seg ofte best for organisasjoner som trenger hjelp til å ta ressursbeslutninger på et overordnet nivå, fremfor administrasjon og daglige oppgaver.
Strategiske HR-system: Tilrettelegger for datadrevne beslutninger
Som navnet antyder, legger et strategisk HR-system til rette for strategisk analyse og beslutninger. De hjelper HR med funksjoner som målsetting og planlegging av fremtidig arbeidsstyrke. Strategiske HR-systemer gir oversikt over tilgjengelige arbeidsressurser og bidrar til nøyaktig bemanningsplanlegging ved å håndtere data som markedsinformasjon og driftsbudsjetter. Disse systemene er spesielt nyttige for organisasjoner som ønsker strategisk ekspansjon eller vekst. Hvis du ønsker konkrete tall som grunnlag for intelligente, datadrevne beslutninger om bedriftens fremtid, anbefales et strategisk HR-system.
Omfattende HR-system: En helhetlig HR-løsning
Et omfattende HR-system kombinerer funksjonene til operative, taktiske og strategiske systemer og fungerer som en omfattende database og plattform for sømløs håndtering av ulike HR-relaterte oppgaver. Disse oppgavene omfatter blant annet informasjon om ansatte, personalmapper, ledige stillinger, rekruttering og ansettelser, jobbanalyse og -utforming, retningslinjer for ansattes sikkerhet, kompetanseoversikt, kompensasjon og fordeler, opplæring og utvikling samt prestasjonsstyring. Et omfattende HR-system fungerer som en one-stop-shop som lagrer og viser all informasjon som trengs for å utføre nesten alle HR-funksjoner. Selv om de kan ha en høyere prislapp eller kreve mer opplæring og ressurser, har omfattende HR-systemer mange verdifulle funksjoner som kan revolusjonere måten en HR-avdeling arbeider på.
HR-systemer med spesifikk funksjonalitet: Spesifikke løsninger for spesifikke behov
I tillegg til de klassiske, komplette HR-systemene på markedet finnes det en rekke spesialiserte løsninger som brukes av HR. Noen ganger kalles de "best-of-breed"-løsninger, men det hender også at de feilaktig omtales som "HR-systemer". Vi sier feilaktig fordi de bare dekker en svært liten del av medarbeiderreisen. Eksempler på slike løsninger er rekrutteringssystemer, workforce management-systemer, programvare for medarbeiderundersøkelser og learning management-systemer (LMS).
Alle disse løsningene er spesialtilpasset for å løse et helt spesifikt problem eller støtte en helt spesifikk prosess – og gjør det ofte svært godt! Det betyr at kombinasjonen av et skikkelig HR-system, som lagrer masterdata og organisasjonsinformasjon, og noen av disse "best-of-breed"-løsningene er en svært god match som kan oppfylle de fleste organisasjoners digitale HR-krav.
Grunnen til at det er mulig å kombinere både et HR-system og en rekke "best-of-breed"-løsninger, er integrasjoner. Når HR-masterdataene flyter mellom HR-systemet og disse spesialiserte HR-løsningene, reduseres behovet for å opprette og vedlikeholde data på flere plattformer, og risikoen for feilinntasting eller datainnbrudd reduseres.
Kombinert med SSO (Single Sign On), som gjør det mulig for brukerne å bruke de samme påloggingsopplysningene på en sikker måte på tvers av flere løsninger, trenger brukerne aldri å logge på flere systemer - noe som sikrer en positiv brukeropplevelse.
Noen eksempler på HR-systemer med spesialisert funksjonalitet er:
Rekrutteringsverktøy
Et rekrutteringsverktøy er vanligvis en av de første systemstøttene HR-avdelingen kjøper inn til organisasjonen. Som navnet antyder, hjelper et rekrutteringsverktøy HR-avdelingen med å håndtere de ulike fasene av rekrutteringen, fra annonsering til kandidater og ansettelse. Det finnes en rekke ulike verktøy på markedet, og avhengig av bransje kan noen systemer være mer relevante enn andre. Noen rekrutteringsverktøy fokuserer på annonsering, andre på screening, mens andre igjen er mer fokusert på onboardingprosessen.
Til tross for disse forskjellene har de fleste felles funksjoner, for eksempel testing av kandidater, annonseringsmuligheter på bestemte plattformer, kommunikasjonsverktøy og tilbakemeldingsfunksjoner.
Fordelene med et rekrutteringssystem er mange, både for bedriften og kandidatene. Med et rekrutteringssystem på plass blir rekrutteringsprosessen smidigere og raskere, noe som reduserer tiden det tar å fullføre rekrutteringen. Takket være tilgang til historikken fra tidligere ansettelsesprosesser er det mulig å analysere tidligere erfaringer og trekke konklusjoner for å forbedre og effektivisere fremtidige rekrutteringsprosesser.
Med en integrasjon mellom et rekrutteringssystem og et HR-system reduseres det manuelle arbeidet betydelig. Så snart en kandidat får tilbud om ansettelse, kan informasjonen sendes til HR-systemet, der det opprettes en profil og en onboarding-flyt med forhåndsvalgte aktiviteter settes i gang. Det kan for eksempel starte med at en arbeidskontrakt sendes ut og avsluttes med en oppfølgingssamtale når prøvetiden går over i en fast stilling. Takket være integrasjonen mellom disse to systemene oppleves hele prosessen som sømløs for kandidaten og lederen, og HR minimerer manuelle oppgaver med høyere risiko for feil.
Tidsregistreringssystemer
Tidsregistreringssystemer gjør det enklere å registrere og administrere de ansattes arbeidstid og tilstedeværelse. Slike systemer er vanligere i noen bransjer enn i andre, for eksempel i bransjer med mange timelønnede. I denne typen systemer kan de ansatte rapportere arbeidstiden sin eller søke om ulike typer fravær. Dette gir bedriften oversikt over for eksempel overtid og mulighet til å beregne antall arbeidstimer og eventuell overtid, mertid og beredskapstid. De fleste systemer kan i sin tur lage fakturagrunnlaget som eksporteres til lønnssystemet. Det blir imidlertid stadig vanligere med hybridløsninger der tidsregistrering og lønn håndteres i ett og samme system.
Med en integrasjon mellom tidsregistreringssystemet og HR-systemet som håndterer masterdata, kan HR enkelt ta ut rapporter om oppmøte, fravær, overtid og koble dette til andre trender i bedriften.
Lønnssystem
Et lønnssystem er akkurat det det høres ut som, nemlig en systemstøtte for håndtering og beregning av lønn og generering av ulike lønnsrapporter. Selv om det finnes eldre lønnssystemer som krever en viss manuell håndtering, er den vanligste løsningen i dag et digitalt lønnssystem. En av de største fordelene med et digitalt lønnssystem er at det kontinuerlig oppdateres med gjeldende lover og regler, for eksempel skattetabeller og skattesatser, og at det er tilgjengelig via internett.
Ulike typer lønnssystemer er tilgjengelige, fra enkle systemer som passer for mindre bedrifter til mer komplekse systemer som kan håndtere store datamengder for større bedrifter. De aller fleste bedrifter har en eller annen form for lønnssystem, og mange håndterer også personaldataene sine der, selv om funksjonaliteten som regel er svært dårlig, noe som gjør at lønnssystemer ofte forveksles med HR-systemer. De har imidlertid svært lite til felles, men utfyller hverandre perfekt!
Også her finnes det hybridløsninger hvor flere systemer kombineres til ett, for eksempel finnes det regnskapssystemer som tilbyr lønnsmoduler som kan integreres og utvides med ulike rapporterings- og analyseverktøy. Disse verktøyene kan integreres og tilpasses bedriftens spesifikke behov, for eksempel ved å integreres med et tidsregistreringssystem og elektronisk lønn.
En av de vanligste integrasjonene med HR-systemer er integrasjon med et lønnssystem.
Fremtidige trender innen HR-systemer
HR-systemene er i stadig utvikling for å imøtekomme de økende behovene og kravene innen personalforvaltning. Her er noen fremtidige trender innen HR-systemer:
Generativ AI og maskinlæring i HR-systemer
Generativ AI (kunstig intelligens) og maskinlæring kommer til å spille en stadig viktigere rolle i HR-systemene. Takket være disse nye teknologiene går utviklingen raskt fremover. Ved hjelp av generativ AI og maskinlæring kan HR-systemene i større grad automatisere og effektivisere prosesser som kontraktsutforming, utvelgelse og matching av kandidater, prestasjonsanalyse og personalprognoser.
På sikt vil AI-løsninger innen HR også bidra til å automatisere repetitive aktiviteter, gi persontilpasset innsikt og forbedre beslutningstakingen.
På samme måte som digitale HR-systemer har bidratt til å effektivisere HR-prosesser, bidra til bedre strategiske beslutninger og redusere kostnader ved å automatisere repetitive prosedyrer, vil bruken av AI i HR-systemer bidra ytterligere til dette.
Automatisering
Automatisering er ikke noe nytt i HR-systemer; takket være smarte arbeidsflyter har det lenge vært mulig å automatisere manuelle og repetitive oppgaver i HR-administrasjonen. Kombinasjonen av AI og automatisering vil skape muligheter for å frigjøre enda mer tid når flere prosesser kan automatiseres eller utføres med enkle kommandoer. Dermed kan HR-avdelingen bruke mer tid på strategisk arbeid og på å skape en bedre brukeropplevelse for de ansatte. Vi ser allerede nå at HR de siste årene har fått en stadig mer forretningsrådgivende rolle, og med digitalisering og automatisering ved hjelp av AI vil det bli frigjort mer tid.
Brukervennlige grensesnitt og mobilitet
Et brukervennlig grensesnitt er et design eller en layout på en programvare, et program eller et nettsted som er enkelt å bruke og forstå for sluttbrukeren. Et brukervennlig grensesnitt er designet for å maksimere brukeropplevelsen ved å være intuitivt, tilgjengelig, effektivt og moderne.
Etter hvert som det blir mer og mer vanlig med selvbetjening i HR-systemene, utvikler systemene seg stadig raskere for å bli mer brukervennlige og tilpasset mobile enheter. Ved å tilby intuitive grensesnitt kan de ansatte enkelt få tilgang til og administrere personopplysningene sine, rapportere arbeidstid og søke etter interne ressurser, selv om de ikke har tilgang til en jobb-PC eller er på reise.
Et moderne og brukervennlig grensesnitt er viktig i et HR-system av flere grunner. Et intuitivt system forenkler arbeidet i HR-systemet, ettersom tydelig og intuitiv navigering sparer tid.
I tillegg øker brukervennligheten sjansene for at HR-systemet blir akseptert og brukt av de ansatte. Hvis grensesnittet er enkelt å forstå og bruke, er det også mer sannsynlig at medarbeiderne utnytter systemets funksjoner og henter ut verdifull informasjon.
Les mer om hva som kreves for å designe et brukervennlig HR-system her.
Konklusjon
I noen tilfeller er det tilstrekkelig med ett enkelt system, men ofte er en kombinasjon av for eksempel et operativt HR-system og et par "best-of-breed"-systemer den beste løsningen.
Fremtidige trender innen HR-systemer vil omfatte enda mer bruk av AI og maskinlæring, automatisering, brukervennlige grensesnitt og fleksibilitet for å møte de økende kravene til personaladministrasjon.
Å velge riktig HR-system blant de ulike systemene som finnes på markedet, er en avgjørende faktor for effektiv personaladministrasjon og maksimering av produktiviteten i organisasjonen.
Hvis du trenger hjelp til å velge ditt neste HR-system, ta gjerne kontakt med oss - vi hjelper deg gjerne!
