Arne Riis, Head of IT Operations i Recover, og Jannicke Martens, Senior HR Business Partner, deler viktige erfaringer fra digitaliseringsreisen.
I takt med at digitalisering og integrasjoner blir stadig mer forretningskritiske for bedrifter, øker presset på HR om å henge med på utviklingen. Etter hvert som organisasjonen vokser (og dermed også datamengden), blir manuelle verktøy som Excel fort tungvinte, tidkrevende, utsatte for feil og ineffektive. Men overgangen til mer avanserte systemer (for eksempel et HCM-system) kan virke som et stort sprang og føles overveldende. Så hvordan kan du gjøre denne overgangen så smidig som mulig?
Her er Recovers historie om hvordan HR-teamet der taklet utfordringen. På PeopleTech-konferansen denne måneden fortalte Jannicke Martens, Senior HR Business Partner, og Arne Riis, leder for IT Operations, et publikum på rundt 200 personer hvordan nøkkelen til suksess for dem var samarbeidet mellom HR og IT.
Les høydepunktene fra foredraget nedenfor:
Utfordringen: Excel-dinosaurenes tid
Recover var tidligere en del av det enorme økosystemet til Facility Management-selskapet ISS. I denne digitale oasen sørget sofistikerte systemer for effektiv drift og fikk manuelle prosesser til å føles som en saga blott. Alle data, all informasjon om de ansatte og alle lønnsopplysninger var bare et klikk unna.
Men så tok historien en annen vending. Recover ble nærmest over natten løsrevet fra ISS-systemet og sto plutselig uten annen systemstøtte enn et Excel-ark. Hverdagen ble raskt mer kompleks og tungvint.
I stedet for å forholde seg til ett system sjonglerte Recover med flere: ERP, Handiman, lønn og det beryktede Excel-arket. Det betydde at hver minste oppdatering og endring måtte legges inn manuelt – ikke bare én gang, men i hvert av disse systemene. Én feilregistrering var nok til å skape en dominoeffekt som sendte ringvirkninger til andre prosesser og skapte mye hodebry for HR-teamet.
Samtidig var Excel-problemene til å ta og føle på. Tenk deg at du skal utføre en viktig oppgave, men før du får tilgang til den, må du vente i hele fem minutter (og ja, de telte) før regnearket åpnes. Og husk at bare én person om gangen kunne være den "utvalgte" som fikk tilgang til det. Dette førte til den nesten komiske, men også frustrerende rutinen med å spørre rundt på kontoret: "Hei, er du inne i regnearket? Kan du hoppe ut et øyeblikk?"
Dette var bakgrunnen for at Recover bestemte seg for å finne et nytt HR-system som kunne bringe selskapet inn i den moderne tidsalderen.
Løsningen: Et nytt HCM-system
Endringer starter gjerne med et mandat fra ledelsen. I Recover kom initiativet fra konsernets IT-sjef, som jobbet tett sammen med HR-sjefen.
Disse to samarbeidet med ulike interessenter - for eksempel økonomisjefer og andre avdelingsledere –for å sikre at alle tilnærminger og perspektiver ble tatt i betraktning. For å være effektive og fokusere på det som var viktigst, laget de et regneark som tydelig delte behovene i tre kategorier: Det essensielle ("må ha"), det som er "bra å ha" og det som er "fint å ha". På denne måten holdt de fokus, og sørget samtidig for at de aldri mistet de viktigste kravene av syne.
Recovers digitaliseringsreise ble drevet frem av et kollektivt engasjement og en klar visjon. Nedenfor følger noen av de viktigste fokusområdene:
- Samkjøring av masterdata og integrert dataflyt: Recover innså viktigheten av å ha én enkelt kilde til oppdaterte medarbeiderdata. Ved å samkjøre data og sikre en jevn informasjonsflyt la de grunnlaget for alle senere forbedringer. Slutt på enheter med forskjellige data! De hadde nå ett sett med masterdata for alle land, noe som muliggjorde en integrert dataflyt mellom ERP-, lønns- og Handiman-systemene og eliminerte manuelle endringer.
- Effektivisering av arbeidsflyter og prosesser: Målet var enkelt: å redusere dobbeltarbeid og skape effektive, idiotsikre systemer. På denne måten sparte de ikke bare tid, men sørget også for at HR-arbeidet ble mer nøyaktig. Oppgaver som preboarding, onboarding, offboarding, rolleendringer og lønnsjusteringer ble en lek.
- Automatiseringsrevolusjonen: Recover automatiserte en rekke HR-prosesser, blant annet preboarding, onboarding og offboarding. Dette reduserte risikoen for menneskelige feil drastisk og fikk behandlingstiden ned. Automatiseringen sørget for mer nøyaktige data og frigjorde IT-avdelingen fra overflødige oppgaver.
- Regionalt selvstyre: Recovers regionale team ble utstyrt med standardiserte rutiner som økte effektiviteten og sikret en enhetlig praksis i hele organisasjonen. Det var ikke lenger noen uklarheter, ettersom alle i 3 land (og 54 avdelinger bare i Norge) hadde standardiserte retningslinjer.
- Lisenshåndtering og forenklede innkjøp: Tidligere innebar manuelle månedlige oppdateringer at ubrukte software-lisenser gikk til spille. Nå inndras de automatisk, noe som sikrer både kostnadseffektivitet og datasikkerhet. Samtidig sørger et automatisert system for raske og nøyaktige innkjøp av alt fra datamaskiner til andre viktige artikler.
Resultatet: Fra kaos til symfoni
Endringene resulterte i følgende:
- Bedre kontroll: Overlegen datastyring og detaljert dokumentasjon av handlinger ga bedre kontroll over prosessene.
- Effektivitet: Automatiseringen sparte hele 3000 timer IT-ressurser i fire land - tilsvarende to ekstra stillinger!
- Trygghet: Et strukturert og oversiktlig system gjorde at lederne følte seg trygge og sikre på beslutningene sine, noe som forhindret potensielle brudd og sikret etterlevelse ved revisjoner.
- Sikkerhet: Automatiserte systemer gjorde det umulig for uvedkommende å få tilgang til bedriftens data, noe som er spesielt viktig når folk forlater bedriften for å begynne hos konkurrenter.
- Bedre brukeropplevelse: Alt fra onboarding til offboarding gikk smidigere, noe som bidro til en bedre opplevelse for de ansatte.
HR + IT: en kraftduo
I det stadig skiftende digitale landskapet viste samarbeidet mellom HR og IT seg å være en avgjørende faktor i Recovers HCM-implementering. Her kan du se hvordan det gode samarbeidet mellom de to avdelingene bidro til prosjektet:
- Brobygging: Reisen var basert på en eksisterende allianse mellom HR og IT. Denne gjensidige respekten og forståelsen la grunnlaget for et positivt og produktivt samarbeid.
- Datatransformasjon: HR-teamets hemmelige våpen ble personer med forståelse for datadetaljer og arbeidsflytintegrasjoner. Deres evne til å formulere og kommunisere krav og bygge bro mellom HR-behov og IT-løsninger var en nøkkelfaktor for prosjektets suksess.
- Lærdom fra erfaring: Alle reiser har sine prøvelser, og Recovers var intet unntak. IT ble involvert litt for sent i implementeringsfasen, noe som førte til et midlertidig tilbakeslag. Det ble en oppvekker og en påminnelse om hvor viktig det er å involvere IT på et tidlig stadium.
- Lokale strategier: Det tette båndet mellom HR og IT var spesielt gunstig i Norge. Denne relasjonen gjorde det ikke bare mulig å få fortgang i prosessene, men også å skreddersy strategier for spesifikke regionale behov.
- Kontinuerlig utvikling: Fordelene med et nært forhold mellom de to avdelingene fortsetter i dag. Representanter fra begge sider møtes jevnlig for å diskutere hva de kan jobbe videre med for å oppnå kontinuerlig forbedring av HCM-systemet.
I det store bildet viser Recovers historie hvor viktig og verdifullt det er at HR og IT samarbeider. De to avdelingene utfylte hverandres styrker, og samarbeidet viste seg å være et bevis på effektivitet. Samarbeidet mellom HR og IT handlet ikke bare om å nå milepæler, som Arne og Jannicke fortalte tilhørerne, men også om å heve nivået og sette nye standarder.
