Self-service HR-systems

Et self-service HR-system giver ansatte og ledere mulighed for at administrere sine egne data og HR-relaterede opgaver, i stedet for at HR-afdelingen skal gøre det for hver enkelt medarbejder. Dette giver medarbejderne større kontrol over sin egen information og sparer HR-afdelingen for meget administrativt arbejde. Læs videre hvis du overvejer om et self-service HR-system er en god løsning for din virksomhed eller organisation.

Funktioner i et self-service HR-system

Funktionerne i et self-service HR-system, vil naturligvis variere fra udbyder til udbyder, men her er nogle af de vigtigste funktioner, der er med til at forbedre produktiviteten og effektiviteten gennem selvbetjening:

• Administration af personoplysninger

  Medarbejderne kan nemt opdatere personlige oplysninger, såsom kontaktoplysninger, adresse, nødkontakter og bankoplysninger. De får også adgang til ansættelsesaftaler, håndbøger og andre arbejdsrelaterede dokumenter.
  
  

• Onboarding

  Et self-service HR-system kan også give nye medarbejdere mulighed for at underskrive en ansættelsesaftale, uploade relevante dokumenter og få adgang til træningsmateriale og information om virksomheden, hvilket er med til at give en god onboarding-oplevelse for en ny medarbejder.
  
  

• Fravær

  Medarbejderne kan selv indtaste deres ønsker til ferie og fridage, se antallet af tilgængelige feriedage og få overblik over deres fravær. Lederne kan godkende eller afvise anmodninger, samtidigt med at de holder styr på medarbejdernes (og deres eget) fravær.
  
  

• Oplæring og udvikling

  Medarbejderne har adgang til et learning management system (LMS), der tilbyder en række relevante kurser, specielt udvalgt til medarbejderens rolle, mens HR-afdelingen kan følge med i processen.
  
  

• Kompetenceoverblik

  Medarbejderne kan selv indtaste deres eget erhvervserfaring, CV og kompetencer i HR-systemet og holde det opdateret med deres nye kompetencer eller certificeringer. Dette gør det muligt for HR-afdelingen og lederne at nemt få et overblik over hvilke kompetencer der findes internt og identificere eventuelle kompetencehuller.
  
  

• Medarbejderundersøgelser

  Regelmæssige medarbejderundersøgelser, også kendt som pulse-surveys, gør det muligt at holde styr på medarbejdernes tilfredshed, trivsel og motivation - samt forudse nødvendige tiltag. Undersøgelserne udsendes automatisk via HR-systemet og medarbejderne kan selv afgive deres svar, når det passer dem.

Fordelene med et self-service HR-system

Effektivitet

En af de største fordele ved et HR-system med højt niveau af selvbetjening, er den effektivitet det medfører. Når medarbejderne selv har adgang til, og mulighed for at opdatere deres egne oplysninger, samt sende forespørgsler direkte, reduceres arbejdsbyrden for HR-afdelingen markant. Behovet for manuel dataindtastning og administration falder, og risikoen for fejl reduceres samtidigt. Derudover bliver processerne mere strømlinede, og flaskehalse der kan opstå i forbindelse med for eksempel anmodninger om ferie eller lønrelaterede spørgsmål, elimineres. Et self-service HR-system kan også effektivisere ansættelsesprocessen ved at integrerer rekrutteringsløsninger i systemet.

Tilgængelighed

En anden stor fordel ved et self-service HR-system er den tilgængelighed det giver medarbejderne. Da langt de fleste moderne HR-systemer er cloud-baserede, kan medarbejderne få adgang til deres oplysninger fra ethvert device (smartphone, tablet, computer, laptop), der er tilsluttet internettet. Dette er især fordelagtigt for virksomheder med flere kontorer eller medarbejdere der rejser ofte eller arbejder eksternt, da alle får adgang til vigtig information uden at skulle logge ind på en lokal computer. Medarbejderne får også adgang til at opdatere informationer til enhver tid, også uden for kontortiden.

Kontrol og motivation

Et self-service HR-system giver medarbejderne mere kontrol over deres egen information, da de ikke længere skal igennem HR-afdelingen for at søge om ferie, finde deres ansættelseskontrakt eller se hvilke kurser de er tilmeldt. De kan hurtigt se og opdatere informationerne, hvilket sparer tid og frustration, og gør det muligt for dem at fokusere på deres egne ansvarsområder. Systemet kan også give mulighed for præstationsevaluering, der tilskynder medarbejderne til at arbejde på at forbedre deres egen præstation. Det selvbetjente HR-system kan også give information om uddannelsesmuligheder og learning-paths, og give medarbejderne mere engagement og motivation til at udvikle sig i virksomheden.

Datakvalitet

Et HR-system med en høj grad af selvbetjening kan fungere som et centralt knudepunkt i virksomhedens IT-landskab. Andre systemer kan direkte integreres med HR-systemet, så de henter opdateret medarbejderdata og information herfra. Det betyder, at informationerne i alle systemer til enhver tid er opdaterede og korrekte, og risikoen for fejl, der kan opstå ved manuel dataindtastning minimeres. Ved at give medarbejderne mulighed for at opdatere deres information direkte, sikrer HR-systemet høj datakvalitet i hele organisationen på tværs af IT-systemer og løsninger.

Konklusion

Et self-service HR-system er et værdifuldt værktøj for både virksomheder og medarbejdere, der giver fordele som bl.a. øget effektivitet, strømlinede processer, en reduceret administrativ byrde for HR-medarbejderne og forbedret medarbejdertilfredshed gennem støre kontrol og selv-bestemmelse. Ved at give medarbejderne og lederne direkte adgang til deres egne HR-data, kan organisationer forbedre gennemsigtigheden og fremme en kultur af selvbetjening og empowerment.

Klik på linket herunder, hvis du vil vide mere om, hvordan du kan gøre hverdagen lidt bedre ved hjælp af selvbetjening for dig og dine medarbejdere.