De skjulte omkostninger ved et gratis HR-system

At vælge et nyt HR-system er absolut ikke nogen nem beslutning for de fleste organisationer. Processen kræver en detaljeret kravspecifikation og behovsafklaring, og det kan være utroligt svært at gennemskue og sammenligne de forskellige HR-systemer. Et af de få områder som er nemt og hurtigt at sammenligne, er prisen – hvilket gør at mange vælger løsning ud fra pris og går efter et billigt eller gratis HR-system, men det er utroligt vigtigt at man nøje at overvejer de fordele og ulemper der følger med, inden man træffer sin beslutning. 

Takeaways:

• Et billigt eller gratis HR-system kan potentielt passe fint til små virksomheder, da det holder omkostningerne nede og er enkelt at implementere
• De billige HR-systemer tilbyder begrænset funktionalitet og kompleksitet.  
• Et gratis HR-system kræver ofte at man selv er i stand til at klare opsætning og konfiguration. 

Hvad betyder ”gratis”? 

Når nogen siger at de tilbyder et gratis HR-system, så skal man huske på det gamle udtryk: ”There are no such things as a free meal”. De fleste billige og gratis HR-systemer har en række måder at få løsningen til at fremstå billig eller decideret gratis – men i realiteten er der ingen af ​​disse som tilbyder et gratis HR-system. 

Nogle tilbyder gratis prøveperioder, andre tilbyder gratis demo miljøer hvor man kan prøve løsningen af, nogle har en række gratis begrænsede funktioner, som hurtigt viser sig at ikke opfylde behovet. Nogle har begrænsninger på antallet af brugere, så når I vokser og når et vist niveau, så er løsningen ikke længere gratis. Alle disse modeller kan virke utroligt tillokkende og attraktive, men glæden ved besparelsen forsvinder hurtigt hvis jeres behov ikke bliver opfyldt, eller I står med en løsning som ikke lever op til jeres forventninger. 

Sørg derfor for at stille spørgsmål og lave grundig research, inden du vælger et gratis eller billigt system, så du ikke risikerer at blive tvunget til at betale for funktioner, du troede var inkluderet eller som du får brug for i fremtiden. Husk også at selv et gratis HR-system vil kræve implementering, træning og ressourcer af dig, så det kan blive en dyr historie at skulle skifte system, selvom selve systemet er gratis.  

For at gøre det lidt lettere for jer, har vi sammensat en række fordele og ulemper ved at vælge et gratis HR-system. 

Fordele med et billigt eller gratis HR-system: 

• Omkostningseffektivt: Det er svært at argumentere imod, at en af ​​de mest åbenlyse fordele ved at vælge et billigt eller gratis HR-system er selvfølgelig prisen. Organisationer med et meget begrænset budget, få medarbejdere eller små HR-teams kan blive tiltrukket af disse HR-systemer, fordi det kan hjælpe med at spare på omkostningerne på kort sigt. 
  
  
• Grundlæggende HR-funktionalitet: Et billigt eller gratis HR-system tilbyder normalt kun de grundlæggende HR-funktioner såsom medarbejderlister, enkel organisationsstruktur og simpel rapportering. For små organisationer med enkle HR-behov kan et gratis HR-system give tilstrækkelig funktionalitet til at opfylde deres krav. 
  
  
• Nem implementering og brug: Da et billigt eller gratis HR-system typisk har meget lav kompleksitet og funktionalitet, er de ofte nemme at installere, med minimal tilpasning påkrævet. De har typisk enkle og brugervenlige grænseflader og kræver ikke omfattende uddannelse, hvilket gør dem tilgængelige for HR-teams med selv begrænset teknisk ekspertise og erfaring. 

Ulemperne ved et billigt eller gratis HR-system: 

• Begrænset funktionalitet og skalerbarhed: Lavpris HR-systemer mangler ofte de mere avancerede funktioner og kompleksitet, som større organisationer (eller dem med komplekse HR-processer) har brug for. F.eks. avanceret rapportering, medarbeider stamdata, Continuous Performance eller Talent Management. Et gratis HR-system kan også have begrænsninger i forhold til antallet af medarbejdere eller brugere som systemet understøtter, hvilket forhindrer skalerbarheden når organisationen vokser. 
  
  
• Sikkerheds- og compliance risiko: En gratis HR-systemudbyder er sandsynligvis heller ikke i samme position til at levere robuste sikkerhedsfunktioner, såsom kryptering eller to-faktor godkendelse, som kan udgøre en risiko for jeres medarbejderdata. Derudover er der en chance for at systemet ikke lever op til den relevante lovgivning, såsom GDPR eller GRC - hvilket kan skabe udfordringer for organisationer der opererer i regulerede brancher. 
  
  
• Begrænset support: Disse udbydere tilbyder typisk heller ikke omfattende kundesupport, opdateringer eller træning, hvilket kan give udfordringer i tilfælde af tekniske problemer, driftsproblemer eller behov for dokumentation. En gratis HR-systemleverandør kan også have begrænsede ressourcer, hvilket kan påvirke supportens svar tider og systemets pålidelighed. 

Konklusionen

En enkel, billig eller gratis løsning er en god mulighed for nogle virksomheder, men det er et kompromis. Vælger du et sådan HR-system, bør du også være indstillet på at skulle bruge tid på at kompensere for de begrænsninger, det medfører. 

De billige og gratis løsninger har omkostningseffektive og basale HR-funktioner, men kommer ofte med en række begrænsninger i forhold til funktionalitet, skalerbarhed, sikkerhed, compliance og support. Det er derfor vigtigt, at organisationer med behov for et HR-system foretager en nøje vurdering af deres behov, budget og fremtidige vækstplaner, inden de vælger en løsning. Uanset hvilke behov du har, bør du lave en klar kravspecifikation, med fokus på hvilke grundlæggende behov I har, for at kunne træffe en velbegrundet beslutning lever op til organisationens krav og mål.  

Læs mere om, hvordan du sammenligner HR-systemer her.