Vad betyder begreppet Human Capital Management?
Human Capital Management (HCM) är ett begrepp som används för att beskriva de metoder och processer som en HR-avdelning använder för att rekrytera, leda och utveckla medarbetarna i en organisation. Begreppet härstammar ursprungligen från teorin att medarbetarna är organisationens viktigaste kapital och att deras värdefulla kompetens är avgörande för att organisationen ska kunna uppnå sina mål.
Begreppen Human Capital Management och Human Resource Management (HRM) används numera för att beskriva samma typ av processer, men ursprungligen fanns det dock vissa skillnader. HCM var ett bredare begrepp och omfattade mer än bara kärnfunktionalitet - det kunde handla om medarbetarundersökningar och metoder för analyser - medan HRM var begränsat till grundläggande HR-uppgifter som onboarding och offboarding. Idag har dessa termer dock blivit alltmer sammanflätade och används till stor del synonymt.
När de är rätt tillämpade, kan metoderna inom Human Capital Management bidra till att skapa en stark organisationskultur som främjar medarbetarnas utveckling. När de anställda ges möjligheter och uppmuntran att utnyttja sina egna kompetenser och färdigheter får enskilda medarbetare större kontroll över sin egen karriär. I de flesta fall kommer detta att ha en positiv inverkan på motivationen och känslan av tillhörighet, inte minst bidra till organisationens övergripande resultat.
Vilka processer används i Human Capital Management?
Human Capital Management består av ett brett urval av strategiska och administrativa metoder och processer. De viktigaste processerna inom HCM omfattar vanligtvis följande:
-
Personalplanering: Denna process omfattar prognoser och planering av organisationens framtida personalbehov, identifiering av nödvändiga färdigheter och kompetenser samt fastställande av optimal storlek och struktur på personalstyrkan.
-
Rekrytering: I denna process ingår att hitta och rekrytera personer som har de färdigheter och kvalifikationer som krävs och som passar in i organisationens kultur. Den omfattar aktiviteter som jobbanalys, screening av kandidater, intervjuer och jobberbjudanden.
-
Onboarding: När kandidaten väl är anställd så fokuserar denna process på att ge dem en smidig start i organisationen. Den omfattar aktiviteter som introduktionsprogram, komplettering av dokument, introduktion till företagets policyer och kultur samt grundutbildning.
-
Performance management: Denna process handlar om att fastställa förväntningar på prestationer, ge feedback, utvärdera prestationer samt erkänna och belöna medarbetarnas utveckling. Den omfattar aktiviteter som målsättning, prestationsutvärdering och utvecklingssamtal.
-
Kompetensutveckling: Här handlar processen om att fokuserar på att förbättra medarbetarnas kompetenser, kunskaper och förmågor. Den omfattar aktiviteter som utbildningsprogram, workshops och e-learning för att stödja individens och teamets utveckling.
-
Engagera och behålla medarbetare: Denna process fokuserar på att skapa en positiv arbetsmiljö, främja medarbetarnas välbefinnande och behålla topptalanger. Den omfattar aktiviteter som medarbetarenkäter, feedbackmekanismer och eventuella åtgärder för att främja balans mellan arbete och fritid.
-
HR Analytics: I denna process används data och analyser för att mäta och analysera olika aspekter av personalstyrkan. Det handlar om att mäta viktiga KPIer för HR, analysera trender i personalstyrkan och fatta datadrivna beslut för att optimera HR-strategier och processer.
Dessa processer är alla sammanlänkade och utgör ett omfattande ramverk för effektiv hantering av organisationens medarbetare. När alla dessa utförs korrekt kan det bidra till engagemang och välbefinnande och se till att alla arbetar så effektivt som möjligt mot samma mål.
Vad är ett HCM-system?
Ett HCM-system (kallas oftast för HR-system) är ett IT-system som hjälper till att digitalisera alla HR-relaterade processer. Att digitalisera HR frigör tid och pengar genom möjligheten att automatisera tidigare tidskrävande uppgifter. Genom att digitalisera HR-uppgifter kan man uppnå följande fördelar:
- Strömlinjeformade HR-processer: Ett HR-system automatiserar och centraliserar olika HR-processer, såsom onboarding av nyanställda, frånvaro, prestationsutvärderingar och mycket mer. Genom att digitalisera dessa uppgifter i ett modernt HR-system minskar man det manuella pappersarbetet, eliminerar dubbelarbete och ökar den övergripande effektiviteten. Därmed frigörs det tid så att HR-personalen kan fokusera på strategiskt arbete.
- Förbättrad datahantering: HR-system tillhandahåller en säker och centraliserad databas för lagring av medarbetarinformation (masterdata), inklusive personuppgifter, anställningshistorik, kompetenser, prestationer, utbildning och mycket mer. Detta säkerställer korrekta och uppdaterade uppgifter, minimerar risken för dataförlust eller felinmatning och gör det lättare att få tillgång till information när det behövs. Det gör det också möjligt för HR att generera omfattande rapporter och analyser som gör det lättare att fatta välgrundade beslut.
- Förbättrad självbetjäning för anställda: Många HR-system innehåller self-servicefunktionalitet som ger medarbetarna tillgång till och möjlighet att hantera sin egen information. De anställda kan uppdatera sin personliga information, begära ledighet, anmäla sig till förmånsprogram, få tillgång till utbildningsmaterial med mera. Detta ger de anställda mer självständighet, sparar tid för både anställda och HR, samt skapar transparens i organisationen.
- Efterlevnad av lagar (Compliance): HR-system hjälper organisationer att följa olika lagar (till exempel GDPR), förordningar och rapporteringskrav. De kan generera rapporter och ge tillgång till formulär, hälso- och säkerhetsbestämmelser och andra rättsliga skyldigheter. Genom att automatisera efterlevnadsprocesser bidrar systemet till att minska risken för böter, revisioner och rättsliga frågor.
- Strategiskt beslutsfattande: Tack vare de omfattande data- och analysfunktioner som HCM-system erbjuder kan organisationer få värdefulla insikter om sin personalstyrka. HR kan analysera trender, identifiera kompetensbrister, bedöma medarbetarnas prestationer, övervaka kommande utbildningsbehov och kartlägga medarbetarnas engagemang. Dessa insikter möjliggör datadrivet beslutsfattande inom områden som talangutveckling, successionsplanering, performance management, utbildning och utveckling samt övergripande HR-strategi.
Ett HCM-system kan alltså ha en rad positiva effekter i alla delar av organisationen. Till att börja med så effektiviserar och automatiserar HCM-systemet administrativa uppgifter, vilket sparar tid och minskar antalet fel. Sen fungerar systemet som en centraliserad plattform för hantering av medarbetardata, vilket främjar effektiv kommunikation, samarbete och datadrivet beslutsfattande. Dessutom bidrar ett HR-system till att säkerställa att lagar och förordningar följs och att HR-processerna är korrekta, transparenta och konfidentiella.
