IT-säkerhet och åtkomstkontroll är ingen nyhet direkt, men kan fortfarande vara något av en utmaning för många organisationer. Här går vi igenom varför ett HCM-system kan spela en central roll i organisationers identitets- och åtkomsthantering (IAM) och användarprovisionering. Särskilt för medelstora organisationer, där komplexiteten är hög men resurserna ofta är begränsade. I dessa fall kan ett nära samarbete mellan HR och IT skapa en smartare, säkrare och mer automatiserad hantering av behörighetsstyrning - till fördel för både IT och HR.
Ett HCM-system är kärnan i hanteringen av medarbetardata – från onboarding till offboarding. HR-systemet ansvarar för att registrera och uppdatera medarbetarnas uppgifter, men utan en effektiv koppling till IT-system, så som AD, leder detta ofta till manuella processer som kan orsaka fel, säkerhetsrisker och ineffektivitet.
När HCM-systemet integreras med IAM-lösningar som exempelvis Microsoft Entra ID (tidigare känt som Azure AD), kan det fungera som en Single Source of Truth för medarbetardata. Det innebär att:
Nya medarbetare automatiskt får rätt behörigheter från dag ett.
Roll- och befattningsändringar uppdateras omedelbart i IT-systemen.
Åtkomst till system automatiskt tas bort när en medarbetare slutar, vilket minskar säkerhetsrisker.
Kostnader för oanvända licenser minskar, vilket kan leda till betydande besparingar.
Genom denna integration säkerställs att endast behöriga medarbetare har tillgång till företagets kritiska system och information. Detta eliminerar manuella fel och minskar risken för dataintrång, då åtkomster inte längre hanteras genom ostrukturerade processer.
User provisioning handlar om att tilldela och ta bort användarbehörigheter på ett strukturerat sätt. Med en integration mellan ett HCM-system och ett IAM-system kan företag automatisera denna process, vilket ger flera fördelar:
Minskad administration och ökad effektivitet: IT slipper manuellt skapa, justera och ta bort användare i olika system, vilket sparar tid och minskar repetitivt arbete.
Ökad säkerhet och compliance: Automatiserad deprovisioning säkerställer att tidigare medarbetare inte har tillgång till företagsdata efter avslutad anställning – en nyckelfaktor för GDPR-efterlevnad.
Optimering av licenser: Genom att ha en översikt över användarbehörigheter undviks onödiga kostnader för licenser kopplade till inaktiva användare.
Automatiserad user provisioning förbättrar också företagets förmåga att snabbt anpassa sig till organisationsförändringar. När en medarbetare byter avdelning eller får nya ansvarsområden kan behörigheter justeras i realtid för att matcha den nya rollen.
Genom att centralisera åtkomsthanteringen via ett IAM-system som hämtar data från HCM-systemet kan företag också implementera principer såsom:
Single Source of Truth: Ett enda system innehåller all medarbetardata och information om roller och behörigheter.
Least Privilege Access: Medarbetare får endast tillgång till de system som krävs för deras roll.
Audit Trails och rapportering: IT kan övervaka vem som har åtkomst till vilka system och dokumentera förändringar för att uppfylla compliance-krav.
En stark IAM-struktur kopplad till ett HCM-system kan även stödja multi-factor authentication (MFA), vilket ytterligare stärker säkerheten och minskar risken för obehörig åtkomst.
För både HR och IT innebär ett välfungerande samspel mellan HCM, IAM och user provisioning en starkare och säkrare organisation. HR ser till att masterdata är uppdaterad, medan IT kan bygga en säker och effektiv åtkomststruktur som skyddar företaget från både interna och externa hot.
Mellanstora företag har ofta begränsade resurser för manuell hantering av behörigheter, vilket gör automatisering ännu viktigare. Genom att utnyttja integrationen mellan HCM och IAM kan företag spara tid, öka compliance och skapa en säkrare arbetsmiljö.
För att maximera nyttan av ett nytt HCM-system är det avgörande att HR och IT samarbetar tätt. Här är några konkreta tips för att identifiera gemensamma värden och utveckla en samlad business case:
Gemensamma workshops och behovsanalys: Arrangera workshops där HR och IT deltar för att diskutera nuvarande utmaningar och möjligheter. Identifiera vilka fördelar en integrerad lösning kan ge och säkerställ att alla använder samma terminologi för en enhetlig kommunikation.
Tydliga mål och KPI:er: Definiera målsättningar för vad organisationen ska uppnå med ett nytt HCM-system, exempelvis minskade manuella processer, ökad compliance, snabbare onboarding och bättre licenshantering. Sätt upp KPI:er för att mäta effekten av integrationen mellan HCM och IAM.
Jämförelse av befintliga lösningar och nya möjligheter: Analysera nuvarande system och processer och jämför med vad en modern HCM-lösning med IAM-integration kan erbjuda. Detta inkluderar tidsbesparingar, minskade licenskostnader och ökad säkerhet.
Utformning av en samlad business case: Inkludera både ekonomiska besparingar och strategiska fördelar. Beskriv hur systemet kan stödja HR:s arbete med masterdata och IT:s behov av säkerhet och compliance. Att involvera externa experter eller konsulter kan vara värdefullt för att validera antaganden och uppskattningar – och CatalystOne hjälper gärna till med sådana analyser.
Implementeringsplan och riskhantering: Skapa en detaljerad plan för varje steg i implementationen, inklusive integration med befintliga IAM-system, utbildning av användare och löpande support. Identifiera potentiella risker och säkerställ att det finns en plan för att hantera både tekniska och organisatoriska utmaningar.
Genom att följa dessa steg kan HR och IT tillsammans utveckla en business case som tydligt visar hur ett integrerat HCM-system kan skapa värde och stärka organisationens digitala säkerhet och effektivitet.
Vill du veta mer om hur ett HCM-system kan bli en central del av din organisations IT-landskap? Kontakta oss gärna för ett förutsättningslöst samtal om möjligheterna.