Optimera behörighetsstyrning med ett modernt HR-system

Det går inte att komma ifrån att vi lever i en tid då teknik utvecklas snabbare än någonsin förr, men med det uppstår också ett större behov av säkerhet, kontroll och efterlevnad. Det är helt enkelt viktigare än någonsin att ha kontroll över vilka som har tillgång till företagets olika system och resurser. Ett modernt HR-system känns kanske inte som den självklara lösningen på problemet, men faktum är att det spelar en stor roll i att automatisera och effektivisera bland annat behörighetsstyrning. När HR-systemet hanterar HR masterdata så fungerar det som en central datakälla för medarbetarinformation. Både HR-avdelningen och IT-organisationen kan dra stora fördelar av den strukturerade informations- och datahanteringen.

Vad är behörighetsstyrning och varför är det viktigt?

Behörighetsstyrning handlar enkelt förklarat om att säkerställa att rätt personer har tillgång till rätt information och system vid rätt tidpunkt. Felaktiga eller föråldrade behörigheter kan leda till säkerhetsrisker, ineffektivitet och bristande efterlevnad av lagkrav som GDPR.

Traditionell behörighetshantering innebär ofta manuell administration, vilket ökar risken för fel och gör det svårt att hålla behörigheter uppdaterade när anställda byter roll eller lämnar företaget. Det är inte ovanligt att stora företag idag har sin medarbetardata duplicerad mellan lönesystem, tidrapporteringssystem och andra IT-system - ofta med motstridiga eller inaktuella uppgifter. Denna avsaknad av en central, tillförlitlig datakälla ('single source of truth') leder inte bara till ineffektivitet och merarbete, utan skapar också säkerhetsrisker när det kommer till behörighetshantering. När HR-data finns i olika versioner på olika ställen blir det i princip omöjligt att upprätthålla en konsekvent och säker hantering av systemåtkomst.

Varför är ett HR-system lösningen?

För IT-avdelningen betyder en integration med HR-systemet att man kan bygga automatiserade flöden för identitets- och behörighetshantering (IAM). Genom att använda HR-systemet som källa för masterdata kan man säkerställa att rätt personer har rätt tillgång till rätt system vid rätt tidpunkt. Detta effektiviserar inte bara IT-avdelningens arbete utan höjer också organisationens säkerhetsnivå markant. När behörigheter styrs automatiskt utifrån aktuell HR-data minskar risken för manuella fel och säkerhetsbrister som kan uppstå när användarkonton och behörigheter hanteras manuellt.

HR-systemet som en central del av behörighetsstyrningen.

För HR-avdelningen finns det utöver detta stora fördelar med att ha ett HR-system. Ett modernt HR-system revolutionerar HR-avdelningens arbetssätt genom att digitalisera och automatisera tidigare tidskrävande manuella processer. Detta kan innebära en dramatisk effektivisering där all medarbetardata - från anställningsavtal och utvecklingssamtal till kompetensprofiler och utbildningshistorik - finns samlad på ett ställe och är sökbar i realtid.

Ett HR-system möjliggör också en mer strategisk approach till personalarbetet, där HR kan arbeta proaktivt med kompetensförsörjning och talangutveckling baserat på detaljerad analys av arbetsstyrkans sammansättning och utveckling över tid. Den automatiserade hanteringen av personalprocesser frigör dessutom värdefull tid som HR istället kan ägna åt strategiskt viktiga uppgifter som organisationsutveckling och arbetsmiljöarbete. En annan avgörande fördel är möjligheten till självservice för medarbetare och chefer, där de själva kan uppdatera personuppgifter, ansöka om ledighet eller genomföra administrativa uppgifter - något som drastiskt minskar HR:s administrativa börda samtidigt som det ökar medarbetarnas engagemang och självständighet.

Ett HR-system är därmed den enkla och optimala lösningen eftersom det fungerar som en central och tillförlitlig datakälla för all medarbetardata. Genom att integrera behörighetshantering med HR-data kan organisationer säkerställa att behörigheter alltid är aktuella och korrekta.

• Automatiserad tilldelning av behörigheter – Systemet kan automatiskt ge eller ta bort behörigheter baserat på anställningsstatus, roll och avdelning.
• Enkel administration – HR och IT kan samarbeta mer effektivt genom att ha en central och uppdaterad datakälla för alla anställda.
• Minskad säkerhetsrisk – Genom att minimera risken för ”ghost accounts” (konton som tillhör f.d. anställda) och felaktiga åtkomster höjs den interna säkerheten.
• Efterlevnad av lagkrav – Organisationer kan enklare uppfylla krav från GDPR och ISO-standarder genom tydliga accesskontroller och loggning av åtkomsthistorik.
• Kartläggning av processer – Arbetet med att implementera ett HR-system kräver en kartläggning av alla processer, det ger IT en tydlig bild av behörigheter och avslöjar skugg-IT.

Framtidens behörighetsstyrning

Tekniken för behörighetshantering utvecklas snabbt. AI och maskininlärning kan i framtiden spela en allt större roll genom att förutspå och justera behörigheter baserat på beteendemönster. Dessutom kommer allt fler organisationer att efterfråga molnbaserade och integrerade lösningar för att förenkla administrationen ytterligare.

Framtidens behörighetsstyrning kommer alltså troligtvis att drivas av smart automation och AI-teknologi som kontinuerligt analyserar användarmönster och anpassar behörigheter i realtid. AI-driven anomalidetektion kommer också att spela en nyckelroll genom att identifiera avvikande användarbeteenden och potentiella säkerhetsrisker omedelbart. Vi ser redan nu början på "Just-In-Time Access" där behörigheter tilldelas dynamiskt och temporärt baserat på faktiskt behov, snarare än permanenta tilldelningar. Integrationmöjligheterna mellan HR-system och säkerhetsplattformar kommer att fördjupas ytterligare, där AI-assistenter kan hantera rutinmässiga behörighetsförfrågningar automatiskt och till och med föreslå justeringar i behörighetsstrukturen baserat på organisationens förändringsmönster. Detta kommer inte bara att öka säkerheten utan också drastiskt minska den administrativa bördan för både HR och IT, samtidigt som användarupplevelsen förbättras genom snabbare och mer precis tilldelning av behörigheter.