Ja, vilket är det bästa HR-systemet? Det finns så klart inte ett rätt svar på den frågan. De senaste årens utveckling inom HR Tech skapar nya möjligheter när det kommer till HR-system och möjligheten att hitta ett system som passar just era behov är stor. Men med ett stort utbud av system på marknaden kan det kännas överväldigande att fatta ett välgrundat beslut och möta din organisations behov.
I det här blogginlägget guidar vi dig kring vilka parametrar du ska titta på när du jämför HR-system för att du ska kunna identifiera det bästa HR-system på marknaden – för just din organisation.
Identifiera din organisations behov
Det första steget i att välja ett HR-system är att identifiera din organisations specifika krav. Vilka funktioner behöver ni? Letar ni efter ett enklare system som kan hantera löner och förmåner eller behöver ni mer avancerade funktioner såsom resultatstyrning och efterträdarplanering? Att förstå organisationens behov hjälper er att begränsa alternativen för att på så sätt kunna välja ett HR-system som passar era behov. Gör en kravställning och kom ihåg att ni är i behov av ett system som ska lösa just era utmaningar. Ofta ger det ett bättre resultat att lägga fokus på vilken effekt ni vill att systemet ska ha i verksamheten, snarare än vilka tekniska funktioner som är nödvändiga. Fokusera på att definiera syftet, så kommer ni att få de tekniska kraven på köpet.
Var tydliga kring era behov i dialogen med de olika leverantörerna, det kommer att hjälpa er att i ett tidigt skede få svar på de viktigaste frågorna. Genom att fokusera på effekten ni vill att HR-systemet ska ha kan leverantörerna presentera olika typer av lösningar, sådana som ni kanske inte hade tänkt på vid en teknisk kravspecifikation.
Involvera rätt kompetenser i projektgruppen
Ett HR-system blir en viktig del i ert IT-landskap, därför är det viktigt att ni identifierar och involverar rätt personer i projektet. Alla roller behöver inte vara delaktiga i hela processen, det är dock viktigt att alla är med när ni bygger kravställningen. Under projektets gång involverar ni sedan rätt personer vid rätt tillfällen, se till att dessa personer får möta leverantörerna. På så sätt kan de ställa alla sina frågor och säkerställa att relevanta krav möts. Att involvera dessa nyckelpersoner i jämförelsen och inköpsprocessen säkerställer att systemet möter hela organisationens behov, är i linje med mål och är kompatibelt med IT-infrastruktur, budget och säkerhetskrav. Det är viktigt att etablera tydliga kommunikationskanaler, samla feedback och överväga olika perspektiv för att fatta ett välgrundat beslut.
- HR-chef: HR-chefen har en djup förståelse för organisationens HR-behov, processer och mål. De kan ge insikter i de specifika funktionerna som krävs för att hantera personaldata, förmåner, kompetensutveckling och andra HR-funktioner.
- IT-chef (CIO): IT-chefen kan tillhandahålla teknisk expertis och bedöma systemets kompatibilitet med företagets befintliga IT-infrastruktur, säkerhetskrav och behov av dataintegration. De kan också utvärdera systemets skalbarhet, tillförlitlighet och långsiktiga hållbarhet.
- Ekonomichef (CFO): Ekonomichefen kan ge insikter om den ekonomiska genomförbarheten, prismodeller och potentiella kostnadsbesparingar för HR-systemet.
- Chefer: Alla chefer med anställda under sig kommer att arbeta i systemet då de har specifika HR-relaterade ansvarsområden, såsom att hantera anställdas prestationer eller medarbetarsamtal. De kan ge input om användarvänlighet och funktioner som behövs.
- Säkerhetsteam: De kan bedöma systemets säkerhetsfunktioner, datahanteringsmetoder och överensstämmelse med tillämpliga standarder.
Integrationer med HR-system
I arbetet med att identifiera era behov kommer ni också upptäcka behov av integrationer med befintliga system i ert IT-landskap. Därför är möjligheten till integrationer med era befintliga system en avgörande faktor att ta i beaktning vid jämförelse av HR-system. Kan HR-systemet sömlöst kommunicera med andra system som används av er organisation, såsom ett lönesystem eller AD? Ett HR-system som smidigt integreras med dina befintliga system minskar risken för felaktiga data, effektivisera arbetsflöden och förbättra den övergripande effektiviteten.
En rapport från SAP visar att integration är en kritisk faktor för 84 % av organisationerna när de väljer ett HR-system. HR-system som är integrerade i IT-landskapet leder mer sannolikt till förbättringar i HR-processer, medarbetarengagemang och affärsresultat. Det bästa sättet att se till att integrationerna går att lösa är att involvera er IT-avdelningen i processen och möten med leverantörerna.
Prioritera säkerhet och regelefterlevnad
Säkerhet och regelefterlevnad är viktigt att kontrollera, se därför till att HR-systemet du väljer följer relevanta regler som GDPR eller GRC. Leverantören bör också kunna visa upp hur de arbetar med att erbjuda robusta säkerhetsfunktioner som kryptering och tvåfaktorsautentisering för att skydda känsliga personaldata och skydda mot potentiella risker.
En undersökning genomförd av ADP visade att 90 % av organisationerna anser att säkerhet och regelefterlevnad är en kritisk faktor när de väljer ett HR-system. Organisationer som prioriterar säkerhet är också mer benägna att rapportera förbättringar i HR-processer, datanoggrannhet och medarbetarnöjdhet.
Utvärdera användarupplevelsen (UX)
Användarupplevelsen (UX) spelar en allt viktigare roll när det kommer till engagemang och användning av ett nytt system. Oavsett system så gör det bara nytta om det faktiskt används av slutanvändarna. Därför är användarupplevelsen viktig att utvärdera när ni jämför HR-system. Låt de anställda som ska arbeta i systemet också vara med när det är dags att utvärdera användarvänligheten. Ställ frågor såsom
- Är systemet lätt att använda och navigera i?
- Hittar du den information du behöver på ett snabbt och effektivt sätt?
- Är systemet intuitivt?
- Är informationen tydligt framställd?
Ett användarvänligt HR-system kommer att förbättra de anställdas upplevelse och leda till högre adoptionsfrekvens.
En artikel från Deloitte visar att organisationer med höga nivåer av medarbetarengagemang är mer benägna att uppnå sina affärsmål. Att välja ett HR-system som prioriterar en positiv användarupplevelse kan därför bidra till bättre medarbetarengagemang och övergripande affärsresultat.
Ta hänsyn till HR-systemets skalbarhet och flexibilitet
Det kan kännas rimligt att bara utgå ifrån de behov er organisation har här och nu. Men när ni ser över era behov och gör en kravställning inför valet av HR-system är det också viktigt att ta hänsyn till framtiden. Vad har ni för mål? Står tillväxt på schemat? När er organisation växer kommer också era krav på ett HR-system att förändras. Genom att välja ett HR-system med flexibilitet och möjlighet till att skala upp funktionaliteten säkerställer ni redan idag att morgondagens behov uppfylls.
Att välja ett statiskt HR-system som inte kan växa med er organisation kan kännas som den förmånligaste lösningen idag, men på sikt är det ett dyrt val då ni troligtvis kommer att behöva köpa in och implementera en till lösning i framtiden. Tänk också på systemets skalbarhet i termer av antalet anställda det kan hantera, såväl som dess flexibilitet för att hantera förändringar i dina HR-processer och policys.
Ett HR-system som kan tillgodose framtida behov, utan att kräva betydande förändringar eller systembyte, är en avgörande faktor för att säkerställa att er investering är framtidssäker och kan stödja organisations långsiktiga tillväxt.
Leverantörssupport och service
En annan viktig parameter som kanske inte alltid känns självklar att utvärdera är nivån på leverantörsstöd och övrig service som erbjuds. Leta efter en leverantör som tillhandahåller omfattande kundsupport, customer success och regelbundna uppdateringar, utbildning och teknisk assistans. En pålitlig leverantör med ett lyhört supportteam kommer att se till att ni alltid får den hjälp ni behöver, oavsett om det gäller drift, användande eller nya sätt att lösa era behov på. En bra support och ett engagerat customer success-team kommer att stötta er användning av HR-systemet, vilket säkerställer smidig drift, optimal prestanda och säkerställa att er investering lönar sig.
Utvärdera faktorer som leverantörens rykte, kundrecensioner, kundreferenser samt hur tillgänglig supporten är. Adekvat leverantörssupport och service kan göra en betydande skillnad i den övergripande upplevelsen och framgången med att använda ett HR-system.
Utvärdera prissättning och avkastning på investeringen (ROI)
Priset är såklart en viktig faktor när man jämför HR-system men det är också viktigt att inte låta priset vara avgörande. Det är därför viktigt att jämföra priset på rätt sätt. Olika leverantörer paketerar och prissätter olika och det är inte alltid enkelt att jämföra rakt av. En leverantör kan framstå som det billigaste alternativet vid köp och implementering men kan sen visa sig bli dyr i längden på grund av dolda kostnader, avsaknad av bra support, dålig funktionalitet och så vidare. Innan ni börjar jämföra pris, se till att kartlägga de olika lösningarna på ett så tydligt sätt som möjligt så att ni kan jämföra pris över tid samt vad som ingår i priset.
Be gärna leverantören att presentera processen efter köpet, på så sätt får ni en tydlig bild av vad för kostnader och tidsresurser som tillkommer från er sida. Vissa leverantörer presenterar enklare lösning som kan upplevas både enkel och billig att implementera, men implementering av ett HR-system är generellt en komplex process och risken finns att kostnaderna blir stora hos er, eller att rätt resurser saknas.
Så det är viktigt att ni tar hänsyn till kostnaderna för att implementera och underhålla HR-systemet, licensavgifter, implementeringsavgifter och löpande support- och underhållskostnader. Utvärdera systemets avkastning på investeringen (ROI) i termer av det värde det kan tillföra din organisation på lång sikt, såsom förbättrad effektivitet, ökat medarbetarnas engagemang och bättre affärsresultat. Kom ihåg att också ta hänsyn till systemets förmåga att växa eller minska i takt med er organisation, det är en viktig aspekt i prissättningen.
Sammanfattning
Att jämföra HR-system kräver alltså en noggrann utvärdering av ett flertal parametrar. Det finns ingen lösning som passar alla organisationer, att göra en noggrann kravställning och en tät dialog med de olika leverantörerna kommer att hjälpa er att fatta det bästa beslutet.
Att arbeta med HR på ett effektivt sätt är en kritisk aspekt av affärsframgång. Att välja rätt HR-system leder till effektivare HR-processer, ökat medarbetarengagemang och bättre beslutsunderlag vilket i sin tur leder till bättre affärsresultat. Investera därför tid och resurser på att jämföra och köpa in HR-system baserat på dessa parametrar, så sätter ni grunden för att vara väl rustade inför att fatta ett välgrundat beslut som kan gynna organisationen på lång sikt.
