Ett HR-system ger dig översikt över medarbetare samtidigt som det automatiserar tidskrävande och komplexa processer. Det underlättar så klart vardagen för HR-avdelningen, men för att HR-systemet ska fungera som önskat måste det vara lätt att använda och förstå sig på. Oavsett om det är HR som ska ta ut komplexa analyser eller om det är självservice för medarbetare och chefer är användarvänligheten i fokus, ett system är bara till nytta om det används. Så hur designar man något så omfattande som ett HR-system?
Vi tog ett snack med Odd Fagerheim, chefen för UX-teamet på CatalystOne, för att få veta mer om hur man designar ett HR-system.
Odd Fagerheim, chef för UX och produktdesign på CatalystOne.
Vad är UX-design?
Hej Odd! Berätta lite om vem du är och hur din roll i CatalystOne ser ut.
- Hej! Jag är chef för teamet som kallas för Product Design, det består av 5 UX-designers. Min roll handlar om att se till att vi driver bra designprocesser, att vi skapar en helhetsdesign i lösningen och självklart att alla i teamet mår bra, är motiverade och springer åt samma håll. Jag har varit på Catalystone i fem och ett halvt år, men har tjugo års erfarenhet inom UX.
Hur designar man ett HR-system?
- För att kunna designa ett bra HR-system måste man först förstå vilka problem ett sånt system måste lösa och för vem. Det kräver grundlig research för att fånga upp alla olika sorters användarbehov, det är inte ovanligt i branschen att det slarvas i det skedet.
När vi har gjort vår research börjar vi med att bygga på själva ritningen i Figma, det blir något av en prototyp som vi alltid vill validera mot riktiga användare. Detta för att verifiera att vi faktiskt löser de problem som användaren har, men också för att se till att det vi skapar är intuitivt och enkelt att använda.
När processen med ritningar och prototyper är genomförd börjar utvecklarna med att koda in det som produktcheferna och UX har bestämt ska läggas in i systemet. Efter ett antal utvecklingssprintar är det äntligen dags att lansera den nya funktionaliteten som tillför värde till våra användare.
Diskussioner om små och stora detaljer är nödvändiga för att förstå användarnas behov.
Vad är UX-design egentligen?
- UX är en förkortning för User experience, eller användarupplevelse på svenska. Det är väldigt vanligt att man blandar ihop UX med UI-design. UI står för användargränssnitt och handlar om hur systemet ser ut. Det kan vara formen och färgen på en knapp eller utseendet på en inmatningsruta. UX-design handlar å andra sidan om den helhetsupplevelse en användare har av ett system och processen för att skapa denna upplevelse.
Varför är UX-design viktigt och hur stödjer en bra design ett HR-system?
– Det är många faktorer som påverkar det totala värdet av en bra användarupplevelse. Att användarnas behov tillgodoses, att lösningen är enkel att använda, att användarna har förtroende för systemet och att det har ett snyggt visuellt uttryck är några av de viktigaste elementen.
En bra designprocess kommer alltid att arbeta mot att dessa element blir bästa möjliga och som leder till en bra användarupplevelse av systemet.
Att de som ska använda systemet upplever att dessa viktiga element finns på plats i deras HR-system är inte bara trevligt för användarna, utan viktigt för verksamheten. Det är dessutom inte bara viktigt för verksamheten utan också för oss som leverantör. Nöjda kunder stannar längre hos en leverantör än missnöjda. Det är bara så det är.
Vi på Catalystone vill skapa en produkt som våra användare älskar, därför tar vi UX-design på allvar. Vi har stärkt både antalet UX-designers och produktchefer den senaste tiden och kommer att öka resurserna ytterligare i framtiden.
UX-avdelningen i CatalystOne består av (f.v.): Christina Bø, Jacqueline Lømsland Carroza, Mathias Sommerstad, Odd Fagerheim och Mari Simensen.
Hur ser vardagen ut på er UX-avdelning?
- Vardagen för en UX-designer är varierad och väldigt spännande. Den omfattar allt från kreativa processer på övergripande nivå, med engagemang i hela organisationen, till detaljerade ritningar och pixelnoggrannhet.
Eftersom vår uppgift är att skapa något som användarna älskar behöver vi ofta kontakt med dem som i slutändan ska använda sig av det vi skapar. Det innebär involvering och interaktion med kunderna, vilket alltid är otroligt givande då deras input ger både stort värde och mycket bra energi.
Samarbete mellan oss UX-designers är också en viktig del av vår vardag, tack vare att vi har högt i tak för idéer/input och vår genuina gemensamma önskan att skapa något som tillför värde, ger detta oss ett härligt driv framåt.
Att arbeta med UX är helt enkelt roligt!
Samarbete med kunder
Odd fokuserar på användarresan för att förstå var skon klämmer hos kunderna.
Hur mycket är kunderna involverade när något förändras?
- När vi skapar ny funktionalitet eller ändrar befintlig, vill vi alltid få en bra inblick i vad användarnas problem egentligen handlar om och på vilket sätt dessa kan lösas. Vi vill alltid validera hypoteser med möjliga lösningar för att få dem bekräftade eller dementerade. Därför är kundengagemang otroligt viktigt för oss.
Hur stor betydelse har kundernas engagemang i ditt arbete med UX?
- Det är väldigt givande att möta våra engagerade kunder och den input vi får från dem är helt avgörande för att kunna skapa värdefulla lösningar.
Jag upplever att det är unikt bland HCM-leverantörer av vår storlek att involvera kunderna som vi gör. Vi anser oss vara helt beroende av god interaktion med dem i förhållande till användarinsikt och validering samt att vi får feedback om att det är viktigt med en leverantör som gör just detta. Vårt mål är trots allt att skapa en produkt som kunderna älskar och för att uppnå detta behöver vi ett gott engagemang från användarna.
Framåtsträvande produktorganisation
Vardagen för UX-teamet på CatalystOne handlar om att skapa något som användarna älskar.
Hur ser framtiden ut för CatalystOne och för våra kunder?
- Vi jobbar med mycket spännande nu och vi har en väldigt framåtsträvande produktorganisation som kommer att leverera ännu mer användarvärde i framtiden. Och jag säger inte bara så för att jag är en del av CatalystOne, det är nästan helt objektivt!
Tack för att du tog dig tid att föra det här samtalet, vi vet att du har en hektisk vardag.
- Det går hur bra som helst, det är inte ofta vi som jobbar med UX får sprida vårt budskap. Vi hörs igen en annan gång!
