Guide för nya HR-chefer – del 2 - Årshjul för HR

Precis som alla organisationer är olika varandra är inget årshjul för HR det andra likt. Är du dessutom organisationens första HR-chef behöver du förmodligen upprätta och implementera nya rutiner. Men var börjar man?

Lönerevision och medarbetarsamtal är rutiner som varje organisation, på det ena eller andra sättet, vanligen har på plats. ”Börja med dem,” rekommenderar Camilla Hydén Karlsson, CatalystOnes tidigare VP People & Culture. 

När de grundläggande rutinerna är på plats kan du börja arbeta på att ta fram andra rutiner som stödjer organisationens ambitioner och behov. Om medarbetarsamtalen har varit den enda rutinmässiga uppföljningen av de enskilda medarbetarna kan det rekommenderas att införa mer regelbundna och kortare uppföljningar av medarbetarnas arbetsinsatser. ”Statussamtal”, ”One-on-Ones” eller ”Check-ins” – namnen är många, men alla dessa syftar till viktiga tillfällen för kontinuerlig dialog mellan chef och medarbetare. Huvudsyftet med dessa dialoger är att, förutom kontinuerlig feedback både från medarbetare och chef, utvärdera befintliga utvecklingsmål och målsättningar. Eftersom vi lever en i snabbt föränderlig miljö är behovet av uppdateringar av såväl målsättningar som utvecklingsåtgärder stort för att säkerställa engagemang och resultat under hela verksamhetsåret. Övriga uppföljningar handlar om mer informella möten och feedback från kollegor.

Medarbetarundersökningar är en annan process som oftast finns med som en del av årshjulet hos de flesta organisationer. Det är ett utmärkt sätt att skaffa sig värdefull kunskap om potentiella utmaningar, ledarstrategier och rutiner inom din organisation. När du funderar över när under året medarbetarundersökningen ska genomföras bör du tänka på att undersökningsresultaten behöver bearbetas och att slutsatserna ska översättas till genomförbara utvecklingsmål. Därför är det lämpligt att göra medarbetarundersökningarna i rimlig tid innan det årliga utvecklingssamtalet, förslagsvis 2-3 månader innan. En årlig medarbetarundersökning är dock oftast inte tillräckligt för att på daglig basis få grepp om medarbetarnas engagemang. En rekommendation är därför att införa mer frekventa, kortare, undersökningar under året, sk. Puls-mätningar.

För att säkerställa att organisationen har de kompetenser som krävs även i framtiden behöver du en rutin för kompetensutveckling. Vilka utvecklingsprocesser och erbjudanden kan organisationen erbjuda och vad bör ligga på den enskilda medarbetarens initiativ?

När du ska lägga upp din plan för året är första steget är att fastställa HR-årshjulet. Glöm inte att du också måste implementera dessa processer och bistå organisationen med de verktyg som behövs för att kunna genomföra planerade aktiviteter. Det är viktigt och nödvändigt att du gör prioriteringar,  om du tycker att din att-göra-lista börjar bli lite väl lång kan det vara en god idé att följa Camillas råd: ”Sätt dina ambitioner på en rimlig nivå. Du måste inte omedelbart få allt på plats.”

Funderar du på att digitalisera HR med stöd av ett HR-system? ”Först och främst behöver du ha ditt HR-årshjul på plats. Först då kan du digitalisera dess processer”, säger Camilla.

Exempel på aktiviteter till ett årshjul för HR

• Medarbetarsamtal: Genomför kvartalsvisa eller halvårsvisa medarbetarsamtal för att säkerställa kontinuerlig feedback och utveckling.
• Pulsundersökningar: Utför snabba och korta pulsundersökningar för att mäta medarbetares engagemang och välbefinnande under året.

Halvårsvis:

• Uppföljning av utvecklingsmål: Granska och uppdatera medarbetares individuella utvecklingsmål och planer.
• Kompetensutveckling: Utvärdera organisationens kompetensbehov och planera för kompetensutvecklingsaktiviteter.

Årliga aktiviteter:

• Årlig Medarbetarundersökning: Genomför en djupgående medarbetarundersökning och analysera resultaten för att identifiera utmaningar och strategiska områden att fokusera på.
• Utbildningsplanering: Planera och schemalägg utbildningsprogram för att stödja medarbetarnas utveckling och organisationens mål.
• Rekrytering och onboarding: Översyn av rekryteringsprocessen och planera för onboardingsaktiviteter för nya medarbetare.
• Lönerevisioner: Planera och genomför kvartalsvisa eller halvårsvisa lönerevisioner och kompensationsgranskningar.

Ad hoc-aktiviteter:

• Konfliktlösning: Hantera konflikter och problem som uppstår inom organisationen enligt behov.
• Offboarding: Planera för och hantera avslutningen av anställningar, inklusive avslutssamtal och avslutsprocesser.
• Policyuppdateringar: Granska och uppdatera personalhandböcker och policyer vid behov.
• Månatlig rapportering: Samla in och analysera HR-relaterad data för att övervaka trender och resultat.

Implementera årshjul för HR

När du har identifierat de viktiga HR-processerna som ska ingå i ditt årshjul, är nästa steg att säkerställa att de implementeras effektivt. Det innebär att du behöver ta initiativ för att se till att alla relevanta medarbetare och avdelningar är medvetna om och ges möjlighet att följa de fastställda rutinerna. Det kan inkludera att utbilda chefer och medarbetare i nya förfaranden och att tillhandahålla de nödvändiga resurserna och verktygen för att stödja processerna. 

Utvärdering och anpassning av årshjulet

Det är viktigt att komma ihåg att HR-årshjul är inte en statisk plan. Det är viktigt att regelbundet utvärdera och anpassa det för att säkerställa att det fortfarande uppfyller organisationens behov och mål. Du kan planera för regelbundna utvärderingspunkter under året för att analysera hur de olika HR-processerna fungerar och om de behöver justeras. Använd feedback från medarbetare, chefer och ledningsgruppen för att informera om eventuella förbättringar eller förändringar som behöver göras. Flexibilitet är nyckeln till att ha ett framgångsrikt HR-årshjul som kan anpassas till förändrade behov och omständigheter.

Missade du första delen av guiden för HR-chefer? Du hittar den här!

Är det dags att köpa in ett HR-system? Ladda ner vår eboksom innehåller allt du behöver veta om att bygga ett business case för investering i ett HR-system.