Till dig som precis har utnämnts till bolagets första HR-chef i ett företag med ambitionen att bygga upp en professionell HR-funktion: Gratulerar till ditt nya spännande jobb!
Vare sig detta är din första anställning som HR-chef eller om du har flera års erfarenhet är det lite speciellt att vara den första HR-chefen i en organisation. Därför satte jag mig ner med vår HR-direktör – eller som vi kallar det, VP People & Culture – Camilla Hydén Karlsson för att höra vilka tips hon har inför din resa.
Vår guide för nya HR-chefer består av 5 delar:
- Administrativa måsten
- Årshjul för HR
- Kultur
- Nätverkande och ständigt lärande
- Att utvecklas som HR-chef
”Den första fasen, att ordna med det nödvändiga, är ganska självförklarande”, menar Camilla.
Utgångsläget kan variera, men du kommer antagligen att behöva gå igenom eller upprätta en avtalsmall för anställningar och försäkra dig om att du inkluderar nödvändiga rutiner för hälsa, miljö och säkerhet (HMS) och att du bygger upp en databas med personaluppgifter och relaterade dokument. Möjligen måste du också upprätta bolagspolicyer inom olika områden, till exempel för tjänstledighet, försäkringar och resor.
När du prioriterar bland dessa uppgifter är det en god idé att ta reda på vilka lagar och förordningar som gäller för din verksamhet samt kartlägga hur företaget hanterar dessa idag. Det kommer hjälpa dig att identifiera eventuella brister i efterlevnaden och att definiera de områden som bör prioriteras. ”Jag rekommenderar dig att ta kontakt med en jurist eller arbetsgivarorganisation när det gäller dessa områden för att försäkra dig om att alla lagar och förordningar följs”, säger Camilla.
En annan viktig sak att tänka på är föreskrifter om dataskydd för personuppgifter. Den nya dataskyddsförordningen, GDPR, kommer att träda i kraft i maj 2018 vilket innebär att du måste vara noggrann med vilken information du hanterar, vem som har tillgång till den och så vidare.
”Det spelar ingen roll hur aktivt du rekryterar, du behöver ändå ha systematiska rutiner för dem som börjar och slutar på företaget, sk. On- och offboarding”, säger Camilla. Dessa rutiner bör upprättas med fokus på de anställda. Underskatta inte värdet av att ha konsekventa och detaljerade rutiner för detta. Ju högre personalomsättningen är, desto mer bör du prioritera införandet av riktlinjer för nya anställda och anställda som lämnar företaget. För en onboardingprocess kan det vara så enkelt som att det finns en checklista över uppgifter som alla berörda får del av, exempelvis så att IT-avdelningen kan ordna med e-post, beställa telefoner och datorer samt att lönekontoret får alla uppgifter om löner, förmåner, kontonummer etc. Vid offboarding – medarbetare som slutar, behöver du en liknande checklista med punkter som till exempel att avsluta e-postkonto och återlämna passerkort och utrustning.
”Försäkra dig om att medarbetare lämnar företaget med känslan av att ha behandlats väl. Det gör att ni som arbetsgivare får ett gott rykte. Känner de sig illa behandlade påverkar det däremot varumärket negativt. Hur folk pratar om företaget har stor betydelse, särskilt för hur ni ses som arbetsgivare.”
”Se dina administrativa uppgifter som fundamentet för HR-funktionen. Om du får det här på plats får du en bra start”, sammanfattar Camilla.
Är det dags att köpa in ett HR-system? Ladda ner vår handbok som innehåller allt du behöver veta när du ska investera i ett HR-system.
