Digitaliseringen har de senaste åren revolutionerat hur både privat och offentlig sektor bedriver sin verksamhet. För offentlig sektor i Sverige är digitaliseringen en högt prioriterad fråga, som lyftes redan 2017 i regeringens nationella digitaliseringsstrategi "För ett hållbart digitaliserat Sverige". Strategin sätter upp mål om att offentlig sektor ska vara världsledande i att använda digitaliseringens möjligheter för att förenkla vardagen för medborgare och företag.
Utvecklingen av HR i offentlig sektor
Verkligheten är att digitalisering tar tid och även om det inom det offentliga har det skett en hel del utveckling och modernisering, så är det en bra bit kvar innan digitaliseringen är ett faktum. Det senaste året har vi upplevt ett skifte i hur man inom det offentliga väljer att jobba med personaldata och HR. där allt fler väljer att investera i ett HR-system i stället för att fortsätta försöka hantera sina HR-processer i ett lönesystem.
Fördelarna med ett renodlat HCM-system
Det innebär att man öppnar upp för att hantera sin personaldata i ett renodlat HR-system, eller HCM-system som det också kallas. Med ett HR-system på plats blir det möjligt att automatisera och förenkla processer, såsom medarbetarsamtal, kompetensutveckling och frånvarohantering. Tack vare integrationsmöjligheterna är det idag möjligt att låta HR-systemet hantera så kallad HR masterdata, personaldata, i stället för att lönesystemet ska göra det. Eller ännu värre, att personaldata hanteras i ett flertal system eller kalkylark som inte pratar med varandra – stor risk för brott mot GDPR.
Ett område där offentlig sektor har mycket att vinna på digitalisering är alltså inom HR. Har man som offentlig verksamhet inte riktigt kommit i gång med sin digitaliseringsresa, så ser vi många fördelar med att börja just här. Att hantera sin personaldata i ett system, som matar in informationen där den behövs, lägger grunden för ett välmående och strukturerat systemlandskap.
Automatisering och ökad effektivitet
Många kommuner, regioner och myndigheter har idag en utmaning i manuella och tidskrävande HR-processer som leder till onödig administration och bristande insyn. Samtidigt visar SKR:s rapport ”Arbetsmiljön i kommuner och regioner” en ökning i arbetsbelastning de senaste åren. Att digitalisera HR ger så klart ett direkt värde till de som jobbar inom HR, men det får också direkt positiva effekter för chefer och i förlängningen också de anställda.
Med ett HR-system på plats kan chefer på exempelvis ett sjukhus eller en statlig myndighet bättre fördela resurser genom att få överblick över medarbetarnas kompetenser, mål och arbetsbelastning. Detta leder till en jämnare arbetsfördelning, minskad stress och ökad effektivitet, då rätt personer kan sättas på rätt uppgifter vid rätt tidpunkt – vilket gynnar hela organisationen.
Varför ska HR leda digitaliseringsresan då?
Att börja digitaliseringsresan med ett HR-system med masterdata är smart eftersom det skapar en pålitlig och central källa för all personalinformation. Det underlättar integration med andra system, som lön, tidrapportering och IAM, vilket minskar dubbelarbete, säkerställer datakvalitet och effektiviserar verksamheten.
Dessutom ökar det säkerheten och efterlevnaden av regler genom att standardisera hanteringen av känslig data i hela organisationen.
4 skäl till att prioritera digitalisering av HR
- Effektivare processer: Genom automatisering och digitala verktyg kan administrativa uppgifter som schemaläggning av medarbetarsamtal, hantering av kompetensregister och insamling av feedback effektiviseras.
- Datadrivna beslut: Digitala HR-system möjliggör central datahantering av medarbetardata och möjliggör också analys. Det ger bättre underlag för strategiska beslut kring kompetensförsörjning, kompetensutveckling och arbetsmiljö. Detta är särskilt värdefullt givet kraven på offentlig sektors rättssäkerhet och transparens.
- Förbättrad medarbetarupplevelse: Genom självservice-lösningar kan medarbetare få snabbare tillgång till information om sin anställning, följa sin utveckling och förbereda sig för exempelvis medarbetarsamtal. Detta ökar motivation och minskar frustration kring administrativa processer.
- Ökad rättssäkerhet: Dokumentation och spårbarhet i digitala HR-system säkerställer att organisationen följer lagar och avtal, exempelvis GDPR och Arbetsmiljölagen.
Jämfört med privat sektor har offentlig sektor hittills legat efter i digitaliseringen av HR-processer. Det kostar inte bara onödiga pengar, men det bidrar även till att det offentliga inte anses vara en lika attraktiv arbetsgivare. Med långsamma byråkratiska HR-processer och mindre flexibilitet jämfört med privata arbetsgivare, kan det leda till svårigheter att attrahera och behålla kompetenta medarbetare. Vilket i sin tur påverkar kvaliteten på tjänster och ökar arbetsbelastningen för befintlig personal.
Utmaningar för offentlig sektor
Naturligtvis finns det även utmaningar kopplade till digitalisering, oavsett om det rör sig om en privat eller offentlig organisation. För att kunna digitalisera, automatisera och strukturera upp sina HR-processer kräver det ju exempelvis först en kartläggning och genomgång av dessa. Dels utifrån nuläge, dels utifrån önskat läge. Att veta vad man vill uppnå och vilka behov digitaliseringen ska fylla är grundläggande för att veta vilken typ av funktionalitet man ska leta efter. Utöver det finns det höga krav på säkerhet, lagar och regler att förhålla sig till. Inom det offentliga behöver man förhålla sig till LOU och den process som kommer med offentlig upphandling. Här blir det extra viktigt att tidigt kroka arm med leverantörerna och med deras hjälp ta reda på vad era behov är och på vilka olika sätt dessa kan mötas. Det kommer att underlätta arbetet med kravspecifikation och upphandlingsmaterial när det väl är dags. För mer inspiration om hur man upphandlar ett HR-system, läs mer här.
