Att upphandla ett HR-system är en viktig och strategisk process för många offentliga organisationer. Dels blir systemet en central del i IT-landskapet, dels kommer det att användas i någon mån av alla anställda. Att upphandla ett HR-system, eller egentligen vilket IT-system som helst, kan vara en komplex process. Det är viktigt att säkerställa att man väljer det bästa systemet för organisationens behov samtidigt som man skapar möjligheter för en sund marknadsrelation. I detta inlägg kommer vi att titta närmare på några viktiga riktlinjer för att effektivt hantera upphandlingen av HR-system genom LOU.
Vad är LOU och vem omfattas?
LOU, kort för Lagen om Offentlig Upphandling, är ett övergripande regelverket för hur offentlig upphandling i Sverige ska gå till. LOU är en av de lagar som reglerar den svenska offentliga sektorns inköp av varor och tjänster, lagen omfattar statliga och kommunala myndigheter, såsom beslutande församlingar i kommuner och landsting, samt flertalet kommunala och en del statliga bolag.
Lagen, som utgår från ett antal EU-direktiv, syftar till att alla leverantörer ska behandlas jämlikt vid upphandlingar. Att inte följa regelverket kan innebära att upphandlingen överklagas till domstol och avbryts. Även ingångna avtal kan ogiltigförklaras och skadestånd kan utdömas.
Det är alltså viktigt att ta hänsyn till lagen, men trots det styrda förfarandet finns det ändå goda möjligheter att vara flexibel och köpa in det system som passar organisationen bäst.
Initiera leverantörsdialoger för bättre resultat
Innan upphandlingsarbetet påbörjas är det klokt att inleda dialoger med potentiella leverantörer. Genom att bjuda in till en öppen dialog i förväg kan man få en bättre förståelse för vad marknaden har att erbjuda och vilka lösningar som kan vara mest lämpliga för ens organisation.
Förutom en tidig dialog med leverantörer rekommenderar vi också att publicera en RFI (Request for Information) med relevant underlag för att samla in synpunkter från marknaden. Detta ger en unik möjlighet att dra nytta av leverantörers expertis och perspektiv. Det är dock viktigt att komma ihåg att den feedback du får från en RFI eller dialog med leverantörerna bör användas för att förbättra upphandlingsdokumenten. Var lyhörd till vad marknaden har att säga, de är ju trots allt experterna! Upphandlingsmaterialet kan också behöva uppdateras för att bättre motsvara vad leverantörerna kan erbjuda.
Det är alltså viktigt att se till att planera in gott om tid för att hantera resultaten, det kan även krävas tid för beslut i projektgruppen eller översyn av befintliga processer.
Ibland kan det också vara nödvändigt att anpassa vissa specifika krav, om de driver upp kostnaderna eller på annat sätt begränsar leverantörernas möjligheter att lämna anbud.
Fokus på bör-krav för att maximera valmöjligheter
Beroende vilken typ av produkt eller tjänst det är som upphandlas kan kraven och kravspecifikationerna se väldigt olika ut. Upphandlar man exempelvis en medicinteknisk produkt så är det fullt rimligt att det ställs ”skall-krav” gällande viss storlek, form eller ibland även färg.
Men upphandlar man ett HR-system, eller vilket IT-system som helst, och ställer krav på knappfärg eller exakt hur en process skall lösas, riskerar man att begränsa leverantörernas möjlighet att delta i upphandlingen.
Vid upphandling av HR-system bör man alltså undvika att ställa krav på hur leverantörerna ska lösa en process utan istället ställa krav på att deras system ska lösa den.
Så när det är dags att formulera krav för upphandlingen av HR-system är det viktigt att undvika att ställa för många absoluta "skall-krav". Istället bör man fokusera på "bör-krav", som beskriver de önskade egenskaperna och funktionerna utan att vara absolut nödvändiga. Uppfyllnad av bör-krav används därefter i utvärderingsmodellen där leverantörer som uppfyller fler bör-krav erhåller högre kvalitetspoäng (mervärde). Detta skapar en större flexibilitet för leverantörer att presentera olika lösningar och ger upphandlande organisationer en bredare uppsättning alternativ att utvärdera.
Upphandlingsförfarandet kan vara avgörande
Att välja ett upphandlingsförfarande som innefattar förhandling och dialog ser vi som ytterligare ett steg på vägen för att säkerställa att både leverantörer och den upphandlande organisationen har möjlighet att förstå varandras behov och förväntningar. Genom att öppna upp för denna typ av interaktion kan man skapa förutsättningar för att utforma ett mer anpassat och kvalitativt anbud samtidigt som man säkerställer möjligheten att utvärdera alla aspekter av anbudet grundligt.
Tydliga mål kring HR-systemets nytta för verksamheten
En investering i ett HR-system är inte bara en investering för HR, utan för hela verksamheten. Det handlar i grunden om att stärka verksamhetens förmåga att få kontroll över sin medarbetardata och organisation, samtidigt som man möjliggör att processer automatiseras och förenklas. Det i sin tur bidrar oftast till ekonomiska fördelar för organisationen. Det är viktigt att HR-systemet ska ge bra stöd för att uppnå verksamhetens mål. Medarbetarna behöver ett system som är ändamålsenligt och användarvänligt. Målen och nyttan med det HR-systemet ska finnas beskrivna för alla berörda delar av verksamheten. Projektgruppen ansvarar för att en sådan målbeskrivning skapas, kommuniceras till användarna och finns med i upphandlingsförfrågan. Leverantören ansvarar sedan för att beskriva hur deras HR-system bidrar till att uppfylla de målen.
Säkerställ en gemensam grund
Ett återkommande problem i upphandling av IT-system, som ju ett HR-system är, är att leverantören, användarna och upphandlaren inte använder gemensamma begrepp. En lösning som då har visat sig effektiv är att beskriva arbetsprocesser och målbild, vad ni önskar att uppnå och vilken funktionalitet är grundläggande för era behov. En kravspecificering som gör det möjligt för alla att ge synpunkter utan missförstånd. Men det säkerställer också att leverantören får en möjlighet att visa på vilket sätt just deras system uppfyller era behov av systemstöd. Det är alltså bra att tidigt ha en genomgång av begreppen för att hitta gemensamma definitioner.
Att upphandla HR-system genom LOU är en komplex process som kräver noggrann planering och strategi. Genom att initiera leverantörsdialoger i förväg, fokusera på bör-krav istället för skall-krav samt använda förhandling och dialog under upphandlingsprocessen kan man öka chanserna för att uppnå framgångsrika resultat som gynnar både den upphandlande organisationen och leverantörerna på marknaden.
Har du frågor eller vill veta mer om hur du kan effektivisera upphandlingen av HR-system? Kontakta oss gärna för ytterligare rådgivning och stöd.
