Sigma er et av Sveriges største privateide konsulentselskaper med 5.000 medarbeidere fordelt på 15 kontorer i fem land.
Å lansere en tydelig HR/IT-strategi for alle Sigma-selskaper, med felles, effektive digitale prosesser.
Sigma-konsernet ønsket én felles kilde til masterdata med mulighet for å automatisere prosesser for å oppnå økt effektivitet, kvalitet, sikkerhet og sporbarhet samt bedre etterlevelse av GDPR, ISO og kundekrav. Ettersom Sigma er en kompleks virksomhet, må de ulike delene av konsernet kunne gjøre egne tilpasninger for å sikre størst mulig verdiskapning for både konsernet og hvert enkelt selskap.
Virksomheten har en dynamisk arbeidsstyrke med en medarbeideromsetning på 25% hvert år. Dette betyr mye administrativt arbeid for både HR- og IT-avdelingen i forbindelse med onboarding og offboarding av medarbeidere. I forbindelse med pandemien oppsto det også et stort behov for å hente tilbake tidligere medarbeidere.
For å gjøre medarbeideropplevelsen bedre og styrke selskapets renommé som arbeidsgiver og dermed øke konkurranseevnen, ønsket Sigma å gi HR-avdelingen en sentral rolle i digitaliseringen. Et annet viktig mål var å legge til rette for et aktivt og effektivt lederskap der lederne får mer tid til medarbeiderne sine.
Dette var det første prosjektet som ble gjennomført på tvers av hele Sigma-konsernet. Takket være solid innsats fra alle selskapene ble det mulig å etablere kommunikasjonslinjer, utveksle erfaringer om personalprosesser, lære av hverandre og løse kritiske problemer.
Gjennom implementeringen av en felles HCM-løsning har Sigma fått et system der alle prosesser er koblet sammen og som er mer relevant, åpent og tilgjengelig for alle medarbeidere. Interne undersøkelser viser dessuten at lederne er fornøyde.
I dag jobber flere enn 300 ledere ut fra en strukturert prosess som gir bedre IT-sikkerhet, økt effektivitet og gjør det enklere å være en god leder.
-For at vi skulle lykkes, var det viktig å få interne aktører med på laget på et tidlig tidspunkt, peke ut ledere som forsto bakgrunnen for beslutningen, sørge for at styringsgruppen var med hele veien og ikke minst ha et godt samarbeid med CatalystOne. Det er helt avgjørende å bygge et sterkt partnerskap med leverandøren, sier IT-direktør i Sigma, Christian Malmberg.
HR-avdelingen bruker nå 50% mindre tid på nyansettelser
og 75% mindre tid på medarbeideradministrasjon.
IT-avdelingen bruker 40% mindre tid på personalspørsmål rundt maskinvare, lisenser og abonnementer.
-Da pandemien kom, gjorde HR-systemet at ledere kunne bruke tiden sin på det som trengtes mest, nemlig å ta seg av medarbeiderne. Ledere måtte bruke mye tid på å hjelpe og støtte bekymrede medarbeidere, og dette var mulig siden de nå kunne hente ut oppdatert medarbeiderinformasjon med bare et tastetrykk. Med HR-systemet kunne man også håndtere permitteringer og diskutere med fagforeningen og de ansatte. Et annet viktig aspekt var prosessen med å få tilbake tidligere medarbeidere. - Eva Olsson, senior prosjektleder og virksomhetsutvikler.
Det nye systemet har gjort selskapet mer robust i møte med endringene som covid-19-pandemien har tvunget frem, ved hjelp av for eksempel:
Sigma vant "Årets HR-systemprosjekt" i 2020 - og i den anledning holdt vi et webinar der de fikk dele tips og erfaringer rundt prosjektet. Webinaret er ferdig innspilt og tilgjengelig, følg lenken under.
Sigma-konsernet hadde behov for å redusere antall manuelle prosesser, forbedre datasikkerheten og tilby en moderne, digital medarbeideropplevelse. Sigma er en global virksomhet med syv ulike selskaper og hadde behov for en fleksibel, men felles løsning for hele konsernet. De ulike selskapene hadde ulike behov, men alle stilte høye krav til kvalitet og fleksibilitet, samt ønsket å kunne gjøre tilpasninger og ta raske beslutninger.
Svaret for Sigma ble å implementere CatalystOne, og i samarbeid med ledere i hele konsernet utvikle en felles plattform som er fleksibel nok til at hvert enkelt selskap kan gjøre justeringer og legge til funksjoner ut fra egne behov. I dag jobber mer enn 300 ledere ut fra en strukturert prosess som gir bedre IT-sikkerhet, økt effektivitet og gjør det enklere å være en god leder.
Sigma har klart å redusere tidsbruk på HR-administrasjon med 50-75% prosent (for HR, ledere og lønnsavdelingen) og tidsbruk på IT-avdelingen for HR-relaterte saker med 40%. I dag har selskapene i Sigma-konsernet systematiserte og gjennomtenkte prosedyrer som skaper betydelig merverdi og engasjerer medarbeiderne på en positiv måte. Systematiseringen av prosessene har gitt bedre etterlevelse av GDPR, ISO, IT-sikkerhetsrutiner og kundekrav. I tillegg har prosjektet styrket de interne relasjonene både sentralt og lokalt ved at man har etablert nye rutiner for utveksling av erfaringer. Det har blitt enklere både å diskutere og iverksette forbedringstiltak, som nå gjennomføres med mindre behov for endringsledelse og opplæring enn før.
Ett sett med masterdata gir mulighet for å automatisere og effektivisere prosesser og setter personalavdelingen i førersetet for digitaliseringen.
“Vi har redusert tidsbruken til personaladministrasjon med mer enn 50 prosent og IT-avdelingens tidsbruk til personalsaker med 40 prosent. Etter at vi tok i bruk CatalystOne, har vi fått tilbakemeldinger fra lederne som egentlig sier det meste, som «hvordan greide vi oss før?» – og dette er bare begynnelsen.”
– Eva Olsson, virksomhetsutvikler i Sigma IT
