IT-sikkerhet og tilgangskontroll er grunnleggende konsepter, men de kan fortsatt utgjøre betydelige utfordringer for mange organisasjoner. I denne artikkelen ser vi på hvordan et Human Capital Management (HCM)-system kan være avgjørende for organisasjoners identitets- og tilgangshåndtering (IAM) samt brukertilgang. Dette er spesielt relevant for mellomstore organisasjoner, hvor kompleksiteten i systemene er høy, men ressursene ofte er begrensede. I slike situasjoner kan et tett samarbeid mellom HR- og IT-avdelinger føre til en mer intelligent, sikker og automatisert tilnærming til tilgangsstyring, noe som gir fordeler for både IT og HR.
Et HCM-system er kjernen i håndteringen av medarbeiderdata – fra onboarding til offboarding. HR er ansvarlig for å registrere og oppdatere informasjon om de ansatte, men uten en effektiv kobling til IT betyr dette ofte manuelle prosesser som kan føre til feil, sikkerhetsrisiko og ineffektivitet.
Når HCM-systemet integreres med IAM-løsninger som Microsoft Entra ID (tidligere kjent som Azure AD), kan det fungere som en "Single Source of Truth" for medarbeiderdata. Dette betyr at:
Nye ansatte får automatisk de riktige tilgangsrettighetene fra dag én.
Rolle- og stillingsendringer oppdateres umiddelbart i IT-systemene.
Tilgang til systemer fjernes automatisk når en ansatt slutter, noe som reduserer sikkerhetsrisikoen.
Mindre utgifter til lisenser som ikke lenger er i bruk, noe som kan føre til betydelige besparelser.
Dette sikrer at kun autoriserte medarbeidere har tilgang til virksomhetens kritiske systemer og informasjon. Dette eliminerer manuelle feil og reduserer risikoen for datainnbrudd, ettersom tilganger ikke lenger opprettes eller opprettholdes basert på ustrukturerte prosesser.
Brukertilgang handler om å gi og fjerne brukertilgang på en strukturert måte. Med en integrasjon mellom et HCM-system og et IAM-system kan organisasjoner automatisere hele denne prosessen, noe som har flere fordeler:
Redusert administrasjon og økt effektivitet: IT-avdelingen trenger ikke lenger å opprette, justere og slette brukere manuelt i ulike systemer, noe som er både tidkrevende og repetitivt arbeid.
Økt sikkerhet og etterlevelse (compliance): Automatisert deprovisjonering (avslutning av bruker) sikrer at tidligere ansatte ikke har tilgang til bedriftsdata etter at de har sluttet – en viktig faktor for å overholde GDPR.
Automatisert brukertilgang gjør det også enklere for bedriften å reagere raskt på organisatoriske endringer. Når en ansatt bytter avdeling eller får nye ansvarsområder, kan tilgangsrettighetene justeres i sanntid slik at de passer til den nye rollen.
Ved å sentralisere tilgangsstyringen gjennom et IAM-system som bygger på HCM-data, kan bedriften også implementere prinsipper som:
Én sannhetskilde: Det finnes bare ett system som inneholder alle medarbeiderdata og informasjon om medarbeidernes roller og tilgangsrettigheter.
Least Privilege Access: De ansatte får bare tilgang til de systemene de trenger, basert på rollen sin.
Audit Trails og rapportering: IT-avdelingen kan overvåke hvem som har tilgang til hvilke systemer, og dokumentere endringer for å oppfylle compliance-krav.
Et sterkt IAM-rammeverk koblet til et HCM-system kan også støtte multifaktorautentisering (MFA), noe som styrker sikkerheten ytterligere og reduserer risikoen for uautorisert tilgang.
For både HR og IT gir et velfungerende samspill mellom HCM, IAM og brukerklargjøring en sterkere og sikrere organisasjon. HR sørger for at masterdataene er oppdaterte, mens IT kan bygge en sikker og effektiv tilgangsstruktur som beskytter organisasjonen mot både interne og eksterne trusler.
Mellomstore organisasjoner har ofte færre ressurser til å administrere tilgangsrettigheter manuelt, noe som gjør automatisering enda viktigere. Ved å utnytte integrasjonen mellom HCM og IAM kan man oppnå tidsbesparelser, økt etterlevelse og en sikrere arbeidsplass.
For å få mest mulig ut av et nytt HCM-system er det viktig at HR og IT jobber tett sammen. Her er noen konkrete tips til hvordan dere kan finne felles verdier og utvikle et felles business case:
Organiser en serie workshops med representanter fra både HR og IT. Diskuter aktuelle utfordringer og muligheter, og identifiser hvilke fordeler en integrert løsning kan gi. Fokuser på prinsipper som Single Source of Truth, Automated Provisioning og Least Privilege Access - og sørg for at alle bruker de samme begrepene, slik at kommunikasjonen blir konsekvent.
Sett deg mål for hva du ønsker å oppnå med et nytt HCM-system, for eksempel reduksjon av manuelle prosesser, økt etterlevelse, raskere onboarding og bedre lisenshåndtering. Utvikle KPI-er for å måle effekten av integrasjonen mellom HCM og IAM.
Gjør en grundig analyse av dagens systemer og prosesser. Sammenlign disse med hva et moderne HCM-system med integrert IAM kan tilby. Dette kan omfatte tidsbesparelser, reduserte lisenskostnader og økt sikkerhet. Ta kontakt med oss for referanser og eksempler på beste praksis.
Ta med både de økonomiske besparelsene og de strategiske fordelene ved å investere i et nytt HCM-system. Beskriv hvordan systemet vil støtte både HRs masterdatahåndtering og ITs behov for sikkerhet og compliance. Det kan være nyttig å involvere eksterne eksperter eller konsulenter for å validere antagelser og estimater – og CatalystOne hjelper gjerne til med slike analyser.
Lag en detaljert plan som beskriver hver fase av implementeringen, inkludert integrasjon med eksisterende IAM-systemer, opplæring av ansatte og løpende support. Identifiser potensielle risikoer, og lag en plan for hvordan både tekniske og organisatoriske aspekter skal håndteres.
Ved å følge disse tipsene kan HR og IT samarbeide om å utvikle et business case som tydelig illustrerer hvordan et integrert HCM-system kan tilføre verdi og styrke organisasjonens generelle digitale sikkerhet og effektivitet.
Vil du vite mer om hvordan et HCM-system kan bli en sentral del av organisasjonens IT-landskap? Kontakt oss for en uforpliktende prat om mulighetene.