Sikker, skalerbar og effektiv håndtering av medarbeiderdata er et hett tema i HR-bransjen. Stadig flere organisasjoner ser fordelene ved å investere i et HR-system med masterdata. Med et system på plass kan analyser av medarbeiderdata brukes til å underbygge forretningsbeslutninger og skape trygge, sikre og mer nøyaktige prosesser i virksomheten.
Lønnssystemer er designet for å håndtere lønnsprosessen på en god måte, men de er ikke designet for å gi en helhetlig oversikt over medarbeidernes kompetanse, mål og utviklingsbehov. Fordi lønnssystemer mangler dybdedata om organisasjonens viktigste ressurs, medarbeiderne, mangler de også muligheten til å gjøre dypere analyser.
Med et HR-system på plass som kan håndtere medarbeiderdata/HR-masterdata, kan HR aktivt arbeide med å optimalisere prosessene som støtter opp om virksomhetens strategiske mål på lang sikt. Det gir også en bedre medarbeideropplevelse og smidigere prosesser for lederne. Men alt dette krever tilgang til gode HR-masterdata. Som systemleverandør ser vi i CatalystOne at det ofte oppstår en vanlig fallgruve her: Troen på at et lønnssystem er tilstrekkelig for å håndtere HR-masterdata.
Hva er egentlig HR-masterdata?
HR-masterdata kan best beskrives som en sentralisert database som inneholder all informasjon en bedrift trenger å lagre om sine ansatte. Et vanlig begrep når man snakker om denne typen informasjon, er «medarbeiderdata», men vi liker å skille mellom medarbeiderdata og HR-masterdata. Når vi snakker om HR-masterdata, gjør vi det nemlig for å beskrive en database der dataene lagres på ett sted og fungerer som én sannhetskilde for alle andre systemer, prosesser eller HR-avdelinger som har behov for å bruke disse dataene.
Med en slik database på plass kan du integrere den med andre systemer som trenger disse dataene for å fungere, for eksempel et rekrutteringssystem, integrasjon med AD eller et lønnssystem.
Med en slik løsning lagres dataene på ett sted, og du slipper å oppdatere flere systemer manuelt hver gang det skjer en endring. Tenk deg å måtte gå inn i et dusin systemer hver gang en ansatt flytter, bytter telefonnummer, får lønnsforhøyelse osv. Det er uholdbart og innebærer en høy risiko for feil inntasting.
Disse masterdataene danner dermed grunnlaget for all administrasjon knyttet til organisasjonens ansatte. Tilgang til den typen innsikt som et HR-system med masterdata kan gi, er nærmest et must for at HR-avdelingen skal kunne utføre sine oppgaver på en effektiv måte og støtte organisasjonens strategiske mål.
Eksempler på HR-masterdata:
- Personopplysninger: Navn, adresse, personnummer, kontaktinformasjon.
- Ansettelsesinformasjon: ansettelsesdato, ansettelseskontrakt, rollebeskrivelse, omfang (f.eks. heltid/deltid), lønnsnivå.
- Kompetanse og opplæring: CV, opplæringshistorikk, kvalifikasjoner, sertifikater.
- Karriereutvikling: stillinger, forfremmelseshistorikk, etterfølgerplanlegging, prestasjonsstyring.
- Prestasjoner og medarbeidersamtaler: medarbeidersamtaler, evalueringer, mål og resultater.
- Personvern og sikkerhetsinformasjon: Rollebaserte autorisasjoner, gradert informasjon, arkivering av informasjon.
Uten tilgang til denne typen informasjon blir det svært vanskelig for HR å arbeide på et strategisk nivå, i hvert fall på en effektiv måte, der informasjonen er lett tilgjengelig og kan brukes på ulike måter alt etter hvilke behov som oppstår.
Så hvorfor er ikke et lønnssystem løsningen?
Det enkle svaret er at lønnssystemene rett og slett ikke har de relevante medarbeiderdataene som trengs for å støtte HR. Lønnssystemer er utviklet for å håndtere lønnsprosessen på en god måte - og det gjør de! De er imidlertid ikke laget for å gi en helhetlig oversikt over medarbeidernes ferdigheter, mål og utviklingsbehov. Fordi lønnssystemene mangler mer dyptgående data om organisasjonens viktigste ressurs, medarbeiderne, mangler de også muligheten til å gjøre dypere analyser. Dette gjør det i sin tur vanskelig å hente ut analyser, rapporter eller beslutningsstøtte som trengs i det strategiske HR-arbeidet.
Et lønnssystem håndterer vanligvis grunnleggende informasjon om den ansatte, som navn, lønnsnivå, personnummer og bankkonto, det vil si akkurat de medarbeideropplysningene som er relevante for å utbetale riktig lønn til riktig person til riktig tid.
Tidkrevende administrasjon og GDPR
Vi har sagt det før, men det tåler å gjentas. Å bruke et begrenset system for HR-masterdata (eller enda verre, et regneark) er i de fleste tilfeller et administrativt mareritt. Data må eksporteres, kobles sammen, sammenlignes, oppdateres manuelt... Lønnssystemer er som regel heller ikke enkle å integrere med andre systemer, noe som betyr at medarbeiderdata må legges inn manuelt i flere ulike systemer, for eksempel for rekruttering eller medarbeiderengasjement. Du ender opp med overkvalifiserte HR-medarbeidere som bruker dagene sine på å oppdatere medarbeiderinformasjon, ettersom lønnssystemene har begrenset tilgang og funksjonalitet.
Det er også slik at manuell håndtering øker risikoen for feilaktig dataregistrering. Når medarbeiderdata må håndteres utenfor et system, er det i tillegg stor risiko for at sensitiv informasjon kommer på avveie, sendes via e-post eller lagres feil, noe som kan føre til brudd på personvernforordningen.
Hva er den enkleste løsningen?
Den enkleste måten å jobbe med HR på en effektiv og strategisk måte er å investere i et dedikert HR-system. Disse er utviklet med tanke på HR-avdelingenes behov, og mange HR-systemer har muligheten til å samle inn og lagre alle typer medarbeiderdata. Dette gjør et godt HR-system til en sentral del av systemlandskapet, som kan integreres med alle andre systemer som trenger tilgang til medarbeiderdata - inkludert lønnssystemet. Dette sikrer at alle systemer kontinuerlig oppdateres med nøyaktige data. HR-systemet fungerer som én kilde til sannhet og sender relevant informasjon til andre systemer, og de andre systemene kan igjen sende informasjon tilbake til HR-systemet.
Takket være tilgangen til den avanserte funksjonaliteten som mange HR-systemer har, forenkler det prosessene rundt rekruttering, on- og offboarding, kompetanseutvikling, lønnsjusteringer og, fremfor alt, HR-analyser.
I tillegg til å forenkle og automatisere en stor del av HR-prosessene, tilbyr mange HR-systemer også kraftige analyseverktøy, skreddersydde rapporter og konfigurerbare maler. Dette muliggjør analyser på høyt nivå, noe som kan gi ny, men fremfor alt pålitelig innsikt som støtte for vanskelige forretningsbeslutninger.
Konklusjonen er at smart og effektiv håndtering av medarbeiderdata er et skritt i riktig retning mot en mer strategisk HR-avdeling som jobber aktivt for å nå organisasjonens overordnede mål.
Ved å investere i et dedikert HR-system, der HR-masterdata kan sentraliseres og integreres med andre systemer, kan organisasjonen sikre at nøyaktig og oppdatert informasjon brukes til å drive beslutninger og prosesser fremover. Denne tilnærmingen reduserer ikke bare risikoen for feil og øker effektiviteten i de administrative prosessene, men åpner også for avanserte analyser og innsikt som kan understøtte strategiske forretningsbeslutninger.
Hvis du vil lese mer om ulike typer HR-systemer, kan du gjøre det her.
