For HR-ledere i offentlig sektor er innkjøp av et nytt HR-system en krevende prosess. Regelverket er strengere enn i privat sektor, og det kan være utfordrende å få oversikt over alle forskrifter og anbudsregler – samtidig som man prøver å kartlegge hvilke funksjoner og krav som bør inngå i HR-systemet.
For å lykkes med innkjøpet er det viktig å ta en helhetlig tilnærming. Det betyr å involvere alle relevante interessenter i prosessen, og å gjøre grundig research for å finne den beste løsningen.
I denne artikkelen får du oversikt over de viktigste punktene å tenke på ved planlegging av innkjøp av HR-system i offentlig sektor, og hvordan du som HR-leder kan lykkes med innkjøpet.
Les videre for å lære mer!
Sørg for intern forankring
Et HR-system er en sentral komponent og premissleverandør i IT-landskapet, som via integrasjoner forsyner andre systemer med essensiell informasjon som f.eks. data om ansatte (masterdata) og grunnlag for utbetaling av lønn. Dette vil gi merverdi for hele organisasjonen, men det er viktig å involvere alle berørte avdelinger så tidlig som mulig i prosessen for å sikre intern forankring og at ingen føler at dette er noe som er blitt dyttet på dem.
HR-avdelingen bør derfor sette seg ned sammen med IT og lønnsavdelingen så tidlig som mulig for å belyse de forskjellige vinklene og gevinstene av et HR-system. Økonomiavdelingen bør også involveres på et tidlig tidspunkt. IT kan bidra til å definere krav til integrasjoner og sikkerhet, mens økonomisjefen kan gi innsikt i hvordan systemet kan bidra til forretningsmål og hvilke økonomiske rammer som gjelder.
Gjennom intervjuer, undersøkelser og workshops kan man deretter samle inn tilbakemeldinger og forstå de unike behovene og kravene til organisasjonen din. Dette vil sikre at HR-systemet du velger dekker behovene til alle interessenter, og at prosjektet er i overenstemmelse med alle krav og regler.
Gå i dialog med leverandørene
I de fleste tilfeller vil det være umulig å forutse alle behov og funksjonaliteter som skal dekkes av HR-systemet når man utarbeider en kravspesifikasjon. Det er derfor en god idé å kartlegge hvilke anskaffelsesformer som er tilgjengelige og velge den som gir størst mulighet for dialog med leverandørene. Det er lov å ha dialog med leverandørene i markedet så lenge man behandler de likt, ikke gir urimelig konkurransefordeler og unngår å røpe forretningshemmeligheter. Dialog vil bidra til å gi større forståelse av behovene dine og dypere innsikt i hvorfor du trenger et HR-system. På den måten gir du deg også rom for å endre syn underveis på hva det egentlig er du trenger, i takt med at du lærer og forstår mer.
(Hentet fra anskaffelser.no)
Ved å tilrettelegge for utvikling underveis i prosessen hindrer man at man låser seg fast i spesifikasjoner som kanskje ikke dekker det man egentlig har behov for. Det gjør det også lettere for leverandørene å tolke hva du er ute etter, og hele prosjektet blir til en modningsprosess for begge parter. Dette vil være med på å sikre at du ender opp med den leverandøren som forstår deg best og kan levere det riktige produktet.
En tommelfingerregel er å formulere krav som beskriver hva som skal løses, og unngå å fortelle leverandørene hvordan det skal løses. Da åpnes mulighetsrommet opp for ulike måter å løse et behov på. Ut over selve kravspesifikasjonen er det avgjørende å beskrive et tydelig målbilde; hvorfor skal man ha et HR-system og hvilke overordnede behov er det HR-systemet skal bidra til å løse.
Les mer om hvilke anskaffelsesformer du kan velge mellom på anskaffelser.no.
Unngå digitalisering for digitaliseringens skyld
Det har vært en betydelig økning i digitaliseringen av offentlige tjenester gjennom flere tiår, og offentlige organisasjoner må forholde seg til stadig mer skjerpede krav om dette. Samtidig er det viktig å være bevisst på at digitalisering ikke bør være et mål i seg selv, men et virkemiddel som skal gi høyere kvalitet på prosesser, forbedret datakvalitet og innspart tid og ressursbruk.
Et digitalt HR-system er kostnadsbesparende og hever kvaliteten gjennom eliminering av dobbeltarbeid og innføring av mer transparente og strømlinjeformede prosesser. Dette vil frigjøre tid til menneskelig kontakt, gi større rom for strategisk arbeid og føre til bedre samarbeid mellom avdelinger. Det er dette som er det egentlige målet med digitaliseringen.
Velg leverandøren som forstår dine behov
Når du til slutt skal velge leverandør må du selvsagt forholde deg til budsjett og funksjonelle krav, men her kommer dialogaspektet inn igjen. Det er klokt å velge den leverandøren som forstår dine behov, og som du kjenner har den beste kulturelle matchen med deg og din organisasjon.
En god leverandør skal også være rådgiver og støttespiller. Implementering av et nytt HR-system kan ta tid og være en slitsom prosess, så da er det viktig at du velger den leverandøren som vil støtte deg gjennom hele prosessen – og ikke minst etter at løsningen er tatt i bruk.
Konklusjon
Det er avgjørende å få med seg IT, lønn og evt. økonomiavdelingen for å forankre anskaffelsen av et nytt HR-system i budsjettet og sikre intern forankring i organisasjonen. Velg deretter den innkjøpsformen som gir størst mulig rom for dialog med leverandørene. Dette vil hjelpe deg med å avdekke nye behov og hindre at du låser deg fast i spesifikasjoner som kanskje ikke dekker behovet ditt. Prøv også å være bevisst på hva som er målet med digitaliseringen. Disse punktene vil forhåpentligvis forenkle innkjøpsprosessen og gjøre det litt enklere å velge leverandør av ditt nye HR-system.
Ta kontakt hvis du trenger flere råd om innkjøp av HR-system. Vi hjelper deg gjerne!
