Gratulerer med ny jobb!
Å begynne som HR-ansvarlig i et nytt selskap kan være både utfordrende og spennende på samme tid. Enten du er erfaren eller ny i rollen er det viktig at du tar deg tid til å bli kjent med organisasjonen og menneskene som jobber der. Det vil gi deg en god forståelse av organisasjonens behov og hvordan du skal prioritere innsatsen din.
Som leverandør av HR-systemer møter og jobber vi daglig med HR-ledere i en rekke ulike bransjer. Vi har derfor satt sammen noen tips som kan hjelpe deg i din nye rolle. Her er noen av de viktigste tingene en ny HR-sjef bør tenke på:
1. Forstå organisasjonens virksomhet og forretningsstrategi
I dag er det stadig vanligere at HR-ledere er en del av ledergruppen, noe som gir dem enda større muligheter til å påvirke og drive frem HR-relaterte spørsmål i organisasjonen. Derfor er det viktig å sette seg inn i bedriftens virksomhet, mål og forretningsstrategi på et tidlig tidspunkt. Denne innsikten vil hjelpe deg med å forstå hvilke HR-spørsmål som er mest relevante for organisasjonen for øyeblikket, og hvordan HR kan jobbe mot de overordnede målene. Ta deg tid til å møte de ulike lederne, avdelingene og noen av de ansatte. Dette vil hjelpe deg med å forstå deres behov og utfordringer og hva avdelingen din kan bidra med.
2. Identifisér HR-områdene som trenger mest oppmerksomhet
Når du føler at du har begynt å få en grunnleggende forståelse av bedriftens virksomhet, er det på tide å begynne å identifisere og prioritere de HR-områdene som trenger mest oppmerksomhet. Som HR-leder vil du ha det overordnede ansvaret for å støtte lederne på områder som kompetansestyring, lederutvikling, rekruttering, arbeidsrett, fagforeningsforhandlinger, rehabilitering, retningslinjer, lønn, personalforsikring og pensjon.
Det er imidlertid ikke en fornuftig tilnærming å begynne å revidere og bygge opp prosesser for alt på en gang. Hvis du har et klart bilde av hvilke HR-områder som trenger mest oppmerksomhet her og nå, kan du prioritere arbeidet ditt og fokusere på de områdene som vil ha størst innvirkning på organisasjonen.
3. Bygg opp din HR-avdeling
Teamet ditt er din viktigste ressurs for å nå målene du har satt deg. Ta deg derfor tid til å bli kjent med dem og deres måte å jobbe på før du begynner å endre på ting. Ved å identifisere hva hver enkelt person gjør, hvordan prosessene deres ser ut og hvilken kompetanse de har, kan du strukturere teamet ditt på best mulig måte. I tillegg til å kartlegge det nåværende teamet, kan dette trinnet også innebære å identifisere kunnskapshull eller behov for nye medarbeidere. Med det rette teamet på plass blir det lettere å jobbe effektivt på en måte som støtter opp om organisasjonens overordnede mål.
4. Skap tydlige mål og målbare resultater
Med relevante og felles mål blir det tydeligere for både deg og avdelingen din hvilken retning dere skal jobbe mot. Sannsynligvis har dere allerede mål og KPI-er på plass, så kartlegg dem og se om de fortsatt er relevante. Husk at målene bør være knyttet til organisasjonens overordnede mål, og at de bør omfatte både kortsiktige og langsiktige mål. Fordelen med å ha målbare KPI-er og tydelige mål er at det hjelper deg med å kontinuerlig identifisere områder som trenger forbedring og justering. Hvis du trenger inspirasjon, kan du lese mer om vanlige KPI-er innen HR her.
5. Få oversikt over lover og regler
Som HR-leder vet du at det er viktig at organisasjonen din forstår, og ikke minst overholder, de lover og regler som gjelder for HR-relaterte spørsmål. Når du trer inn i rollen som HR-ansvarlig på en ny arbeidsplass, er det derfor viktig at du kartlegger prosessene dine og sørger for at de er korrekte. Eksempler på lover og regler som påvirker HR er arbeidsrett, helse og sikkerhet, likestilling og diskriminering, GDPR og så videre. Ved å sørge for at dere overholder disse, kan organisasjonen unngå fremtidige problemer og konflikter.
6. Digitalisér prosessene dine med HR-teknologi
På dette stadiet har du sannsynligvis begynt å danne deg et klart bilde av hvordan HR-arbeidet tidligere ble utført på den nye arbeidsplassen din, og du har sikkert mange ideer om hva som bør prioriteres og forbedres. Det er vanligere enn man skulle tro at HR-avdelinger fortsatt jobber med manuelle og tidkrevende prosesser. I tillegg til at det koster tid, øker det også risikoen for feil og unødvendige kostnader.
Hvis den nye arbeidsplassen din ikke allerede har et HR-system, bør du bruke tid på å bygge et business case for å anskaffe et. Digitalisering av HR bidrar til et løft for hele organisasjonen. Les mer om hvordan du får resten av ledergruppen med på laget her.
Med et moderne HR-system på plass vil du effektivisere personaladministrasjonen, forbedre beslutningsprosesser og gi bedre støtte til ledere og ansatte gjennom selvbetjening. Et godt HR-system dekker hele livssyklusen til medarbeiderne, fra rekruttering til offboarding, noe som igjen betyr at systemet samler inn, forvalter og rapporterer data som avdelingen trenger for å gjøre grundige analyser eller målinger mot KPI-ene dine.
Ved å implementere et moderne HR-system kan du frigjøre tid til mer strategisk arbeid og fokusere på å støtte organisasjonens overordnede mål.
Har dere allerede et HR-system på plass? Sørg for at du får en god overlevering og opplæring i hvordan det er konfigurert, slik at du kan sikre at systemet oppfyller alle behovene du har identifisert.
7. Er dere en attraktiv arbeidsplass?
HR og employer branding er ikke bare tett knyttet sammen, i dag spiller de begge en avgjørende rolle for en bedrifts attraktivitet på arbeidsmarkedet. Å bli oppfattet som en attraktiv arbeidsplass er viktig fordi det bidrar til å tiltrekke seg og beholde dyktige medarbeidere. En attraktiv arbeidsplass bidrar vanligvis til et positivt arbeidsmiljø, øker de ansattes engasjement og produktivitet og reduserer turnover. Det bidrar også til å bygge og styrke bedriftens merkevare og konkurransekraft i markedet.
Du er sikkert klar over det allerede, men å investere i medarbeiderne handler ikke bare om å være «snill», det er avgjørende for organisasjonens suksess at de trives, er motiverte og sprer positiv omtale utenfor arbeidsplassen. Sørg derfor for at den nye arbeidsplassen din har et gjennomtenkt HR-program for å holde på medarbeiderne på lang sikt.
Konklusjon
Å tre inn i rollen som HR-ansvarlig på en ny arbeidsplass er starten på en utfordrende og spennende tid. For å få mest mulig ut av den nye rollen er det viktig å forstå bedriftens virksomhet og å identifisere og prioritere de HR-områdene som støtter opp under bedriftens overordnede mål.
