Data som drivkraft: Hvordan KPI-er innen HR styrker bedriftens beslutningstaking

I et stadig mer teknisk og digitalt landskap stilles det høyere krav til at HR-avdelingens rolle utvikler seg fra å være hovedsakelig administrativ til å bli mer strategisk. For at HR-ansatte skal kunne jobbe mer databasert og strategisk kreves et moderne HR-system med funksjoner som legger til rette for å kunne produsere og måle viktige nøkkeltall. I dette blogginnlegget vil vi diskutere hva KPI-er innen HR er, og hvordan de kan brukes til å analysere og evaluere en bedrifts ytelse, og dermed forbedre bedriftens beslutningstaking. Vi vil også se på hvordan KPI-er kan hjelpe HR til å jobbe mer effektivt og strategisk, og presentere noen vanlige HR-KPI-er som bedrifter måler.

De viktigste punktene:

• Det er viktig at HR-avdelingen bestemmer og måler relevante KPI-er for å evaluere og forbedre sine HR-prosesser og ytelse.
• KPI-er i HR bør knyttes til virksomhetens overordnede mål og strategier, på denne måten kan HR-avdelingen bidra til et bedre beslutningsgrunnlag som fører til virksomhetens suksess.
• Man bør være åpen for å tilpasse og justere sine HR KPI-er over tid for å ta hensyn til endringer i bedriftens behov og endringer i markedet.
• Et HR-system er en essensiell ressurs å ha på plass for å kunne jobbe strukturert og langsiktig med måling av KPI-er.

Hva er KPI-er?

KPI-er (Key Performance Indicators), også kalt nøkkeltall, er tydelig formulerte variabler som brukes til å avgjøre om en bedrift utvikler seg i riktig retning, altså om det er på vei til å nå sine mål. Ved å bruke egne KPI-er og andre målbare metoder kan HR-avdelingen få verdifull innsikt og data som deretter kan brukes av ledelsen til å ta strategiske beslutninger.

KPI-er bidrar også til å visualisere oppnådde resultater på en konkret måte, noe som letter beslutningsprosesser, problemløsning og kartlegging. For at KPIer skal være nyttige, bør de være konkrete, målbare, realistiske og relevante for virksomhetens overordnede strategi og mål.

Hvorfor er KPI-er viktige innen HR?

Relevante KPI-er å måle seg mot spiller en viktig rolle i bedrifters utvikling og vekst. For HR-avdelingen innebærer dette å kunne måle og demonstrere virksomhetens utviklingen innen personalområdet. De ansatte er en av bedriftens viktigste ressurser, og måling og oppfølging av de rette KPI-ene gir muligheten til å kunne endre bedriften til det bedre.

Å ha et HR-system og medarbeiderdata på plass gjør det enklere å vise, analysere og evaluere bedriftens resultater. Ved å måle riktige KPIer kan HR få viktige nøkkeltall som viser blant annet personalomsetning, medarbeiderengasjement og effektivitet i bedriften.

Å arbeide på en kunnskapsbasert og målbar måte er en forutsetning for at HR skal kunne jobbe mer strategisk og være en naturlig del av virksomhetens ledelse. Å jobbe med strategisk HR-arbeid innebærer en større andel planlegging og langsiktige planer og strategier. Dette kan være planer, strategier og retningslinjer for alt fra rekruttering og forhandlinger til arbeidsmiljø og opplæring av personell. Å kunne måle utviklingen av dette arbeidet er en forutsetning for å kunne fortsette å utvikle seg i riktig retning.

KPI-er bidrar også til å visualisere oppnådde resultater på en konkret måte, som igjen letter beslutningstaking og problemløsning. KPI-er oppfyller sitt formål når de er konkrete, målbare, realistiske og relevante for selskapets strategi og mål.

Vanlige KPI-er innen HR

Det finnes selvsagt et vell av data som det kan måles og rapporteres på, og den enkelte bedrift vil også ha unike behov. Hvilke nøkkeltall som er riktige kan derfor variere, men vi ser at det er noen HR-relaterte KPI-er som er svært vanlige. Disse er:

• Time to hire / gjennomsnittlig ansettelsestid: Dette er en vanlig KPI innen rekruttering og måler antall dager det tar å fylle en ledig stilling – fra en kandidat søker på jobben til den samme kandidaten aksepterer et jobbtilbud. Denne KPI-en gir dermed informasjon om to viktige rekrutteringsprosesser:
• Rekrutteringseffektivitet: Tiden det tar å behandle, vurdere, intervjue og akseptere en kandidat til en jobb. Lang rekrutteringstid indikerer en langsom og ineffektiv prosess.
• Kandidatopplevelse: Tiden en rekruttering tar er også en indikator på kandidatens opplevelse. Som kandidat foretrekker du generelt en kortere rekrutteringsprosesser, spesielt hvis du er i flere prosesser samtidig. En kortere rekrutteringsprosess fører vanligvis til en bedre kandidatopplevelse.
  
  
• Cost per hire / kostnad per ansettelse: Måler kostnadene ved rekrutteringsaktiviteter og er en av de mest brukte KPI-ene innen HR, og primært innen rekruttering. Å forstå og holde kontroll på kostnader knyttet til rekruttering gjør at foretaket kan ta mer strategiske beslutninger, for eksempel om fremtidig arbeidsanalyse før en rekruttering. Her beregnes alle kostnader, som annonsering, onboarding, kostnader for rekrutteringsbonus osv. Kostnad per ansettelse beregnes ved å ta alle interne rekrutteringskostnader pluss eksterne rekrutteringskostnader og dele på totalt antall nyansettelser innenfor et gitt tidsrom.
  
  
• Employee turnover rate / personalomsetning: Måler andelen ansatte som slutter i bedriften i løpet av en gitt periode, vanligvis ett år, enten frivillig eller ufrivillig. Vanligvis måler du det totale antallet ansatte som slutter, men du kan også grave dypere og se på team i bedriften, for eksempel enkeltavdelinger eller demografiske grupper. Employee turnover rate beregnes ved å dele summen av antall ansatte som slutter innen en viss tidsperiode (måned, kvartal, år osv.) med gjennomsnittlig antall ansatte som jobbet innenfor den valgte tidsrammen. Multipliser tallet med 100.
  
  
• Absent rate / fravær: Denne KPIen brukes til å måle uplanlagt fravær grunnet for eksempel sykdom, omsorg eller andre årsaker. Fraværsnivået kan måles for en enkeltperson, et team eller hele bedriften, hver måling gir et bilde av bedriftens helse og trivsel. Høyt uplanlagt fravær er, på samme måte som høy personalomsetning, et tegn på en negativ trend blant medarbeiderne og kan indikere et problem i organisasjonen eller arbeidsmiljøet.
  
  
• Employee engagement / medarbeiderengasjement: Medarbeiderengasjement måles vanligvis gjennom eNPS (Employee Net Promoter Score) som er en måleverdi som sporer ansattes lojalitet. Sammen med motivasjon og engasjement har medarbeiderengasjement stor betydning for suksessen til mange bedrifter, noe som gjør det til en vanlig KPI å måle for HR. Medarbeidere som trives på jobb er mer produktive, og investering i de ansatte er en investering i selskapet. Å skape en positiv arbeidskultur er en langsiktig prosess som krever kontinuerlig vedlikehold og oppfølging. En viktig KPI å måle for alle bedrifter.
  
  
• Training and development ROI / avkastning på utdanning: Denne KPI-en måler avkastningen på investering i opplæring og utvikling av ansatte. Å måle avkastningen gir en forståelse av hvor nyttig en utdanning har vært for en avdeling, sammenlignet med tidligere prestasjoner. Fastsettes vanligvis gjennom en oppfølging etter opplæringen, målt opp mot forventede læringsmål.

Å velge rett KPI er viktig

Å velge rett KPI er altså viktig for å kunne innhente og måle data som trengs for å ta beslutninger som er i tråd med bedriftens unike mål. Etter hvert som forventningene til HR øker, er det også stadig viktigere å jobbe mer datadrevet og med effektive prosesser, og målinger på de riktige KPI-ene er et skritt i denne retningen.

For å finne de mest relevante KPI-ene må man ta utgangspunkt i bedriftens spesifikke mål og strategier. Siden HR også skal jobbe mot disse målene, er det viktig å kartlegge hvordan bedriftens visjon skal nås, hvilken strategi som kreves, hvilke mål som skal oppfylles og hvilke kritiske faktorer som har innvirkning på disse målene. En slik kartlegging gjør det lettere å identifisere hvilke nøkkeltall som er mest relevante, og fremfor alt målbare, for å kunne måle framgangen.

Det er viktig å huske at du ikke trenger å måle alle HR-relaterte nøkkeltall, det vil bare gjøre det vanskelig å få oversikt. Velg heller de som virkelig gir mest verdi, som bidrar til utvikling og som du kan følge opp kontinuerlig.

Muligheten til å måle og analysere KPI-er

Vi har snakket mye om viktigheten av å jobbe mer datadrevet og å holde oversikt over KPI-ene dine, men sannheten er at dette fort kan bli en svært tidkrevende og manuell prosess for HR. Å ha et HR-system på plass er i prinsippet en nødvendig ressurs for å forenkle målingen av KPI:er.

Et HR-system automatiserer datainnsamlingen og fungerer som en sentralisert database som inneholder alle data om de ansatte. Siden HR-systemet administrerer de fleste HR-funksjoner, blir all relevant informasjon som er nødvendig for KPI-ene lagres på en strukturert måte – på ett sted. Dette gjør det veldig enkelt å trekke ut og analysere dataene som trengs for å måle KPI-ene som er relevante for HR.

HR-systemet kan generere tilpassede rapporter og vise utvikling over tid. Med tilgang til sanntidsdata blir det svært enkelt for HR å foreta kontinuerlig oppfølging. Det legger også til rette for innsamling, analyse og rapportering av HR-data på en strukturert og automatisert måte. Uten et HR-system blir hvert trinn en tidkrevende og manuell prosess.

Konklusjon

Ved å måle KPI-er innen HR kan du analysere og evaluere bedriftens prestasjoner for å kunne ta smartere beslutninger. KPI-er hjelper til med å visualisere resultater på en konkret måte og forenkler beslutningstaking og problemløsning. For å være nyttige bør KPI-er være konkrete, målbare, realistiske og relevante for virksomhetens overordnede strategi og mål.

Kontinuerlig oppfølging og analyse av nøkkeltallene du velger å måle kan imidlertid bety økt manuelt arbeid for HR-avdelingen. Å investere i et HR-system vil automatisere denne prosessen og gjøre det enklere å dra nytte av all den verdifulle informasjonen som er tilgjengelig.

Å måle KPI-er og trekke ut verdifulle data fra et HR-system er en type HR-analyse som innebærer å bruke statistikk og analyser for å få en dypere forståelse av virksomheten og skape bedre beslutningsgrunnlag. Å bruke KPI-er og analyser til strategiske vurderinger og verdifull innsikt blir stadig viktigere, ettersom HRs rolle har endret seg til å bli sett på som en stadig mer strategisk partner i bedrifter.

Å velge de riktige KPI-ene gjør at HR kan jobbe mer datadrevet, effektivt og strategisk i hverdagen og bidra til bedriftens suksess.