Enhver organisasjon vet (eller burde vite) at de ansatte er dens aller viktigste ressurs.
Enhver HR-sjef ønsker å støtte virksomheten ved å levere en visjon for organisasjonen, strategi og enhetlige prosesser på tvers av selskapet.
Men å ta hånd om denne ressursen er en stor oppgave, for ingen ansatte er like og bedriftens behov er i stadig endring.
Så hva kan HR gjøre for å lykkes?
De enorme endringene som de fleste organisasjoner har gjennomgått siden 2020 har vist oss at for å håndtere raskt skiftende forretningsbehov, må en organisasjon både kunne endre mål og retning og samtidig fullt ut utnytte ressursene som ligger i medarbeiderne.
Og viktigst av alt, involvere medarbeiderne i prosessen.
Det sier seg selv at for å lykkes med dette, så trenger du en pålitelig oversikt over alle medarbeiderne dine. Med andre ord, et system for sentral lagring og vedlikehold av nøkkelinformasjon om alle de ansatte.
Som mange selskaper virkelig har fått kjenne på kroppen, så kan mangel på et dedikert HR-masterdatasystem føre til utfordringer som får ringvirkninger i hele organisasjonen.
For eksempel er det vanskelig å planlegge omstrukturering av en avdeling eller kanskje et helt selskap, hvis du ikke har en oppdatert oversikt over dine ansattes kompetanse og erfaring. Eller hvis denne informasjonen er spredt over forskjellige dokumenter og systemer. Siden masterdata ikke er direkte knyttet til en HR-prosess, er det ikke alltid åpenbart å kunne identifisere behovet for et slikt system. Men symptomene er definitivt der, og de er det ikke like vanskelig å identifisere.
Her er de mest typiske situasjonene som viser et tydelig behov for å sentralt registrere, lagre og oppdatere nøkkeldata knyttet til de ansatte:
- Du bruker Excel eller lønnssystemet for å lagre nøkkelinformasjon om ansatte, for eksempel adresser, bursdager, titler eller deres plass i organisasjonen.
- Ledelsen trenger nøyaktig informasjon for å støtte forretningskritiske beslutninger, men å rapportere fra flere kilder er utfordrende, og datakvaliteten er ofte pinlig dårlig.
- Å spore historikk på ansatte, for eksempel endring av rolle eller leder, er ikke mulig i dagens systemer.
- Ansatte mangler fri tilgang til personlige dokumenter som arbeidskontrakt eller lønnsjusteringsbrev, og den eneste måten å få kopier av dette er ved å kontakte HR.
- Du har ikke en sikker metode for å begrense tilgangen til ansattes personlige informasjon eller logg over hvem som har sett den.
Hvis ett eller flere av disse symptomene høres kjent, så kan organisasjonen din ha behov for et sentralisert HR-masterdatasystem.
Moderne HR-masterdatasystemer reduserer ikke bare papirarbeid, men automatiserer tidkrevende prosesser, gir ledere og ansatte selvbetjeningsmuligheter, og enda viktigere, sørger for at HR-dataene dine er trygge og lagret i henhold til gjeldende regelverk.
Nå som selskaper kommer ut av pandemien er det dessuten økt fokus på områder som fjernarbeid, medarbeideropplevelse, mental helse, mangfold og inkludering. Hvordan selskaper vil takle disse oppgavene, og om de er i stand til å gjøre det på en smidig og effektiv måte, vil sterkt påvirke om de vil lykkes med å tiltrekke seg og beholde de beste menneskene.
I en moderne HR-funksjon er automatisert, sikker og pålitelig håndtering av masterdata ryggraden i effektive prosesser, og fordelene ved dette vil oppleves i hele organisasjonen.
