Kulturelt match med leverandøren var en afgørende succesfaktor!

SBAB fortæller kort om projektet med at vælge en HR-system leverandør og implementeringen af et nyt HR-system:

Vores forretningsmodel hos SBAB er baseret på innovation og digitalisering, og vi har de samme høje ambitioner i forhold til vores kunder. Efter at have kigget på hvordan data på medarbejderne og organisationen så ud og var håndteret - var det et oplagt fokusområde der fik ekstra fokus i 2017 - både fra et HR og medarbejderperspektiv. Som udgangspunkt var master data for organisationen og de ansatte håndteret i to forskellige systemer uden nogen integration imellem systemerne. Målet var at finde en løsning hvor denne data og de forbundne processer kunne håndteres og være tilgængelige for både HR, ansatte og lederne, i et samlet system. Et single point of entry for information omkring individer og organisationen.

Før vi started indkøbsprocessen, havde vi flere krav og kriterier til både HR-systemet og leverandøreren, men de vigtigeste for os var at systemet skulle kunne understøtte flere forskellige strategiske HR processer, leverandøren skulle arbejde ud fra en agil projektplan og kunne matche os i forhold til kultur med et ønske om at indgå i et samarbejde/partnerskab og ikke et købe-sælger forhold.

Løsningen skulle understøtte følgende fire områder:

• Transparens og tilgængelighed: En sikker og compliant kilde af master data, både for personlig data og ansættelsesvilkår.
• Compliance: Personfølsom og konfidentiel data skal håndteres på en sikker og kontrolleret måde, inklusiv audit-trails.
• Strømlining: Simplificer og automatiser manuelle processer for intern administration og integrationer.
• Omkostninger: Igennem en mere effektiv og avanceret kontrol af medarbejder og personlig data kan man bedre styre omkostninger.

Vi så introduktionen af et nyt HR-system som en del af en større forandringsprocess, med nye arbejdsmetoder og ny digital håndtering af brugerdata. Derfor var det ikke kun et teknisk projekt men en forandringsrejse for både medarbejdere, ledere og HR.

På dette tidspunkt, efter at systemet er blevet implementeret, kan vi se at vores målsætning er nået. Det kulturelle match og fælles syn på hvordan sarmarbejdet/partnerskabet se ud, resulterede i en af de mest afgørende faktorer for at dette projekt blev en sucess og vi kom i mål med så kort en frist. Vi har derfor ville understrege at HVORDAN er mindst lige så vigtigt som HVAD og at det bør inkluderes i indkøbsprocessen som et krav. Noget der nok bør sikres før at man skriver under.

Et andet succesfaktor var at vi havde valgt at se implementeringen af et nyt som en anledning til at introducere nye arbejdes- og adfærdsmæssige ændringer i organisationen - i stedet for at bare se implementeringen som en teknisk opgave.