Processer er blevet tre gange hurtigere, med meget reducerede administrationsomkostninger

 

Udfordringen

Nordnet manglede et system der kunne understøtte deres master data for hele den Nordiske organisation og samtidigt forøge datakvaliteten, sikkerheden, effektiviteten og reducere de manuelle processer.

Nordnet's arbejde og processer var i forvejen meget digitale, så det var naturligt at vælge et HR-system som understøtter digitaliseringen af alle HR-processer, hvilket betød at systemet over tiden kan vokse med virksomhedens behov.

Da virksomhedens ambition er at skabe en verdensklasse brugeroplevelse for deres kunder, skulle den interne brugeroplevelse også være i fokus. Ledere og medarbejdere skulle være i stand til at arbejde i et brugervenligt system med god funktioner og UX/interface. HR skulle være i stand til at hurtig og nemt skabe rapporter og analyser, samt være GDPR kompatibel.

Nordnet Bank's mål med implementeringen af et nyt HR-system

• Øge datakvaliteten og koordinering af Nordisk medarbejderdata
• Reducere manuelle processer
• Spar tid på administration
• Forenkle og forbedre HR rapportering
• Professionaliser, digitaliser og automatiser HR processer
• Skab forudsætningerne for enklere styring af individuel målsætning
• Skab en god brugeroplevelse for ledere og ansatte, og få organisationen til at benytte HR-systemet!

Processen

Projektet blev opdelt i fire forskellige steps:

• Projektinitiering - I forbindelse med projektets opstart, definerede man formål, mål, succeskriterier og ansvarsområder. Der blev udarbejdet en detaljeret tids- og ressourceplan.
• Process & Indhold - En række workshops blev gennemført for at definere de nuværende processer hos Nordnet og afgøre hvordan de kunne overføres til HR-systemet.
• Test & Quality Assurance - Efter at have defineret de forskellige processer, blev de forskellige moduler konfigureret efter tidsplanen og der blev udført de nødvendige tests.
• Uddannelse - Igennem hele projektet, blev ledere, ansatte og nøglemedarbejdere hos HR, løbende undervist og trænet i at kunne fin-tune processerne i overenstemmelse med organisationens behov.

Projektmetode

I implementeringsprojektet benytte man CatalystOne's egen projektmetode, som er baseret på aktiv involvering og deltagelse af kundens projektleder, systemadministrator og projektgruppe. Konfigureringen har stort set fundet sted i fælles workshops, men der er også blevet lavet lektier i mellem disse workshops.

Tidsplan og budget

Tidsplanen, budgettet og kvaliten blev overholdt, i kraft af en veltilrettelagt og forankret projektplan med en fast pris for implementeringen. Der blev afholdt ugentlige møder imellem CatalystOne og Nordnet, hvor man sikrede sig at projektplanen blev overholdt og at enhver udfordring blev adresseret og håndteret så tidligt som muligt.

Change Management

Et succesfaktor for change management processen var at man lancerede modulerne gradvis og i forbindelse med en konkret HR og ledelsesprocess - hvilket skabte en naturlig implementering, hvor systemet hurtigt blev en del af ledernes hverdag

Resultatet

Retrospektivt kan man sagtens konkludere at målet og forventningerne med projektet er blevet opfyldt. Det har også vist sig at der er blevet skabt en "pull effekt" når lederne har set at systemet kunne bruges på mange forskellige måder, f.eks. når HR funktion samarbejder med Compliance og Security & Surveillance er blevet styrket ved at disse enheder har haft glæde af LMS funktionaliteten i det nye system.

Ny brugeroplevelse for medarbejderne - med alt samlet på ét sted

Tidligere havde Nordnet separate processer for f.eks. medarbejder interviews, målstyring og lønjusteringer. Igennem vores implementering af CatalystOne HR-systemet har man fået et samlet system der linker alle processerne sammen og gør det mere relevant, transparent og letter tilgængeligt for både ledere og medarbejdere. Ved at samle alle vores processer i et sted har man skabt en fuldstændig ny brugeroplevelse.

Effektive processer og analyser

Tidligere var Nordnet nød til at manuelt hente data fra deres gamle lønsystem og benytte Excel for at opdatere HR-data. Nu er det muligt at holde al data opdateret med et minimum af indsats. Med vores nye system er mange af vores processer blevet både hurtigere og mere effektiv, f.eks. er lønjustering processen blevet 3 gange hurtigere.

Ved at kunne generere og analysere data på ekstremt kort tid, er vi i stand til at hjælpe lederne med at træffe bedre beslutninger.