Sigma er en af de største privatejede konsulentvirksomheder i Sverige med 5.000 medarbejdere fordelt på 15 kontorer i 5 lande
At indføre en klar HR-IT-strategi for alle Sigma-virksomheder med fælles, effektive og digitale processer.
Sigma Group ønskede en fælles kilde til stamdata med mulighed for at automatisere processer for øget effektivitet, kvalitet, sikkerhed, sporbarhed, GDPR, ISO og kundekrav. Sigmas kompleksitet nødvendiggjorde virksomhedsspecifikke justeringer inden for koncernen for at sikre maksimal forretningsværdi for både koncernen og de enkelte selskaber.
Organisationen har en dynamisk arbejdsstyrke med 25 % udskiftning af personale hvert år. Det kræver meget administrativt arbejde for både HR og IT i håndtering af on- og offboarding. Pandemien stillede også nye krav om reboarding, når personale skulle genansættes.
Sigma ønskede at flytte HR i centrum for digitaliseringen for at styrke medarbejdernes oplevelse af øget konkurrenceevne, løfte arbejdsgiverbrandingen og støtte proaktiv og effektiv ledelse, der giver lederne bedre muligheder for medarbejderstøtte.
Dette var det første koncernprojekt, som Sigma gennemførte. Involvering fra alle selskaberne gjorde det muligt at etablere kommunikationslinjer, udveksle erfaringer om HR-processer, lære af hinanden og løse kritiske udfordringer.
Ved at implementere en fælles HCM-løsning har Sigma nu et system, der forbinder processer og gør det mere relevant, transparent og let tilgængeligt for alle medarbejdere. Interne undersøgelser viser, at feedback fra lederne er positivt.
I dag arbejder over 300 ledere efter en struktureret proces, der forbedrer både IT-sikkerhed, effektivitet og kvaliteten af lederskabet.
-Nøglefaktorer for succesen har været at få buy-in fra interne interessenter på et tidligt tidspunkt, at udnævne projektledere, der forstår grundlaget for beslutningen, engagement fra styringsgruppen og et godt match med CatalystOne. Det er afgørende at opbygge et stærkt partnerskab med leverandøren, siger Christian Malmberg, CIO i Sigma IT.
50 % mindre tid brugt på onboarding af nye medarbejdere
75 % mindre tid brugt under ansættelsen
40 % mindre tid brugt af IT-afdelingen på HR-relaterede spørgsmål som håndtering af hardware, licenser og abonnementer
-Da pandemien ramte, gjorde systemet det muligt for lederne at bruge tiden på det væsentlige – at tage sig af medarbejderne. De måtte bruge tid på bekymrede medarbejdere, og det var nu muligt på grund af al den information, de kunne få fra systemet – du kan få adgang til præcise medarbejderdata ved tryk på en knap. Det gjorde det også muligt at håndtere midlertidige fratrædelser og drøfte tingene med fagforeninger og medarbejdere. Et andet vigtigt aspekt var reboarding – dvs. processen med at få medarbejderne tilbage. Eva Olsson, seniorprojektleder og forretningsudviklingschef
Med systemet på plads var virksomheden bedre rustet i forhold til de tvungne ændringer, Covid-19-pandemien medførte som fx:
Sigma vandt "Årets HR-systemprojekt" i 2020 - og ved den lejlighed holdt vi et webinar, hvor de fik at dele tip og oplevelser om projektet. Webinaret er optaget og tilgængeligt, følg link under.
Sigma Group havde brug for et HR-system til at reducere manuelle processer og forbedre både sikkerheden og den digitale medarbejderoplevelse. Som international organisation med syv forskellige selskabsgrupper havde Sigma brug for en fælles og alligevel virksomhedsspecifik løsning. De forskellige selskaber havde unikke behov og høje krav til kvalitet, fleksibilitet, hurtige beslutninger og justeringer – det hele på én gang.
Som første tiltag på tværs af koncernen og med involvering af over 300 ledere har Sigma udviklet et fælles fundament med fleksibilitet til selskabernes individuelle behov og add-ons. I dag arbejder over 300 ledere efter en struktureret proces, der forbedrer både IT-sikkerhed, effektivitet og kvaliteten af lederskabet.
Sigma har formået at reducere tiden brugt på HR-administration med 50-75 % (for HR, ledere og lønafdeling) og IT-tid til HR-relaterede spørgsmål med 40 %. Selskaberne i Sigma Group har nu systematiske og gennemtænkte arbejdsgange, der skaber stor forretningsværdi og positivt medarbejderengagement. De systemunderstøttede processer har styrket compliance (GDPR, ISO, IT-sikkerhed, kundekrav), og projektet har forbedret relationerne – både centralt og lokalt – så der nu sker en udveksling af erfaringer, der ikke fandt sted tidligere. Tiltag til forbedringer er blevet lettere at diskutere og implementere med reduceret behov for forandringsledelse og uddannelse.
Ét sæt masterdata med mulighed for at automatisere og effektivisere processer sætter HR i centrum for digitaliseringen
“Vi har reduceret tiden brugt på HR-administration med mere end 50 %, og IT-tiden til håndtering af HR-relaterede sager er reduceret med 40 %. Efter implementering af CatalystOne er den bedste feedback, vi får fra lederne, spørgsmålet: ’Hvordan klarede vi os før?’ Og vi er endda kun lige begyndt."”
– Eva Olsson, forretningsudvikler, Sigma IT
