At vælge et HR-system er ikke bare et spørgsmål om at købe en softwarelicens og så starte med at bruge det. Et HR-system er en integreret del af jeres forretning og bør derfor ses som en vigtig beslutning, der involvere både HR, IT og hele topledelsen.
I del 1 vil jeg komme med et par gode forslag til overvejelser I bør gøre jer inden I kaster jer ud i at implementere et HR-system.
En af de største årsager til organisationer opnår succes med at implementer et HR-system er i høj grad om organisationen er forandringsvillig. Hvis I vælger et nyt HR-system og forventer at alt bare forsætter som tidligere, så vil I ofte løbe panden mod muren - da implementeringen ikke vil have forbedret hverdagen eller øget organisationens trivsel eller engagement.
Omvendt, hvis I ser implementeringen af HR-systemet som en anledning til at kigge organisationens processer og virksomhedskultur igennem, så vil I virkeligt kunne skabe de forandringer der skal til for at løse de overordnede problemstillinger.
Et eksempel kunne være at nogle af de gamle HR-processer og arbejdsmetoder måske er ineffektive, besværlige og ikke særligt værdiskabende. Så er et nyt HR-system en god anledning til at kigge dem igennem og eventuelt benytte nogle af de nye mere moderne metoder og processer som HR-systemet understøtter - som I med fordel kan tage i brug.
Hvis I tror at et nyt HR-system kun er en HR-sag og ikke behøver at involvere andre afdelinger, så må jeg skuffe jer. Et HR-system er et forretningssystem og vil have indflydelse på hele virksomheden, lige fra virksomhedens måde at onboarde nye medarbejdere, IT-adgangskontrol, medarbejdernes stamdata, feedback kulturen, workflows, MUS, rapportering af KPI'er og topledelsens brug af data til at træffe strategiske beslutninger.
Derfor er det vigtigt at inden I starter købsprocessen af et HR-system, bør I tage det op i topledelsen for at sikre at alle lige fra CFO'en, CIO'en og CEO'en, forstår hvad et HR-system kan gøre for hele forretningen. Det er ikke bare et spørgsmål om at HR får et nyt legetøj - Det er en mulighed og en chance for at forbedre en lang række punkter, hvilket kræver at både IT og topledelsen forstår potentialet i et nyt HR-system.
Det kan være en utroligt god ide at lave en konkret businesscase, hvilket ofte gør det nemmere for topledelsen at indse værdien af et nyt HR-system. Læs eventuelt mere på: When HR means business
Det kan være en god ide at starte med at kigge på jeres nuværende og fremtidige behov og vurdere hvilke områder der kan forbedres/effektiviseres og hvilke områder som bare har behov for lidt ekstra systemunderstøttelse.
Når I har fundet frem til de områder som I ønsker at forbedre eller effektiviserer - så kan I starte med at danne jer et overblik over de forskellige leverandører af HCM-/HR-/HRM-systemer, og identificerer dem som vil kunne opfylde jeres behov.
Hvis I allerede nu er i stand til at prioritere jeres behov, så er det muligt at se hvilke af de mange leverandører som kommer tættest på at opfylde dem alle sammen - men husk at overvej om leverandøren har den rette størrelse og lokale tilstedeværelse i forhold til jer.
Nogle fortrækker store internationale leverandører og andre fortrækker lokale leverandører. Der er ikke nogen garantier for at det ene er bedre end det andet, men I skal nok gøre jer nogle overvejelser om hvad I fortrækker.
Dette var afslutningen på del 1, læs med i del 2 som udkommer i næste uge.
Forhåbentligt har disse punkter givet jer inspiration til hvilke overvejelser I bør gøre jer, inden I vælger jeres næste HR-system? Hvis I har nogle spørgsmål, omkring købsprocessen eller implementeringen af et HR-system, så er I velkommen til at kontakte os - Vi er klar til at hjælpe.