HR-systemer spiller en stadig vigtigere rolle i virksomhedens systemlandskab. Et HR-system kombinerer en række systemer og processer for at muliggøre lettere styring og administration af medarbejdere, forretningsprocesser og data.
Men der er stor forskel på de forskellige typer af systemer - og de tilbyder en lang række forskellige funktioner, lige fra rekruttering til performance management, kompetenceudvikling og analyse. I dette blogindlæg, vil vi se lidt nærmere på de forskellige typer af HR-systemer og hvilket formål/behov de opfylder. Hvad skal du bruge for at effektiviserer jeres personale administration? Er der brug for mere traditionel HR-funktionalitet, såsom rekruttering, eller har I brug for systemer med mere avanceret funktionalitet?
At vælge et HR-system er ofte en kompleks udfordring, dels fordi der er mange muligheder at vælge imellem, dels fordi det ofte kræver en intern kortlægning af processer og behov. Funktionaliteten af de forskellige systemer, passer godt til nogle virksomheder - og mindre godt til andre, afhængigt af deres behov. Ved at se på de forskellige typer af HR-system og hvilket fokus de kan have, bliver det nemmere at navigere videre i søgen mod det system som passer bedst til jeres virksomhed.
Omvendt, hvis du allerede har et godt overblik over de forskellige typer af løsning, så anbefaler vi at du i stedet for hopper til blogindlæggene "Sammenlign HR-systemer: Hvilket HR-system er bedst?" og "Hvordan laver man en kravspecifikation for et HR-system?".
Forskellige typer af fokus i HR-systemer
Operationelle HR-systemer: Effektivisering af HR-arbejdet
Med operationelle HR-systemer, så refererer vi til systemer der er designet til at indsamle medarbejderdata og muliggøre rapportering af HR-data. Et operationelt HR-system er baseret på kvalitative data, derfor er HR stamdata (også kaldet master data) nødvendigt. HR stamdata kan blandt andet omfatte information om medarbejderne, digitale dokumenter og nøgledata relateret til medarbejderne og forskellige arbejdsprocesser.
Disse typer af systemer, giver HR-chefer den information de har brug for, til at udføre opgaver som performance management, lønrevision og organisationsændringer. I lidt større virksomheder viser operationelle HR-systemer sig ofte uvurderlige til at strømline standardiserede HR-processer. En virksomhed, hvor HR-afdelingen stadig bruger unødvendig meget tid med repetitive HR administrationsopgaver eller på at grave sig igennem uorganiserede filer, kontrakter og regneark for at hente medarbejderdata, kan implementering af et operationelt HR-system være den perfekte løsning.
Taktiske HR-system: Forbedret ressourcestyring
Taktiske HR-systemer har større fokus på at understøtte de processer som påvirker virksomhedens vigtigste ressource; medarbejderne. Denne type HR-system dækker områder som rekruttering, kompetenceudvikling, kompensation og kompetencekortlægning. Hvilket gør det muligt for virksomheden at træffe informerede beslutninger om ressourceallokering, kompetenceudvikling og uddannelse/træning. Disse systemer er ofte bedst egnede til virksomheder, der har brug for hjælp til ressourcestyring på et overordnet niveau, frem for administration og daglige opgaver.
Strategiske HR-systemer: Datadrevet beslutningstagning
Som navnet antyder, hjælper et strategisk HR-system med strategisk analyse og datadrevet beslutningstagning. Det kan assisterer med at definerer virksomhedens målsætning og workforce planning. Strategiske HR-systemer skaber overblik over de nuværende tilgængelige ressourcer i organisationen og hjælper til fremtidig workforce planning, baseret på information som f.eks. markedsdata og driftsbudgetter. Disse systemer er især gavnlige i forbindelse med ekspansion eller vækst, for at sikre man har de rette resourcer til de fremtidige behov. Ønsker man konkrete tal som grundlag for intelligente, datadrevne beslutninger om din virksomheds fremtid, anbefales et strategisk HR-system.
HCM-systemer: En holistisk HR-løsning
Et HCM-system kombinerer funktionerne fra både operationelle, taktiske og strategiske systemer og fungerer som en samlet platform for håndtering af alle de forskellige HR-relaterede opgaver og medarbejder master data. Det omfatter medarbejderoplysninger, HR-dokumenter, ledige stillinger, rekrutterings- og ansættelsesdetaljer, jobanalyse, retningslinjer for medarbejdersikkerhed, kompetenceoversigt, compensation og benefit, uddannelse og udvikling samt performance management. Et HCM-system fungerer som en one-stop-shop, der indeholder al den information, der er nødvendig for at udføre næsten enhver HR-funktion. Selvom de måske har en højere pris eller kræver mere træning og ressourcer for at implementerer, tilbyder HCM-systemer mange værdifulde funktioner, der kan tage HR-afdelingen til det næste niveau.
Specialiserede HR-systemer: Specifikke løsninger for specifikke behov
Blandt de mange løsninger som findes på markedet, findes der også en lang række specialiserede HR-løsninger som kaldes for "best-of-breed" løsninger eller som måske lidt misledende også bare bliver kaldt for "HR-systemer".
Vi siger misledende fordi de kun dækker en meget lille del af medarbejderens rejse og kun få af HR afdelingens behov. Eksempler på sådanne løsninger er rekrutteringssystemer, Workforce Management-systemer (WMS), medarbejderundersøgelses løsninger og Learning Management-systemer (LMS).
Alle disse løsninger er skræddersyet til at løse et meget specifikt problem eller understøtte en helt bestemt proces – og gør det ofte rigtig godt! Hvilket betyder, at kombinationen af et traditionelt HR-system, til lagring af stamdata og organisationsinformation, kombineret med nogle af disse best-of-breed løsninger, kan være en rigtig god løsning, som kan imødekomme de fleste organisationers digitale HR-krav.
Grunden til at det er muligt, at kombinere et HR-system og best-of-breed løsninger, er integrationer. Når HR master data flyder mellem HR-systemet og disse specialiserede HR-løsninger, reduceres behovet for at oprette og vedligeholde data på flere platforme, og risikoen for datafejl eller datalæk reduceres.
Kombineret med SSO (Single Sign On), som giver brugerne mulighed for sikkert at bruge de samme legitimationsoplysninger på tværs af flere løsninger, behøver brugerne aldrig at logge ind på flere systemer for at skifte fra et HR-system til et andet – hvilket sikrer en positiv brugeroplevelse.
Nogle eksempler på HR-systemer med specialiseret funktionalitet er:
Rekrutteringssystem
Et rekrutteringssystem er normalt et af de første systemer som HR-afdelingen implementerer. Som navnet antyder, hjælper et rekrutteringssystem HR med at styre de forskellige faser af rekruttering, alt fra annoncering af jobopslag, til håndtering af ansøgere og ansættelser. På markedet i dag, er der en lang række af forskellige værktøjer at vælge imellem. Afhængigt af branchen, kan nogle systemer være mere aktuelle end andre. Nogle rekrutteringssystemer fokuserer på annoncering, andre på screening af kandidater og nogle er mere fokuseret på onboarding-processen af nye medarbejdere.
På trods af disse forskelle har de fleste rekrutteringssystemer en del fælles funktioner, som bl.a. kandidat-tests, mulighed for at lave job-opslag og annoncering på specifikke platforme, kommunikationsværktøjer og feedbackfunktioner.
Fordelene ved et rekrutteringssystem er mange, både for virksomheden og for kandidaterne. Med et rekrutteringssystem bliver styringen af rekrutteringsprocessen nemmere og hurtigere, hvilket reducerer den tid, det tager at gennemføre rekrutteringen. Takket være adgang til historikken for tidligere ansættelsesprocesser er det også muligt at analysere tidligere erfaringer, for at kunne forbedre og effektivisere fremtidige rekrutteringsprocesser.
Med en integration mellem et rekrutteringssystem og et HR-system, reduceres det manuelle arbejde markant. Så snart en kandidat ansættes, sendes informationen til HR-systemet, hvor der oprettes en medarbejderprofil og et onboarding-workflow kan startes med foruddefinerede onboarding aktiviteter. Det kan for eksempel starte med at automatisk skabe en ansættelseskontrakt, sende den til digital signatur og ende med en evalueringssamtale, når prøveansættelsen går over i fastansættelse. Takket være en integration mellem disse to systemer opleves hele processen problemfrit af kandidaten og lederen, samtidigt med at HR minimerer antallet af manuelle opgaver, hvor risikoen for fejl er høj.
Tidsregistreringssystem
Tidsregistreringssystemer letter registrering og styring af medarbejdernes arbejdstid og valgtplanlægning. Disse systemer er mere udbredte i visse brancher end andre, for eksempel hvor der er mange timeansatte. I denne type systemer, kan medarbejderne indberette deres arbejdstid eller søge om forskellige former for fravær (ferie/sygdom/orlov). Det giver virksomheden overblik over f.eks. mængden af overarbejde og mulighed for at beregne fremtidigt antal arbejdstimer, overarbejde og behovet for medarbejdere på standby. Løsningerne kan også skabe det faktureringsgrundlag, der eksporteres til lønsystemet. Til slut findes der også hybridløsningersom bliver mere og mere almindelige, hvor både tidsrapportering og løn håndteres i ét og samme system, .
Med en integration mellem tidsregistreringssystemet og HR-systemet der håndterer stamdata, kan HR nemt producere rapporter om fremmøde, fravær, overarbejde og koble disse data til andre trends i virksomheden.
Lønsystem
Et lønsystem er præcis hvad det lyder som; et system til styring og beregning af løn og generering af forskellige rapporter relateret til løn. En af hovedfordelene ved et lønsystem er, at det letter arbejdet med at lave lønkørsler betydeligt og at systemet løbende opdateres med gældende love og regler, såsom skattetabeller og skattesatser.
Markedet tilbyder forskellige typer af lønsystemer, lige fra simple systemer velegnet til mindre virksomheder til mere komplekse systemer, der kan håndtere store mængder data for større virksomheder. Langt de fleste virksomheder har en eller anden form for lønsystem og mange virksomheder administrerer også deres medarbejder stamdata i lønsystemet, på trods af at de ofte har meget begrænset funktionalitet til administration af stamdata. Dette resulterer i at lønsystemer ofte forveksles med et HR-system. Men selvom de to typer af systemer har meget lidt til fælles, supplerer de hinanden perfekt!
Også her findes der hybridløsninger, hvor flere systemer er samlet i ét, f.eks. er der regnskabssystemer, der tilbyder lønmoduler som har forskellige rapport- og analyseværktøjer. Der findes også lønsystemer med meget grundlæggende HR-process understøttelse, som dækker de mest basale behov for nogle mindre virksomheder.
Lønsystemer kan ofte integreres og tilpasses din virksomheds specifikke behov, f.eks. ved at integrere med et tidsrapporteringssystem og elektroniske lønspecifikationer. En af de mest almindelige integrationer med HR-systemer er netop integrationen til et lønsystem.
Fremtidige trends inden for HR-systemer
HR-systemer udvikler sig konstant for at imødekomme de voksende behov og nye krav inden for HR. Her er nogle bud på fremtidige tendenser inden for HR-systemer:
Generativ AI og maskinlæring i HR-systemer
Generativ AI (kunstig intelligens) og machine learning (ML) vil spille en stadig vigtigere rolle i HR-systemer i fremtiden. Takket være den nye teknologi, går udviklingen fremad i et rasende tempo. Ved at bruge generativ AI og machine learning kan HR-systemer bedre automatisere processer såsom skabelsen af kontrakter, udvælgelse af kandidater, performance analyser og workforce prognoser.
Inden for HR vil AI-løsninger også være i stand til at hjælpe med at automatisere repetative aktiviteter med advancered Robotic Process Automation (RPA), samt prognoser om fremtidige tendenser via Predictive Analytics og være med til at forbedre beslutningstagningen igennem anbefalinger baseret på data.
Ligesom HR-systemer har været med til at øge effektiviteten af HR-processer, samt bidrage til bedre strategiske beslutninger og reducere omkostninger, vil brugen af AI øge værdien og effekten af HR-løsningerne.
Automatisering
Automatisering er egentlig ikke nyt i HR-systemer, takket være workflows har det længe været muligt at automatisere manuelle og repetative opgaver inden for personaleadministration. Men kombinationen af AI og automatisering, vil skabe nye muligheder for at frigøre endnu mere tid, da flere processer vil kunne automatiseres eller udføres med simple kommandoer. Det vil frigøre mere tid for HR, som kan bruges på mere strategisk arbejde og samtidigt skabe en bedre brugeroplevelse for medarbejderne.
Brugervenlighed
I takt med at medarbejderne bliver mere og mere vant til selvbetjening i HR-systemerne, bliver systemerne også mere og mere brugervenlige og tilpasset mobile enheder. Ved at tilbyde intuitive og brugervenlige grænseflader på mobile enheder, kan medarbejderne nemt få adgang til (og administrere) deres personlige data, rapportere arbejdstimer og søge efter oplysninger, også selvom de ikke har adgang til en arbejdscomputer.
En moderne og brugervenlig grænseflade er vigtig i et HR-system af flere årsager. Med et intuitivt system forenkles arbejdet i HR-systemet, da klar og intuitiv navigation sparer tid og gør arbejdet nemmere.
Derudover øger brugervenligheden chancen for, at HR-systemet bliver accepteret og brugt af medarbejderne. Hvis grænsefladen er let at forstå og bruge, vil det også være mere sandsynligt, at du vil udnytte alle systemets muligheder og finde den information man søger.
Konklusion
Alle organisationer er forskellige, og det samme er deres behov. I nogle tilfælde der behov for et samlet HCM-system, men andre gange er en kombination af f.eks. et operationelt HR-system og et par "best-of-breed"-systemer den bedste løsning.
Fremtidige tendenser inden for HR-systemer vil inkludere endnu større brug af kunstig intelligens (AI) og machine learning, automatisering og brugervenlige grænseflader, for at imødekomme de stigende krav og forventninger til HR.
At vælge det rigtige HR-system, blandt de forskellige tilgængelige systemer og løsninger, er en afgørende faktor for effektivt at drive moderne HR og optimere både processerne og menneskerne i organisationen.
Har du brug for hjælp til at vælge dit næste HR-system, så tøv ikke med at kontakte os – vi hjælper gerne!
