Medarbeidersamtale, utviklingssamtale, statussamtale, oppfølgingssamtale – kjært barn har mange navn – mye usikkerhet er knyttet til disse samtalene om hvordan gjennomføre på en god måte. Jeg deler mine beste tips med deg som er medarbeider, leder eller jobber i HR.
Hvorfor medarbeidersamtale?
Det viktigste med å gjennomføre medarbeidersamtaler er å avklare forventninger og skape rom for utvikling, trivsel og prestasjoner. Ved å få innsikt i hva medarbeider trenger for å trives, mestre, lære og yte kan leder lettere tilrettelegge for den enkelte. Dette skaper også tillit mellom leder og medarbeider. Gode medarbeidersamtaler er dermed ett viktig virkemiddel for å utvikle og beholde gode medarbeidere.
NB! Medarbeidersamtalen er viktig, men erstatter ikke fortløpende dialog mellom leder og medarbeider gjennom året. Jevnlige statusmøter er en forutsetning for engasjement og prestasjoner.
Forberedelse – leder
Forbered deg godt og i god tid før medarbeidersamtalen. Informer medarbeideren om hensikt, innhold og forventninger. Sett av 1-2 timer. Avklar avdelingens/enhetens mål og resultater før samtalen. Benytt anledningen og samtalen aktivt som et konstruktivt ledelsesverktøy og en unik anledning til å skape resultater.
3 tips til leder
- Vær grundig i dine forberedelser
- Vær objektiv og åpen i dine tilbakemeldinger
- Gå inn i møtet med en intensjon om at medarbeideren skal gå styrket ut
Forberedelse – medarbeider
Forbered deg godt og i god tid før medarbeidersamtalen. Sørg for å ha kunnskap om enhetens mål og planer. Gjør en nøktern og realistisk vurdering av egne resultater, kunnskaper og ferdigheter. Tenk også gjennom og foreslå mål og aktiviteter for neste periode inkludert dine utviklings- og læringsbehov.
3 tips til medarbeider
- Se frem til samtalen, dette handler om deg og er en gylden anledning til å få tilbakemeldinger
- Du er i fokus, det naturlig å vise interesse og ta ansvar
- Vær konstruktiv, fortell leder hva du trenger for å prestere optimalt
Selve medarbeidersamtalen
- Sørg for å sitte uforstyrret, slå av og legg vekk telefonen
- Vær oppriktig interessert, lytt og ha et positivt kroppsspråk
- Vær fremtidsorientert
- Bruk skjema som underlag for struktur på samtalen, ta notater underveis
- Ha fokus på medarbeideren, ikke på organisasjonen forøvrig
- Vær konkret og gi eksempler ved tilbakemeldinger
Innvendinger og motstand
Ikke fokuser på årsaken når du møter motstand. Møt problemene, lytt og forstå. Skift så kurs i samtalen med spørsmålet. – Hva foreslår du selv kan være en løsning? Led medarbeideren inn på det positive og vær konstruktiv i selv å foreslå løsninger.
Tips til HR
- Tilrettelegg for medarbeidersamtalen med god informasjon om prosessen
- Forhåndsdefiner et skjema med temaer som er tilpasset din organisasjon
- Skap struktur for å avklare forventninger, mål og ansvarsområder
- Tilby organisasjonen en IT-støttet prosess for enkelhet og dokumentasjon
- Fokuser på ledere; veiled dem i å gi medarbeideren konstruktive tilbakemeldinger og sette gode mål
