Kulturell match med leverantören en avgörande succéfaktor

Nedan beskriver SBAB kortfattat sitt projekt med att välja leverantör och implementera ett nytt HR-system:

Vår verksamhet på SBAB bygger på nytänkande och digitalisering där vi har samma höga ambitioner gentemot medarbetare som gentemot kund. Att se över hur data kring anställning och organisation ser ut och hanteras är därför ett självklart fokusområde. Givetvis ur både ett HR- och medarbetarperspektiv. Utgångsläget då var att masterdata kring anställningar och organisation hanterades i olika system med viss eller ingen integration systemen emellan. Målet var att hitta en lösning där denna data med tillhörande processer skulle kunna hanteras och finnas tillgänglig för både HR, medarbetare och chefer på ett och samma ställe. Ett single point of entry för information om person och organisation helt enkelt.

Inför upphandlingen hade vi flera krav på både systemlösning och leverantör men de främsta var att systemet skulle rymma lösningar för flera strategiska HR-processer, leverantören skulle kunna arbeta utifrån en agil projektplan samt matcha oss i fråga om kultur med en önskan om att ingå ett samarbete/partnerskap och inte en ”beställar-levererar”-relation.

Sammanfattningsvis skulle lösningen säkerställa en möjlighet att uppfylla nedan fyra delområden:

• Transparens och tillgänglighet: Genom att skapa en säker och compliant källa till masterdatahantering av identiteter och anställningsvillkor.
• Regelefterlevnad: Genom att hantera känslig och konfidentiell anställningsdata på ett mer kontrollerat och säkert sätt med möjlighet till Audit trail och gallring.
• Effektivisering: Genom att automatisera manuella processer, förenkla intern administration och integrationer.
• Kostnader: Genom att skapa en mer effektiv och avancerad kontroll på anställnings- och personaldata med möjlighet till detaljerad kostnadsuppföljning.

Vi såg på arbetet som en förändring som innebar införande av ett system, nya arbetssätt i förhållande till hanteringen av medarbetare samt en ny intern digital struktur för användardata. Det rörde sig således inte bara om ett tekniskt projekt, utan en förändringsresa för både medarbetare, chefer och HR.

Nu i efterhand kan vi konstatera att målen har uppfyllts. Den kulturella matchningen och en ömsesidig syn på hur samarbetet/partnerskapet skulle se ut visade sig vara en av de avgörande faktorerna för att detta projekt blivit så lyckat och att vi gick i mål med en så tajt tidsplan. Vi vill därför skicka med att HUR är minst lika viktigt som VAD och något som behöver finnas med redan i upphandlingen som ett krav. Något som behöver säkerställas innan avtalet signeras.

Ytterligare en framgångsfaktor var att vi valde att se system-implementationen som ett införande av en arbets- och beteenderelaterad förändring i organisationen och inte en implementation av något tekniskt i första hand.