Processerna blev tre gånger snabbare, med kraftigt sänkta kostnader för administration

Utmaningen

Nordnet saknade ett systemstöd för att hantera HR-Masterdata för hela sin nordiska organisation och ville uppnå högre datakvalitet, mindre manuell handläggning samt högre säkerhet och effektivitet i hanteringen av grunddata.

Nordnets egen verksamhet är i allra högsta grad digital, och det blev därför naturligt att se över möjligheten att implementera ett nytt HR-system som även kunde stödja hela paletten av HR-processer, helt enkelt ett system att växa i.

Eftersom företagets ambition är att skapa en användarupplevelse i världsklass för kunderna är också den interna användarupplevelsen i fokus. Man vill att chefer och medarbetare ska arbeta i ett enkelt system med god funktionalitet och trevligt UX/gränssnitt. Man var också intresserad av möjligheter att enkelt kunna ta fram rapporter och analyser samt att lägga grunden för att vara GDPR-compliant.

Målen med att implementera ett HR-system

• Ökad datakvalitet och samordna nordisk personaldata
• Reducera manuella processmoment
• Spara tid på administration
• Förenkla och förbättra HR-rapporteringen
• Professionalisera, digitalisera och automatisera HR-processerna
• Skapa förutsättningar att enklare sätta och följa upp mål på individnivå
• Skapa en riktigt bra användarupplevelse för chefer och medarbetare och få tummen upp för hela HR-verktyget!

Processen

Projektet delades in fyra olika steg:

• Projektinitiering – Under projektstarten definierade vi syfte, mål, framgångsfaktorer och ansvarsfördelning. Vi satte en detaljerad tids- och resursplan att följa under projektets gång.
• Process & Innehåll – Genomfördes ett antal workshops för att definiera aktuella processer på Nordnet samt hur vi kan anpassa dessa för systemet.
• Test & Kvalitetssäkring – Efter att ha definierat de olika processerna konfigurerade vi systemets olika moduler enligt den tidsplan vi satt upp och genomförde nödvändiga tester
• Utbildning – Löpande under projektet har chefer, medarbetare och nyckelpersoner på HR utbildats och varit delaktig i att finjustera processerna i enlighet med organisationens behov

Projektmetod

Under projektet har CatalystOnes egenutvecklade och beprövade projektmetodik använts, som bygger på aktivt deltagande från kundens projektledare, systemadministratör(er) och projektgrupp. Konfigurationen har till stora delar skett i gemensamma workshops, men även som hemläxor mellan dessa tillfällen.

Tid och budget

Tid, budget och kvalitet säkerställdes genom en i förväg väl genomarbetad och förankrad projektplan och ett fastprisupplägg för implementeringen. Genom veckoavstämningar mellan CatalystOne och Nordnet säkerställdes att projektplanen följdes, samt att flaggning för eventuella utmaningar eller nya behov etc. kunde göras så tidigt som möjligt.

Förändringsledning

Förändringsledningen genomfördes genom involvering av chefer i referensgrupper, genom kommunikation på intranätet och även genom presentationer i den nordiska chefsgruppen. En framgångsfaktor i förändringsledningen var att modullanseringarna skedde stegvis och alltid i samband med en konkret process eller ett processteg. Det skapade en naturlig implementation där systemet snabbt blev en del av chefernas vardag.

Resultat

I efterhand kan det konstateras att målen har uppfyllts i sin helhet. Extra positivt är att det skapats en ”pull-effekt” där cheferna själva ser att MasterMind, som systemet döpts till internt, kan användas på olika sätt. Som exempel har HR-funktionens samarbete med enheterna Compliance och Security & Surveillance stärkts, då dessa dragit stor nytta av LMS-funktionaliteten i systemet och stått bakom den kreativa processen i hur modulen kan utnyttjas maximalt.

Ny användarupplevelse för medarbetare med allt på samma ställe

Tidigare hade vi separata processer för exempelvis medarbetarsamtal, målstyrning och lönerevision. Genom vår implementation har vi nu ett system som sammanlänkar processerna och gör det  mer relevant, transparent och lättillgängligt för både chefer och medarbetare. Genom att samla alla våra processer på samma ställe har vi byggt en helt ny användarupplevelse. 

Kostnadseffektiva processer och kvalitet i data med snabba analyser

Tidigare behövde vi gräva (djupt) i gamla lönesystem och Excelblad för att få fram data som förhoppningsvis var någorlunda uppdaterad. Nu kan vi med minimal ansträngning hålla alla uppgifter uppdaterade. Med systemet har flera av våra processer blivit både snabbare och mer kostnadseffektiva, att administrera lönerevisionen har t.ex. vi blivit 3 gånger snabbare

Att på extremt kort tid kunna ta fram och korsköra data och göra ’people analytics’ på riktigt gör också att vi kan hjälpa cheferna att fatta bättre och mer precisa beslut.