Från analoga processer till en digital vardag
Innan Advokatfirman Delphi digitaliserade sina HR-processer hanterades alla processer och all data i Excel- och Word-dokument. Detta innebar bland annat att HR-avdelningen inte hade en fullständig överblick över vare sig processer eller organisationen, något som inte stämde överens med deras i övrigt progressiva profil.
Delphi började sin HR-digitalisering med att leta efter en leverantör som kunde erbjuda ett bra system för medarbetarsamtal och 360-feedback. De sökte ett HR-system med struktur och processer som skulle passa organisationen, minimera det administrativa arbetet för HR, och som upplevas som modernt och användarvänligt för såväl chefer som medarbetare och HR-avdelningen. Ett önskemål var även att leverantören skulle vara lyhörd och kunna anpassa systemet utifrån erfarenhet och feedback från kund.
Delphi gjorde en grundlig bedömning av marknaden och olika leverantörer, där valet föll på CatalystOne. Det var bland annat CatalystOnes lösning för 360-feedback, i kombination med mycket goda kundsupportreferenser som bidrog till det beslutet, säger Karin Ellioth Olsson, HR & Talent Manager på Delphi. Det var också viktigt för Delphi att välja en väletablerad leverantör med många års erfarenhet och en betydande kundbas.
Ett bra HR-system gör vardagen enklare för HR, chefer och medarbetare
Det första Delphi ville få igång var medarbetarsamtal och 360-feedback. Efter att ha implementerat moduler för dessa processer ville de ta till sig fler av CatalystOnes lösningar som kunde förenkla och förbättra HR-arbetet, och implementerade därefter modulen Core HR. Den hjälpte Delphi att bland annat centralisera all personaldata samt automatisera mycket av processerna för onboarding och off-boarding. Tidigare användes Excel-dokument för detta, med en manuell process för att lägga in information för alla initierade processer. Med Core HR kunde Delphi ersätta dessa manuella processer med arbetsflöden som automatiskt skickar ut meddelanden till alla berörda personer, så att alla vet exakt vad de ska göra och när det måste göras. Samtidigt får HR en bra överblick över alla steg i processen.
Delphi använder även CatalystOnes LMS-modul för kurser och utbildningar, samt en pulsmätningsmodul som tillhandahålls av CatalystOnes partner Populum. Rapporterna från dessa pulsmätningar används aktivt av HR-avdelningen för att förstå hur organisationen mår och möjliggör att kunna genomföra uppföljningar och vidta åtgärder vid behov.
Det flexibla och användarvänliga HR-systemet från CatalystOne har löst många av de logistiska utmaningarna för Delphi, samtidigt som HR nu har förutsättningar för att utveckla det strategiska HR-arbetet. Väldigt lite faller nu genom stolarna hos Delphi, och både HR och chefer har en fått förbättrad arbetsvardag.
En bra HR-avdelning är beroende av välfungerande digitala system
"En modern HR-avdelning är inte bara en administrativ enhet", säger Karin Ellioth Olsson. "En modern HR-avdelning är en central del av organisationen och tillhandahåller en rad tjänster för att hjälpa företaget som helhet att nå sina övergripande mål. Bland annat att attrahera de bästa talangerna, rekrytera dem med en flexibel rekryteringsprocess, erbjuda en bra onboarding som gör att nya medarbetare känner sig välkomna och kommer i gång snabbt. Vi är ett kunskapsföretag, så våra medarbetare behöver verktyg för att ständigt utvecklas. HR-avdelningen underlättar både utbildningsprogram och medarbetarsamtal. För att HR-avdelningen ska kunna erbjuda bästa möjliga tjänster krävs det att de, precis som alla andra avdelningar, har välfungerande digitala verktyg för att göra sitt jobb."
"Om du fortfarande arbetar med Word-dokument och Excel-ark bör du tänka om och titta på vilken typ av HR-system som finns där ute. Det både förenklar och förbättrar arbetet på HR-avdelningen och det är lätt för alla nyanställda att sätta sig in i HR-systemet som en del av sin onboarding,” säger Karin Ellioth Olsson avslutningsvis.
