Nordic Leisure Travel Group (NLTG) är en koncern bestående av rese-, fritids- och hotellföretag. Deras vision är att berika livet genom att ge kunderna de bästa veckorna på året.
Nordic Leisure Travel Group (NLTG) är ett koncernbolag inom rese-, fritids- och hotellbranschen. Företaget har sitt huvudkontor i Stockholm men deras medarbetare finns i hela Norden och på flera destinationer runt om i världen. Deras vision är att berika livet genom att ge kunderna de bästa veckorna på året.
"För att vi ska lyckas med våra mål måste vi arbeta som ett företag", säger Fredrik Wessel, Chief HR Officer på NLTG. "Oavsett om du arbetar i Sverige, Norge, Danmark, Finland, i vårt flygbolag eller på våra destinationer eller hotell, måste vi se till att medarbetarnas upplevelse är så lika som möjligt i hela företaget."
Företaget tyckte att det var svårt att få överblick över alla sina anställda.
"Tidigare använde vi olika system och kalkylblad i hela koncernen", säger Vanessa Eriksson, NLTG:s chef för Lean Management. "Det var svårt att få en tydlig bild av hela organisationen."
Liknande utmaningar återfanns också i processerna man hade för företagets utbildningar. "Alla hade sin egen strategi", säger Vanessa. "De använde olika presentationer och skapade kurserna oberoende av varandra. Det innebar att kvaliteten på utbildningarna var ojämn. Vi kunde inte kontrollera om vi verkligen kommunicerade det budskap vi ville förmedla."
NLTG behövde inte bara en tydlig översikt över organisationen och de anställda, utan också en samordnad process för att skapa en enhetlig medarbetarupplevelse för alla sina anställda, oavsett var i världen de befann sig. För att uppnå detta behövde man automatisera vissa processer.
"Vi hade som mål att automatisera identitetshanteringen i IT-miljön", säger Viktor Ekelund. Viktor är lösningsarkitekt på NLTG med fokus på identitetshantering. "Vi hade gjort flera försök att automatisera, utan framgång, just för att vi inte hade rätt masterdata att automatisera på."
Foto: Ving/Matina Tsogas
Man började därför titta på att köpa in ett HR-system med masterdata. Det ideala systemet skulle kunna hantera medarbetare spridda över hela världen och i olika typer av verksamheter.
"För att vi skulle lyckas med vårt arbete behövde vi ett HR-system där vi kunde arbeta med alla medarbetare i hela koncernen", säger Fredrik.
"Vi letade efter en HR-systemleverantör som kunde hjälpa oss att digitalisera alla våra HR-processer. Det var en viktig del i att skapa en enhetlig medarbetar- och chefsupplevelse", säger Vanessa.
Beslutet landade slutligen på CatalystOne och deras HR-system. Man blev imponerad av automatiseringsfunktionerna i HR Masterdata-modulen. "En viktig anledning till att vi valde CatalystOne är just flexibiliteten med Workflows, det passar vår spridda organisation bra" säger Fredrik.
De var också nöjda med systemets förmåga att integreras med deras befintliga sätt att arbeta. "Vi valde CatalystOne eftersom vi tyckte att det var ett flexibelt och användarvänligt system med hög IT-säkerhet", säger Vanessa. "Det var så otroligt anpassningsbart till våra processer. Vi kände att vi inte behöver anpassa oss till ett system, utan att systemet anpassar sig till våra behov."
Viktor håller med, "CatalystOnes API täcker alla våra behov av enkla integrationer".
Foto: Ving/Agneta Renebo
"CatalystOne stöttar vårt arbete med att skapa en enhetlig medarbetarupplevelse i hela organisationen. Det hjälper oss också att få mycket mer data och samla in data på ett tydligare sätt", säger Fredrik.
De konstaterade att plattformens flexibilitet gjorde det möjligt för dem att skapa en sammanhängande men ändå anpassningsbar medarbetarupplevelse i hela företaget.
"Eftersom vi kan anpassa och bygga systemet så att det passar olika delar av organisationen, kan vi också göra det specifikt för vissa delar. Samtidigt är den övergripande medarbetarupplevelsen densamma", säger Fredrik. "Effekten är att människor känner igen sig oavsett var de befinner sig i företaget."
Som ett resultat har CatalystOne underlättat spridningen av NLTG:s företagskultur.
"Vi kan erbjuda utbildning till alla anställda som vi har i systemet", säger Vanessa. "Vi har utvecklingssamtal på samma sätt överallt. Vi kan kommunicera våra strategier och värderingar på ett bättre sätt. Nu sprider vi vår kultur på ett nytt sätt. Det förenar oss alla."
"Det verkar definitivt ha gjort vissa processer och visst arbete enklare. Särskilt cheferna tycker att processerna har blivit mycket tydligare." Zacharia Lamnaouar, HR-specialist inom People Development på NLTG. Zacharia var väldigt involverad i implementeringen av CatalystOne.
"Mina favoritfunktioner i CatalystOne är definitivt de mer processorienterade", säger Zacharia. "Jag arbetar mycket med workflows och appraisals. Jag är ett stort fan av dem, främst för att de definierar processer mycket mer tydligt. De hjälper också till att automatisera mycket av det vi gör på företaget."
Tack vare möjligheten att automatisera vissa processer har det har drastiskt förbättrat arbetet en del team gör.
"På flygbolaget gör vi till exempel säkerhetskontroller. Vi brukade skicka en massa e-post till olika avdelningar för att samla in all information vi behövde. Nu har vi skapat arbetsflöden där alla nyckelpersoner som behöver involveras är kopplade och får vad de behöver. Det är en automatiserad process som var otroligt enkel att bygga", säger Vanessa.
Arbetet med automatiserade processer har visat sig vara värdefulla under hela medarbetarresan på företaget, från rekrytering till offboarding.
"Det är mycket tydligare vem som ska göra vad och när", säger Zacharia. "När en medarbetare börjar, när en medarbetare har förändringar i sin roll eller när det gäller allmänna processer, finns det alltid tydliga roller."
"Det har varit en otrolig fördel för oss att kunna använda workflows och spåra anställningar, förflyttningar och allt det där", säger Fredrik. "Många jobbar med sin chef på distans och nu har vi en struktur som gör det mycket enklare att följa upp arbetet. Det ser likadant ut oavsett om man jobbar på en destination, på flygbolaget, på ett av våra huvudkontor eller på ett hotell."
Även på IT-sidan har Viktor sett en märkbar ökning av effektiviteten i det dagliga arbetet.
"Vi har eliminerat en hel del manuellt arbete och vi har mycket bättre information om användarna i våra system. Onboarding för nyanställda har blivit mycket enklare. Dessutom känner vi oss nu trygga med att vi alltid har rätt aktiva licenser och konton i miljön. Kontohanteringen har kunnat automatiseras helt", säger Viktor. Han räknar med att det nya arbetssättet kommer att fortsätta ge märkbara resultat. "Nu när vi har HR-ägd masterdata på plats har vi helt andra förutsättningar för att kunna automatisera mycket mer på IT-sidan."
"Jag tycker att det bästa är att vi själva kan göra de förändringar vi behöver", säger Vanessa. "Vi behöver inte förlita oss inte på att CatalystOne ska göra jobbet åt oss. Vi bygger mycket själva, det underlättar att principerna är ganska lika mellan modulerna."
Zacharia håller med, "när det gäller att använda CatalystOne är det väldigt lätt att bli en superanvändare i systemet. Både när det gäller att arbeta i systemet och när det gäller att vägleda andra i att använda det."
Zacharia tror att det beror på den övergripande användarupplevelsen. "Du kan till exempel aktivera åtgärder när en händelse inträffar. Det är bara att gå in och göra ett par klick så är man snabbt i gång."
Man upplever också att systemet är enkelt att hålla levande och uppdaterat baserat på den feedback och input man får från användarna.
"Som superanvändare är det otroligt enkelt att få feedback och sedan snabbt uppdatera systemet. Vi kan hela tiden förbättra och se till att systemet är anpassat till de människor som faktiskt använder det" säger Zacharia.
Flexibiliteten är också något som uppskattas av IT. "Systemet har varit ganska enkelt att anpassa till våra behov när det gäller masterdata", säger Viktor. "API:erna har uppfyllt alla våra behov av smidig integration. Systemet känns som ett mycket modernt system och det känns som om CatalystOne har bra planer för att vidareutveckla systemet."
Tack vare implementeringsprojektet av det nya HR-systemet har de olika teamen kommit nära varandra, vilket gett flera fördelar.
"Ibland känns det som om jag jobbar halvtid på HR och halvtid på IT", säger Zacharia och ler. "En stor del av mitt arbete som superanvändare är att utveckla vår databasinfrastruktur. Det ger en tydlig bild av hur medarbetardata och ett HR-system som CatalystOnes kan bidra till hur vi arbetar med rapportering och automatisering."
Även chefer på företagets olika avdelningar upplever det nya arbetssättet och processerna i systemet som både tillgängligt och effektivt.
"Det faktum att cheferna känner att detta är ett system som de kan påverka - och som de kan hjälpa till att förbättra - innebär att de har en nära relation med oss på HR", säger Zacharia. "Tiden från feedback till åtgärd och uppdatering är inte lång. Cheferna har också blivit mycket mer engagerade, de är delaktiga i hur vårt HR-system blir ett system som är utformat efter deras egna behov och preferenser."
Det nya och förbättrade samarbetet mellan HR och IT har skapat ytterligare goodwill mellan avdelningarna. "Det har varit riktigt roligt", säger Viktor. "Det har varit ett framgångsrikt samarbete mellan IT, HR, olika delar av verksamheten och CatalystOne. Med tanke på vad vi har åstadkommit tillsammans är det ett nöje att se hur bra det har gått."
Foto: Ving/Sara de Basly
Till andra organisationer som står inför en liknande resa med inköp och implementering av HR-system har gänget på NLTG ett par tips att dela med sig av.
"Mitt råd, som kommer från en positiv erfarenhet, är att involvera alla som kommer att arbeta i systemet från allra första början", säger Vanessa. "Det är viktigt att de får vara med och påverka hur processerna byggs upp från början."
Även Viktor tycker också att det är viktigt att inkludera alla intressenter tidigt i processen, för att tillsammans kunna komma fram till de bästa lösningarna.
"Jag tror att nyckeln är att samla alla roller och kompetenser i ett rum. Det gäller både teknik och affärsprocesser. Tillsammans har vi hittat det bästa sättet att lösa utmaningar och hur vi kan leverera affärsvärde", säger Viktor.
En annan viktig aspekt är att förberedelserna inför projektet, att göra förarbetet ordentligt samt analysera nuläget och önskat läge bidrar till att säkerställa att resultaten blir bestående.
"Det är mycket viktigt att förbereda sig", säger Zacharia. "Fundera på vad du vill uppnå med ditt system och vem som ska använda det. Ta kontakt och prata med andra delar av organisationen än bara HR. IT kan vara till stor hjälp för att få ut det mesta av ett HR-system."
Nordic Leisure Travel Group är Nordens ledande semesterföretag och säljer resor från Sverige, Danmark, Norge och Finland.
I koncernen ingår researrangörerna Ving, Globetrotter, Spies, Tjäreborg, flygbolaget Sunclass Airlines samt hotellbolaget Resorts & Hotels. Gruppen säljer cirka 1 325 000 resor i de nordiska länderna.
NLTG vann priset för Årets HR-systemprojekt 2022/2023 tillsammans med CatalystOne. Priset delades ut av HerbertNathan & Co under HR-systemdagen i Stockholm den 7 november 2023.
Gör som våra kunder och använd CatalystOne för att förbättra era HR-processer, öka medarbetarnas engagemang och säkra HR-masterdata.
“CatalystOne hjälper oss att skapa en medarbetarupplevelse som är konsekvent i hela vår organisation. Det hjälper oss också att få mycket mer data och samla in data på ett tydligare sätt.”
– Fredrik Wessel, Chief HR Officer NLTG
