Tips och råd vid utvärdering av leverantör av HR system

Står din organisation inför en investering av systemstöd för att stötta verksamhetens processer inom Performance och Talent management? När det kommer till att utvärdera leverantörer av HR systemstöd finns det tillvägagångsätt som kan göra utvärderingsprocessen smidigare och mer kvalitetssäkrad. Men hur kan jag, som själv jobbar hos en leverantör av HR system, ge dig trovärdig rådgivning? Jag kan helt enkelt bara göra ett ärligt försök att ge dig våra bästa tips och råd – och låta dig avgöra vad som känns relevant att tillämpa.

Generella tips:

• Lär känna din leverantör. Passar ni med leverantören sett till kultur, kommunikation och kemi? Att välja en leverantör som har en kultur likt din egen organisation är en bra förutsättning för en god och långsiktig relation.
  
  
• Framtida behov. Se över leverantörens förmåga att kunna stötta din verksamhets behov, inte bara idag, men också i framtiden. Leverantörens erfarenhet, historik och plan för produktutveckling ger ofta en bra fingervisning.
  
• Utbyte. Det är skillnad på olika leverantörers förhållning till existerande kunder och vilket mervärde/nivå av partnerskap du får ut av din leverantör. Ta reda på vad som utmärker leverantören i relation till vad som är viktigt för just din organisation.
  
  
• Dra nytta av leverantörens befintliga kundnätverk. Det kan vara värdefullt att ta del av befintliga kunderfarenheter som redan gått igenom den implementering ni står inför och som liknar er organisation sett till karaktär eller behov.

5 värdefulla frågeområden:

1. Hur arbetar leverantören med produktuppdateringar och ny funktionalitet? Hur ofta släpps nya releaser och hur stort inflytande har kunden på kommande releaseinnehåll?
   
   
2. Vilka möjligheter till användarnätverk och användargrupper ges till befintliga kunder? Anordnar leverantören t.ex. kundevenemang eller andra forum för existerande kunder att byta erfarenheter mm.?
   
   
3. Kundreferenser säger mycket om leverantören. Hur många implementationer har leverantören gjort, och ännu viktigare, hur stor andel är ytterst nöjda kunder?
   
   
4. Flexibilitet – Kan systemet enkelt konfigureras efter verksamhetens behov och önskemål?
5. Kunskapsdelning– Till vilken grad erbjuder leverantören vägledning, processmallar och professionellt bollplank utifrån marknadens bästa praxis?

Tänk på detta:

• Användarvänlighet – Ett systemstöd blir aldrig bättre än användarens förmåga och vilja att använda systemet. Ett intuitivt gränssnitt har stor betydelse. Låt gärna minst 1-2 personer som ska bli användare av systemet att delta i utvärderingen.
  
  
• Kravspecifikation – kan vara en bra utgångspunkt men är ofta tidskrävande att ta fram och tenderar att förbise viktiga mjuka parametrar. Fokus bör ligga på dialog kring kundens önskemål och behov, produktdemonstration(er) och inte minst utvärdering av leverantörens lyhördhet, kunskap, personkemi och kundserviceförmåga.
  
  
• Systemuppbyggnad och Integration mellan moduler; En produktsvits uppbyggnad kan ha stor betydelse på dess användar- och integrationsvänlighet. Ett system som är organiskt uppbyggt från grunden är oftast enklare att integrera och jobba med än ett system som delvis består av externa moduler från tredjepartsleverantörer.
  
  
• Rättvis prisbild. Att jämföra pris mellan leverantörer kan ibland vara som att jämföra äpplen och päron. Ta reda på vad som ingår i det offererade priset och se efter ev. dolda tilläggskostnader.
  
  
• Implementation – ta reda på implementationens omfattning, hur och av vem. Säkerställ att du får en dedikerad kontaktperson hos leverantören, träffa/be om implementeringskonsultens CV.
  
  
• Intern resursplanering – För att säkerställa en effektiv och lyckad implementering krävs god planering av den egna interna projektorganisationen. Att tillsammans med produktleverantören utforma en grov projektplan kan underlätta i uppskattandet av hur mycket intern tid och resurser som behövs.

Innan arbetet med att utvärdera systemleverantör påbörjas är det bra att kunna bocka av nedan frågor:

Topp 3 checklista inför utvärdering:

• Är vi klara med våra grundläggande behov och vilka processer som ska stöttas av ett system?
  
  
• Finns det nödvändig förankring och stöd hos ledningsgruppen?
  
  
• Finns det en godkänd budget för investeringen?

Lycka till!

Är du nyfiken på CatalystOne™ systemstöd och vilka processer som kan stöttas med hjälp av programvaran? Klicka här!

Om du vill lära dig mer om hur vi kan automatisera dina HR-processer, stödja arbetsflöden och säkra dina anställdas data, kan du börja ladda ner vår gratis e-bok här nedan!