Ett HR-system med self-service (självbetjäning) gör det möjligt för medarbetare och chefer att hantera sin egen information och sina HR-relaterade uppgifter, istället för att förlita sig på att HR-avdelningen gör det. Det ger medarbetarna större frihet över sin personliga information samtidigt som det minskar HR-avdelningens administrativa arbetsbörda. Fortsätt läsa för att ta reda på om ett HR-system med självbetjäning kan vara ett lämpligt alternativ för ditt företag eller din organisation.
Funktionalitet i ett HR-system med self-service
Vilka funktioner som erbjuds i ett self-service HR-system kan naturligtvis variera från leverantör till leverantör. Vi har därför samlat några av de viktigaste funktionerna som bidrar till att förbättra produktiviteten och effektiviteten genom self-service:
-
Hantering av personlig information
Anställda kan enkelt uppdatera personlig information som kontaktinformation, adress, nödkontakter och bankinformation. De kan också komma åt anställningsavtal, handböcker och andra arbetsrelaterade dokument.
-
Onboarding
Tack vare self-service kan exempelvis en nyanställd skriva under anställningsavtal, skicka in relevanta dokument och få tillgång till utbildningsmaterial och företagsinformation direkt i systemet. Det bidrar till en enklare och bättre onboarding-upplevelse för den nyanställde.
-
Frånvaro
Anställda kan skicka in ansökningar om ledighet och övertid, se sitt semestersaldo och spåra sin frånvaro. Chefer kan godkänna eller avslå förfrågningar och hålla koll på medarbetarnas (och sin egen) frånvaro.
-
Utbildning och utveckling
Medarbetarna får tillgång till ett learning management system där de kan erbjudas en rad kurser som är relevanta för verksamheten eller för deras kompetensutveckling, medan HR kan övervaka slutförandet och framstegen.
-
Översikt över kompetenser
Medarbetarna kan lägga in sitt eget CV och ytterligare kompetenser i HR-systemet och hålla det uppdaterat med exempelvis nya certifieringar eller genomförda kurser. Det gör det enkelt för HR att se vilken kompetens som finns tillgänglig i organisationen och identifiera eventuella kompetensbrister.
-
Medarbetarenkäter
Regelbundna medarbetarundersökningar, eller så kallade pulsundersökningar, gör det möjligt att följa medarbetarnas hälsa och motivation samt att förutse eventuella nödvändiga åtgärder. Enkäterna skickas ut via HR-systemet och medarbetarna kan svara när det passar dem.
Fördelar med self-service i ett HR-system
Effektivitet
En av de största fördelarna med ett self-service HR-system är den effektivitet det medför. När medarbetarna har tillgång till att uppdatera sin egen information samt skicka in förfrågningar direkt, minskar arbetsbelastningen för HR-avdelningen avsevärt. Behovet av manuell datainmatning minskar, liksom risken för fel. Det effektiviserar också processerna och eliminerar också risken för flaskhalsar, till exempel semesterförfrågningar och lönefrågor. Ett HR-system med självbetjäning kan också effektivisera rekryteringsprocessen genom att integrera rekryteringslösningar i systemet.
Tillgänglighet
En annan stor fördel med self-service är den tillgänglighet det ger medarbetarna. Eftersom de allra flesta moderna HR-system är molnbaserade kan medarbetarna komma åt sin information från vilken enhet som helst så länge de är uppkopplade. Detta är särskilt fördelaktigt för företag med flera kontor och anställda som reser eller arbetar på distans, eftersom alla kan komma åt viktig information utan att behöva logga in på en lokal dator. Medarbetarna har också tillgång till uppdaterad information när som helst, även utanför kontorstid.
Motivation och kontroll
Ett HR-system med self-service ger medarbetarna direkt tillgång till och mer kontroll över sin egen information. De behöver inte längre gå via HR för att begära ledighet, få tillgång till tidrapporter eller se vilka kurser de är inskrivna på. De kan snabbt se och uppdatera informationen själva utan att det stör deras arbetsdag, vilket sparar tid och gör att de kan fokusera på sina ansvarsområden. Systemet kan också förenkla processen kring medarbetarsamtal, som uppmuntrar medarbetarna att arbeta med att förbättra sina egna prestationer. Ett system med sån funktionalitet kan också tillhandahålla information om utbildning och karriärvägar, vilket ger medarbetarna mer engagemang och motivation att växa inom företaget.
Datakvalitet
Ett HR-system fungerar som ett centralt nav i IT-landskapet. Andra system kan integreras med HR-systemet för att hämta aktuell information om de anställda. Detta säkerställer att informationen i alla system alltid är aktuell och korrekt, och minimerar risken för fel som kan uppstå vid manuell datainmatning eller datautbyte. Genom att låta de anställda uppdatera sin information direkt med hjälp av self-service säkerställer HR-systemet hög datakvalitet i hela organisationen.
Konklusjon
Ett HR-system med self-service är en värdefull tillgång för både företag och anställda och ger fördelar som ökad effektivitet, strömlinjeformade processer, minskad administrativ börda för HR-personal och ökad medarbetarnöjdhet genom självhantering av HR-uppgifter. Genom att ge anställda och chefer direkt tillgång till sin HR-information kan organisationer förbättra transparensen och främja en kultur av självbetjäning och egenmakt. Klicka på länken nedan för att läsa mer om hur du kan göra self-service till vardag för dig och dina medarbetare.
