Guide för att mäta kostnader och avkastning på investeringar i HCM-system

Har ni investerat i ett HCM-system (Human Capital Management) eller överväger att göra det? Då är det viktigt att ni gör relevanta beräkningar för att se hur stor avkastning ni får på investeringen (return on investment, ROI).

Ett modernt HCM-system är ett kraftfullt verktyg som kan hjälpa hela verksamheten att jobba mer effektivt tack vare att systemet optimerar HR-processerna.

Men hur enkelt är det egentligen att beräkna ROI?

Det kan vara lite knepigt eftersom det kan handla såväl om ekonomiska vinster som annat som inte kan mätas i pengar – på lång sikt går det dock att argumentera för att det ändå är bra för ekonomin. Fördelarna kan exempelvis vara kostnadsbesparingar, ökad produktivitet, ökat medarbetarengagemang, minskad personalomsättning eller förbättrad regelefterlevnad. En bra HCM-lösning ska främst bidra till de övergripande affärsmålen, och därmed också till tillväxt och framgång.

Funderar du på var du ska börja?

När man beräknar ROI bör man ställa kostnaderna mot fördelarna, och dessa är beroende av ett flertal faktorer, exempelvis företagets storlek, bransch, geografisk placering och affärsklimat.

Nedan beskriver vi fyra områden som ni kan utgå från för att beräkna ROI på en nyligen gjord HCM-investering. Alternativt kan ni använda beräkningarna för att skapa ett case för en sådan investering.

Då kör vi!

Kostnadsbesparingar

Med ett bra HCM-system går det att minska kostnaderna genom att automatisera och effektivisera HR-processer såsom administration av löner, förmåner och regelefterlevnad. Kostnadsbesparingarna kan kopplas till mindre manuellt arbete, färre misstag orsakade av den mänskliga faktorn och ökad effektivitet.

Dessa kan kvantifieras och användas för att beräkna ROI på följande sätt:

• Identifiera kostnaderna för de manuella processer som HCM-systemet kan ersätta eller automatisera. Det kan vara antal timmar som HR-personal, chefer och andra medarbetare ägnar åt att exempelvis registrera data eller administrera löner och förmåner.
  
  
• Bedöm kostnaden för felaktigheter som förekom innan HCM-systemet implementerades. Exempelvis tid för att korrigera fel, ny bearbetning av data och potentiella kostnader vid regelbrott. Ett bra exempel är de betydande belopp som ofta spenderas på programlicenser som sen inte sägs upp efter att anställda slutat. Med automatiserade offboardingprocesser går det att göra stora besparingar eftersom man slipper betala för licenser som ändå inte används.
  
  
• Bedöm hur mycket tid som kan sparas i och med att HCM-systemet införs. Det kan gälla tidsåtgång för HR-personal, chefer och andra medarbetare för uppgifter som nu kan automatiseras eller effektiviseras.
  
  
• Beräkna sparade kostnader för arbete genom att multiplicera sparade arbetstimmar med relevant timlön.
  
  
• Beräkna kostnaden för HCM-systemet, inklusive programvara, hårdvara, implementeringskostnader och löpande underhåll och support.
  
  
• Beräkna ROI för HCM-systemet genom att dividera sparade kostnader för arbete med den totala kostnaden för systemet och ange resultatet i procent.

Säg att de kostnader för arbete som sparas i och med HCM-systemet uppgår till 100 000 SEK per år, och den totala kostnaden för systemet är 500 000 SEK. Då blir ROI för HCM-systemet:

ROI = (sparade kostnader för arbete / total kostnad för systemet) x 100 %
ROI = (100 000 / 500 000) x 100 % = 20 %

Det innebär att företaget för varje krona som investeras i HCM-systemet får en avkastning på 20 % när det gäller kostnader för arbete.

Ökad produktivitet

HCM-system kan öka produktiviteten genom att medarbetare får de verktyg och resurser de behöver för att kunna arbeta effektivare. Funktioner som performance management, utbildning och utveckling samt självbetjäningstjänster för medarbetarna kan leda till att produktiviteten och resultaten förbättras.

Det kan vara en utmaning att beräkna ROI för sådana funktioner eftersom man då måste kvantifiera fördelarna med immateriella tillgångar som medarbetarengagemang, arbetsmoral och produktivitet. Det finns dock några saker man kan göra för att uppskatta ROI:

• Definiera fördelarna: Börja med att identifiera de specifika fördelar HCM-funktionerna förväntas medföra. Exempelvis kan performance management leda till att medarbetarengagemanget och produktiviteten ökar medan utbildning och utveckling kan förbättra medarbetarnas kompetenser.Självbetjäningstjänster kan minska de administrativa kostnaderna samt förbättra medarbetarupplevelsen.
  
  
• Sätt ett värde på fördelarna: När du identifierat fördelarna ska du koppla ett värde till dem. Exempelvis kan man uppskatta hur stora kostnader man sparar genom mindre administrativt arbete, eller hur mycket intäkterna ökar genom en ökad produktivitet.
  
  
• Beräkna kostnaderna: Beräkna kostnader kopplade till implementeringen av HCM-funktioner, inklusive programvara, utbildning och supportkostnader.
  
  
• Beräkna ROI genom att dividera de totala fördelarna med de totala kostnaderna och ange detta i procent.

Om de totala fördelarna exempelvis uppgår till 100 000 SEK och de totala kostnaderna är 50 000 SEK, då blir ROI 100 % (100 000 / 50 000 x 100 %).

Tänk på att ROI bara är ett sätt att beräkna värdet på HCM-funktionerna. Man kan också ta hänsyn till andra parametrar som medarbetarnöjdhet, personalomsättning och kundnöjdhet för att få en mer heltäckande bild av hur HCM påverkar verksamheten.

Förbättrat medarbetarengagemang

HCM-system kan även öka medarbetarengagemanget i och med att det ger en bättre medarbetarupplevelse samt förbättrar kommunikationen och samarbetet inom företaget. Högre engagemang kan leda till ökad motivation, medarbetare som stannar kvar och att produktiviteten ökar, vilket i sin tur kan kvantifieras och användas för att beräkna ROI.

För att beräkna ROI för HCM-processer som syftar till att öka medarbetarnas engagemang kan du göra på följande vis:

• Identifiera huvudsakliga parametrar: Det första steget är att identifiera de parametrar som ska användas för att mäta vilken påverkan HCM-systemet har på medarbetarengagemanget. Det kan exempelvis vara parametrar så som medarbetarnas nöjdhet, personalomsättning, ogiltig frånvaro, produktivitet samt yttre faktorer som kundnöjdhet.
  
  
• Fastställ baslinjen: Fastställ var baslinjen gick för de identifierade parametrarna innan HCM-systemet implementerades. Genom att ha ett utgångsläge blir det enklare att få en uppfattning om nuvarande status och utveckling för medarbetarengagemanget.
  
  
• Implementera HCM-system: Implementera HCM-system som fokuserar på att öka medarbetarengagemanget, exempelvis med performance management, funktioner för att uppmärksamma anställda och kommunikationsverktyg.
  
  
• Mät effekten: När HCM-systemet implementerats bör effekten av de parametrar som identifierades i steg 1 börja mätas. Då kan man använda sig av regelbundna medarbetarundersökningar, prestationsutvärderingar och andra metoder.
  
  
• Beräkna ROI: Slutligen beräknar du ROI genom att jämföra baslinjevärdet med värdena efter implementeringen. Beräkna kostnaden för implementeringen av HCM-systemet och jämför med de fördelar som ett ökat medarbetarengagemang ger, exempelvis ökad produktivitet och lägre personalomsättning.

Minskad personalomsättning

En hög personalomsättning kan bli en dyr historia eftersom det kostar pengar att rekrytera, introducera och utbilda nya anställda. Ett HCM-system kan minska personalomsättningen långsiktigt genom att förbättra processer för rekrytering, onboarding, utbildning och karriärutveckling. De kostnader man sparar på en minskad personalomsättning kan räknas fram och ROI kan då beräknas på följande sätt:

• Identifiera huvudsakliga parametrar: Det första steget är återigen att identifiera de parametrar som ska användas för att mäta vilken påverkan HCM-systemet har på personalomsättningen. Det kan exempelvis vara omsättningsgrad, tidsåtgång för rekrytering, kostnad per nyanställning och hur medarbetarna poängsätter sin nöjdhet.
  
  
• Fastställ baslinjen: Fastställ var baslinjen gick för de identifierade parametrarna innan HCM-systemet implementerades. På så sätt blir det enklare att få en uppfattning om nuläget för att kunna mäta förändringar i personalomsättningen.
  
  
• Implementera HCM-system: Implementera ett HCM-system vars funktioner kan hjälpa er att fokusera på att minska omsättningsgraden, exempelvis med funktioner för uppföljning av jobbsökande, onboardingprogram och utbildningsplattformar.
  
  
• Mät effekten: När HCM-systemet implementerats bör effekten av de parametrar som identifierades i steg 1 kunna börja mätas. Här kan enkäter, feedback från medarbetare och HR-analyser användas.
  
  
• Beräkna ROI: Slutligen beräknar du ROI genom att jämföra baslinjevärdet med värdena efter implementeringen. Beräkna kostnaden för implementeringen av HCM-systemet och jämför med kostnadsbesparingar kopplade till minskad personalomsättning, exempelvis lägre kostnader för rekrytering och utbildning.

Sammanfattning

Även om det är en utmaning att beräkna ROI för investeringen i ett HCM-system är det ett nödvändigt steg för företag som vill optimera sin personalhantering och driva på tillväxten. Genom att förstå hur investeringen påverkar ekonomin kan företaget fatta informerade beslut om hur resurser ska fördelas och säkerställa att investeringen ger önskad avkastning.

Genom att beräkna ROI för HCM går det även att identifiera områden där företagets HR-strategier kan förbättras. Om ROI för ett utbildningsprogram exempelvis är lägre än förväntat kan man utvärdera programmets effektivitet och göra nödvändiga justeringar för att säkerställa att önskade resultat levereras.

Genom att löpande beräkna ROI för HCM-investeringen kan företagen säkerställa att de fattar informerade beslut så att värdet på investeringarna maximeras.