Onboarding när den är som bäst - Hur säkras en god onboarding-plan?

Företag lägger mycket pengar på rekryteringsprocessen för att undvika felrekryteringar. Men många tycks förbise vikten av en god introduktion. Hur snabbt en nyrekryterad blir produktiv och en del av verksamhetskulturen, beror till stor del på hur väl du som arbetsgivare/chef/HR förberett inför dennes ankomst.

Att börja nytt jobb innebär ofta en förväntansfull och intensiv start-process. Att mötas av nya intryck, ny chef, nya medarbetare, nya arbetsprocesser och rutiner hör så gott som alltid åtagandet till. 

Hur väl en nyanställd känner sig mottagen, hur fort hen blir bekväm i sin nya roll, presterar samt blir en del av den nya arbetskulturen, beror till stor del på hur väl du som arbetsgivare/chef/HR förberett inför dennes ankomst.

Enligt undersökningar går en av tio nyanställningar snett, varpå en felrekrytering i genomsnitt kostar 700 000 kronor. Den vanligaste orsaken till felrekrytering beror antingen på fel kompetens eller att den anställde slutar efter kort tid. Med hänsyn till det sistnämnda, är det inte konstigt att det under senare tid blivit alltmer intressant att ta kandidatens förväntningar i beaktan i samband med rekryteringsprocessen. Självaste introduceringen (onboarding) av den rekryterade spelar därför en allt större roll i syftet att motivera nyanställda så att de verkligen kommer in i företaget och stannar kvar.

Personligen har jag sett och tagit del av imponerande och väldefinierade sk. onboarding-processer med resultatet av en riktig motivations-boost, i kombination med den omedelbara känslan av att ”här kommer jag trivas!”. Jag har dock även bevittnat det motsatta i andra fall, där total avsaknad av struktur för mottagandet förelegat och den nyanställde utstrålat en aningen besvärad känsla och undran över ”Vad sker? Vad förväntas jag göra?”

En dålig start riskerar alltså att omvandla positiva förväntningar och energi till besvikelse och tvivlande. Att ha en väl definierad onboarding-strategi av nya medarbetare är därför av stor betydelse och kan tom. vara avgörande för att bibehålla den nyförvärvade talangen/kompetensen.

Varför är en väldefinierad onboarding-process kritisk?

• ”First impressions last” – som arbetsgivare tjänar du stort på att göra ett bra och seriöst första intryck. Detta lägger grunden till den nya medarbetarens motivation, arbetsglädje och inte minst prestation.
  
  
• Minimera startsträckan: en strukturerad mottagande-process säkerställer att den nya medarbetaren har allt som krävs i form av tekniska hjälpmedel, stöd och uppgifter för att komma igång redan från sin första arbetsdag och därmed snabbare nå optimal prestationsnivå.
  
  
• Säkra företagskulturen över generationer: En ny medarbetare är som mest mottaglig och sökande vid sin start. Att denne kommer in i företagets kultur på ett naturligt men strukturerat sätt säkrar att bolagets kultur lever vidare med nya anställda.
  
  
• Undvik ”direct turnover”: att mista en nyrekryterad kan bli en kostsam historia. Att behålla talanger och kompetens idag kräver samtidigt allt tydligare engagemang från arbetsgivaren. Inte minst i skedet när medarbetaren ännu inte hunnit etablera en stabil relation till arbetsgivaren blir detta viktigt. Övergår de initiala förväntningarna i missnöje, står inte omöjligt talang-törstande konkurrenter runt krönet, redo att ta vid.
  
  

En nyligen utförd undersökning av Visio med 3000 deltagare visar att av de som fått en planerad introduktion när de började sin anställning trivdes 52 procent mycket bra med sitt jobb. Bland de som inte fick en planerad introduktion var samma siffra 31 procent.

Hur säkras en god onboarding-plan?

1. Checklistor: Med stöd av en fördefinierad lista på aktiviteter och uppgifter kan den nyanställde känna sig trygg med vad denne ska göra redan från dag ett, eller kanske rent av före sin första arbetsdag.
   
   
2. Teknik och hjälpmedel: Dator och/eller annan nödvändig arbetsutrustning bör finnas tillgänglig att användas/installeras från första arbetsdag.
   
   
3. Relationer: Se att den anställde får träffa så många och relevanta personer som möjligt inom verksamheten för att så tidigt som möjligt etablera kontakter och bli en del av gemenskapen.
   
   
4. Stäm av förväntningar: Säkerställ att medarbetare och chef träffas för att stämma av förväntningar, ansvarsområden, och uppgifter under kommande introduceringsperiod.
5. Digitalt systemstöd: Med ett digitalt verktyg guidas den nyanställde, dennes chef och övriga involverade genom onboarding-processen där checklistor och status enkelt kan följas upp och överblickas av såväl anställd, dennes chef samt HR. Med hjälp av ett digitalt stöd blir det enkelt att sätta upp fördefinierade flöden för vad verksamhetens onboarding-program ska innehålla. 
   
   

På så vis säkerställs att inga viktiga moment faller mellan stolarna eller infaller onödigt sent i introduceringen av den nyrekryterade. Ju tydligare struktur kring onboardingen, desto större chans att den blir smidig och lyckad, för samtliga involverade.


Med detta sagt vill jag passa på att önska lycka till i mottagandet av din verksamhets nyanställda!
Kom ihåg – ”first impressions last”!

Om du vill lära dig mer om hur vi kan automatisera dina onboarding-processer, stödja arbetsflöden och säkra dina anställdas data, kan du börja ladda ner vår gratis e-bok här: