Offboarding: nyttan med en genomtänkt exit-process

Att fullfölja medarbetar-livscykeln med lika stor vikt vid bra offboarding som onboarding skapar en atmosfär av respekt och professionalism samtidigt som det ger ovärderlig insikt i personalomsättningen.

Som låten säger, ”Breaking up is hard to do”. Oavsett om en anställd har sagt upp sig, blivit uppsagd, accepterat ett avgångsvederlag eller går i pension, så har beslutet att lämna utan tvekan varit svårt. Oberoende av situationen finns ingen anledning att tiden ni har spenderat tillsammans skall vara bortkastad. Nu har du chansen att lämna ett bestående gott intryck.

Överväg den tid och ansträngning som du och din medarbetare har investerat i er relation hittills - dessa år av engagemang, förtroende och lojalitet riskerar att gå om intet om din medarbetare lämnar företaget med en känsla av att vara ignorerarad eller lågt värderad. Tänk hur annorlunda utfallet kan bli om du frågar dig själv vad du kan göra för att den här personen ska se tillbaka och tänka att ”Wow, det var några av de bästa åren av min karriär.”

I stora delar av Europa, och i synnerhet Norden, är det vanligt med långa uppsägningstider. Det betyder att du och din anställde kommer att tillbringa en del tid tillsammans - kanske några månader - innan ni går skilda vägar. Hur kommer du att använda den tiden? Du kan antingen anta att din medarbetare redan har en fot utanför dörren (vilket gör att de trivs sämre dag för dag), eller så kan du använda tiden till ett genomtänkt och personligt offboarding-program.

Uppenbarligen är uppsägningstiden en viktig tid för att överföra kunskap och utföra överlämningsuppgifter men det är också en chans att få viktig inblick i hur din medarbetare upplevde att jobba på ditt företag och, om de sagt upp sig, varför de lämnar. Du har nu att göra med någon som har väldigt lite att förlora på att vara helt ärlig mot dig, så se till att du utnyttjar möjligheten att få ärlig feedback genom att skapa en trygg atmosfär för det. Med en längre uppsägningstid är det möjligt att ersätta en formell exit-intervju, som ofta sker den sista veckan, med samtal i flera steg som kan öppna upp för mer information.

Du bör också tänka på den här perioden som en tid för att forma de sista minnena som din medarbetare tar med sig. Varför är det viktigt? Jo, eftersom en glad tidigare anställd kommer att prata positivt om sin tid hos er, hänvisa potentiella nya anställningar och kanske till och med överväga att söka framtida positioner när hen har utvecklat sin karriär och kompetens på annat håll en tid.

Om du är ledsen att se den här medarbetaren gå, se till att de vet hur mycket du uppskattar allt de har gjort. Även om omständigheterna inte är så trevliga, se fortfarande till att situationen hanteras med känslighet och professionalism så att alla inblandade skiljs åt med sin värdighet och respekt intakt.

Tänk på det som att skicka en ny varumärkesambassadör ut i världen – en som kan ”make or break” företagets rykte beroende på hur ni hanterar dina sista veckor tillsammans. Precis som ni bara har en chans att göra ett första intryck får ni bara en sista chans att skapa ett bestående intryck. När allt kommer omkring ser även era andra anställda hur ni hanterar den här processen. Om en medarbetare som lämnar ses ha en smula ånger över att han går eftersom hen blir behandlad så bra, kommer andra att känna sig nöjda med att stanna.

Allt detta kan tyckas som mycket arbete, samtidigt som du också hanterar det praktiska kring en exit, men det är här automation kan rädda dagen. Rutinmässiga uppgifter som är gemensamma för alla medarbetares checklistor för överlämning, borttagande av systemaccesser, signering av uppsägningsformulär etc. – kan hanteras med stöd av ett digitalt system medan du spenderar tid på att skapa mer värdefulla, personliga slutliga erfarenheter för din medarbetare.

Nyckeln till en positiv exit är att fira din medarbetares prestationer, gratulera dem till deras nya möjligheter och se till att de känner att de går vidare och inte flyr.