Att hantera medarbetardata på ett tryggt, skalbart och effektivt sätt ligger helt i tiden inom HR. Allt fler organisationer ser vinsterna med att investera i ett HR-system med masterdata. Med ett systemstöd på plats kan sen analyser på medarbetardatan användas för att motivera affärsbeslut samt för att skapa säkrare, tryggare och mer korrekta processer i verksamheten.
Lönesystem är skapade för att hantera löneprocessen riktigt bra, de är däremot inte skapade för att kunna ge en omfattande översikt över medarbetarnas kompetenser, målsättningar och utvecklingsbehov. Eftersom lönesystem saknar djupgående data kring verksamhetens viktigaste resurser, medarbetarna, saknar de också förmågan att göra några djupare analyser. Med ett HR-system på plats som kan hantera medarbetardata/HR masterdata kan HR aktivt arbeta med att optimera de processer som stödjer företagets strategiska mål långsiktigt. Det möjliggör även en bättre medarbetarupplevelse och smidigare processer för chefer. Men allt det här förutsätter tillgång till bra HR masterdata. Som systemleverantör ser vi på CatalystOne att det ofta uppstår en vanlig fallgrop här: Tron på att ett lönesystem är tillräckligt för att hantera HR-masterdata.
Vad är då HR masterdata?
HR masterdata kan enklast beskrivas som en central databas som innehåller all den information som ett företag behöver lagra om sina anställda. En vanlig benämning när man pratar om den här typen av information är ”medarbetardata”, men vi vill gärna skilja på medarbetardata och HR masterdata. För när vi pratar om HR masterdata så gör vi det med syftet att beskriva en databas där uppgifterna lagras på ett ställe och agerar som en single source of truth till alla andra system, processer eller till HR som behöver använda den datan.
Med denna typ av databas på plats integrerar man sen till andra system som behöver den här datan för att fungera, det kan exempelvis vara ett rekryteringssystem, integration till AD eller till ett lönesystem.
Med en sådan lösning lagras uppgifterna alltså på ett ställe och man eliminerar behovet av att manuellt behöva uppdatera flera system varje gång det sker en förändring. Tänk att behöva gå in i ett tiotal system varje gång en anställd flyttar, byter telefonnummer, får en löneförhöjning etc. Ohållbart och med en stor risk för felaktig inmatning.
Denna masterdata utgör alltså grunden för all administration kring organisationens medarbetare. Tillgång till den typ av insikter som ett HR-system med masterdata kan ge är så gott som ett måste för att HR-avdelningen ska kunna utföra sina uppgifter effektivt och stödja organisationens strategiska mål.
Exempel på HR masterdata:
- Personuppgifter: Namn, adress, personnummer, kontaktinformation.
- Anställningsinformation: Anställningsdatum, anställningsavtal, rollbeskrivning, omfattning (t.ex. heltid/deltid), lönenivå.
- Kompetens och utbildning: CV, utbildningshistorik, kvalifikationer, certifikat.
- Karriärutveckling: Befattningar, avanceringshistorik, successionsplanering, prestationshantering.
- Prestanda och bedömningar: Medarbetarsamtal, utvärderingar, mål och resultat.
- Sekretess- och säkerhetsinformation: Rollstyrda behörigheter, sekretessbelagda uppgifter, arkivering av uppgifter.
Utan tillgång till den här typen av information så blir det väldigt svårt för HR att arbeta på en strategisk nivå. I alla fall på ett effektivt sätt, där informationen finns lätt tillgänglig och går att använda på olika sätt efter de behov som uppstår.
Varför är inte ett lönesystem lösningen då?
Det enkla svaret är att lönesystem helt enkelt saknar relevant medarbetardata för att fungera som ett stöd för HR. Lönesystem är skapade för att hantera löneprocessen riktigt bra – och det gör de! Systemen är däremot inte skapade för att kunna ge en omfattande översikt över medarbetarnas kompetenser, målsättningar och utvecklingsbehov. Eftersom lönesystemen saknar mer djupgående data kring verksamhetens viktigaste resurser, medarbetarna, saknar de också förmågan att göra några djupare analyser. Vilket i sin tur gör att det blir svårt att dra ut analyser, rapporter eller beslutsunderlag som behövs för strategiskt HR-arbete.
Ett lönesystem hanterar i regel grundläggande information om medarbetaren så som namn, lönenivå, personnummer och bankkonto, det vill säga precis den medarbetardata som är relevant för att kunna betala ut rätt lön till rätt person i rätt tid.
Tidskrävande administration och GDPR
Vi har sagt det förr, men det tål att sägas igen. Att använda ett begränsat system till sin HR masterdata (eller ännu värre, ett kalkylark) är i de allra flesta fall en administrativ mardröm. Data ska exporteras, mappas ut, jämföras, manuellt uppdateras… Lönesystem är dessutom generellt inte enkla att integrera till andra system, vilket innebär att medarbetardata manuellt måste matas in i flera olika system, som rekrytering eller employee engagement. Till slut sitter man med överkvalificerade medarbetare på HR som spenderar dagarna med att uppdatera anställdas information, då lönesystemen har begränsad åtkomst och funktionalitet.
Det är ju också så att manuell hantering ökar risken för felaktig inmatning av information. När medarbetardatan behöver hanteras utanför ett system finns det dessutom stor fara för att känslig information hamnar på villovägar, skickas via mejl eller lagras felaktigt vilket kan leda till brott mot GDPR.
Vad är den enklaste lösningen?
Den enklaste lösningen för att kunna arbeta med HR på ett effektivt och strategiskt sätt är att investera i ett dedikerat HR-system. Dessa är skapade med HRs behov i åtanke, många HR-system har möjlighet att samla in och lagra all typ av medarbetardata. Det gör att ett bra HR-system blir en central del i systemlandskapet, som kan integreras till alla andra system som behöver tillgång till medarbetardata – även lönesystemet. På så sätt kan man garantera att alla system är kontinuerligt uppdaterade med korrekta data. HR-systemet agerar som en single source of truth och matar sen ut relevant information till andra system och de andra systemen har möjlighet att mata tillbaka information till HR-systemet.
Tack vare tillgången till den avancerade funktionaliteten som många HR-system har, underlättar det processerna kring rekrytering, on- och offboarding, kompetensutveckling, lönerevision och framför allt HR analytics.
Förutom att förenkla och automatisera en stor del av HR-processerna tillhandahåller många HR-system också kraftfulla analysverktyg, skräddarsydda rapporter och konfigurerarbara mallar. Det underlättar analyser på hög nivå, vilket kan ge nya, men framför allt pålitliga, insikter till stöd för tuffa affärsbeslut.
Sammanfattningsvis kan man säga att hantera medarbetardata på ett smart och effektivt sätt är ett steg i rätt riktning mot en mer strategisk HR-avdelning som aktivt jobbar mot organisationens övergripande mål.
Genom att investera i ett dedikerat HR-system, där HR masterdata kan centraliseras och integreras med andra system, kan organisationen säkerställa att korrekt och uppdaterad information används för att driva beslut och processer framåt. Den här approachen inte bara minskar risken för fel och ökar effektiviteten i administrativa processer, utan öppnar också upp för avancerade analyser och insikter som kan stödja strategiska affärsbeslut.
Vill du läsa mer om olika typer av HR-system så kan du göra det här.
