Nu är det dags igen, lönerevisionen är i full gång och du som chef måste börja fatta svåra beslut om dina anställdas löner ska justeras och hur. I år kommer de besluten sannolikt att bli ännu svårare än vanligt eftersom samhällsläget med ökade levnadskostnader slår hårt mot många och det finns förväntningar på högre löner. Men med ett bra HR-system blir processen enklare att genomföra samtidigt som all dokumentation finns på plats.
För många chefer börjar lönerevisionen först efter att tuffa förhandlingar med facken genomförts. I Sverige är det den mest internationellt konkurrensutsatta sektorn som är först ut när nya kollektivavtal ska förhandlas och löneökningsnivån som fackförbund och arbetsgivare kommer överens om kallas "märket", det är ett riktmärke vilket innebär att det fortfarande finns utrymme för lokala överenskommelser.
När förhandlingarna med facket är avslutade måste organisationen på kort tid göra budgetanslagen, om det fortfarande är en manuell eller Excel-driven process kan det vara väldigt stressande och utmanande att arbeta effektivt med korrekt överblick.
Med ett HR-system som har en compensation management-funktionalitet blir processen smidigare och enklare. Här är 7 steg som förklarar varför:
Lön och HR-system
1. Prestationsdata
En centraliserad databas med all personaldata och prestationsdata gör att chefer snabbt kan komma åt korrekt information om anställdas prestationer för att på så sätt kunna fatta välgrundade beslut om ersättning.
2. Process för lönerevision
Att samla hela processen för lönerevisionen i ett enda system bidrar till att ge cheferna en korrekt och fullständig översikt. I ett HR-system finns det samlad data kring medarbetarnas prestationer, kompetensutveckling, historiska lönedata och annan relevant information som fungerar som ett stöd för att hjälpa till att fatta välgrundade lönebeslut. Systemet kan också hjälpa till att automatisera aviseringar och påminnelser för att säkerställa att chefer genomför lönesamtal och kartläggning i god tid.
3. Automatiserad budgetallokering
Ett HR-system med kompensationshantering (compensation management) kan automatisera budgetallokering efter behov. Det blir enklare att exempelvis säkerställa att budgeten fördelas på ett rättvist sätt. Alternativt kan systemet göra gruppbudgetering, så att olika grupper tilldelas olika belopp. Det kan vara en användbar funktionalitet om du har heltidsanställda och deltidsanställda, eller om du vill separera seniora medarbetare från och juniora. Ett HR-system kan också hjälpa till att beräkna budgeten baserat på faktorer som anställdas prestation, erfarenhet och marknadslöner, vilket gör det lättare för chefer att fördela sin budget på bästa sätt.
4. Budgetjusteringar i realtid
Om budgeten ändras kan budgetjusteringar i realtid se till att chefer reagerar snabbt på förändringarna. Till exempel när företagets lönenivåerna för året är överenskomna, kan de uppdateras till systemet och alla chefer kan se exakt vad detta betyder för deras team i realtid.
5. Dokumentation
I ett HR-system är lönerevisionen väl dokumenterad med detaljerade motiveringar för varje utvärdering. Detta bidrar till ökad öppenhet och underlättar för de anställda att få en bättre förståelse för fattade beslut. Dessutom ger det möjlighet för cheferna att genomföra en rättvis och balanserad utvärdering. Tack vare att hela lönerevisionen är dokumenterad i systemet ges det också möjlighet att automatiskt generera rapporter och dokumentation om budgetfördelning och lönenivåer. Vilket i sin tur gör att det blir lätt för HR eller ekonomi-avdelningen att ta del av informationen.
6. Analytics
Analys av budgetallokering och förmånstrender möjliggör för chefer att fatta välgrundade beslut om vilken ersättning som är relevant för deras team. I ett HR-system kan man till exempel importera data gällande marknadslöner för att på så sätt ha ett riktmärke att utgå ifrån gällande marknadstrender på kompensationsnivåerna. Då kan cheferna lättare anpassa sitt teams löner och kompensationer därefter.
7. Budgetprognos
Med ett HR-system som kan hantera budgetprognoser kan en chef enkelt ta fram data på framtida lönekostnader baserat på faktorer som förväntad tillväxt eller personalomsättning, vilket gör det lättare att planera sin budgetfördelning och anpassa lönenivåerna därefter.
Sammanfattning
Sammanfattningsvis kan alltså en lönerevision genomförd i ett HR-system effektivisera processen, hjälpa till att fördela sin budget snabbt och effektivt, göra budgetjusteringar i realtid samt automatisera all dokumentation.
Tack vare realtidsanalyser och prognoser, har företagets chefer alla förutsättningar de behöver för att fatta välgrundade beslut om deras teams lönejustering baserat på organisationens finansiella mål. Marknadsanpassade löner med bra genomföra lönerevisioner hjälper också företaget att behålla topptalanger, attrahera nyanställda och säkerställa att anställda känner sig värderade och belönade för deras bidrag till företagets framgång.
