Ett användarvänligt och fullt integrerat HR-system med HR masterdata är en grundförutsättning för trygg hantering av en organisations mest värdefulla data.
Avsaknaden av en fullständig översikt över sin HR-masterdata blir allt mer problematisk. I kölvattnet av GDPR och med det nya EU-direktivet CSRD är kontroll och hantering av medarbetardata viktigare än någonsin. Det är mycket vanligare än man kan tro att medarbetardata lagras i olika system (eller dokument), uppdateras manuellt och bidrar till ökade kostnader för organisationen. Detta gör det naturligtvis svårt för chefer och HR att överblicka helheten, vilket i sin tur gör det tidskrävande och tråkigt att ta fram relevanta rapporter eller analyser. Låt oss titta lite närmare på varför HR masterdata är viktigt för alla organisationer.
Vad är HR masterdata?
HR masterdata kallar vi den centrala databasen som innehåller all information om anställda i en organisation, såsom namn, kontaktuppgifter, anställningsdatum, löneinformation och andra detaljer relaterade till personaladministration. Det är alltså som en databank som håller koll på alla anställda och medarbetardata.
HR masterdata behövs för att effektivt kunna hantera och administrera processer som rör medarbetare. Genom att ha all relevant information om anställda centralt lagrad kan organisationen enkelt hantera anställningsprocesser, löneadministration, personalutveckling och annan personalrelaterad verksamhet på ett strukturerat och organiserat sätt. Man brukar säga att HR masterdata ser till att man har en ”single source of truth” gällande medarbetardata – ingen risk för felaktig inmatning, dubbletter eller föråldrar information. Det säkerställer också att man som organisation uppfyller lagar och regler gällande hantering av medarbetardata.
Varför är HR masterdata viktigt?
Att medarbetare är företagens viktigaste tillgång är ett välbekant uttryck. Ändå är det förvånansvärt många som saknar en enhetlig och strukturerad hantering av sin personaldata. HR masterdata utgör ryggraden i många interna funktioner och processer. Utan ett dedikerat HR-system med masterdata på plats blir det utmanande att upprätthålla korrektheten och tillgängligheten av personaldata, vilket i sin tur kan påverka organisationens effektivitet och även efterlevnad GDPR eller CSRD.
Möjligheten att analysera och dra insikter från HR masterdata bidrar till organisationens förmåga att fatta bättre grundade beslut. Ett HR-system skapar dessutom en grund för att kunna optimera och automatisera processer som onboarding, offboarding eller medarbetarsamtal.
Ett HR-system med masterdata är inte bara ett stöd för HR utan också en oumbärlig del av en IT-infrastruktur. Tack vare masterdata blir det enkelt att hantera rollbaserad åtkomstkontroll eller licensbehov.
Man kan alltså säga att masterdata utgör ryggraden i organisationens personalhantering. Att ha den här typen av data samlad och strukturerad underlättar för hela verksamheten samtidigt som det säkerställer att rätt information är tillgänglig för rätt personer vid rätt tillfälle. Med en bättre förståelse för vad HR masterdata är och dess betydelse, låt oss nu titta närmare på varför hur det stöttar organisationer.
Masterdata på plats bidrar till effektiv verksamhetsstyrning
Att samla sin medarbetardata i ett HR-system möjliggör som sagt bättre grundade beslut. Rapporter och välgrundade analyser baserade på korrekt och aktuell information minskar risken för beslut fattade på felaktiga grunder eller helt enkelt total avsaknad av data – affärskritiska beslut fattade på magkänsla. Att ha ett korrekt underlag på plats bidrar till bättre beslut i processer som rör sånt som prestationsledningsstrategier, åtgärdsplan efter lönekartläggning, rekrytering eller sjukfrånvarohantering.
Med införandet av först GDPR och nu kravet på rapportering enligt CSRD råder det inte längre några tvivel om att organisationer behöver ha kontroll över sin medarbetardata.
Ställ krav på funktionaliteten i ditt HR-system
Oavsett om ni har ett befintligt system på plats med HR masterdata eller inte, är det viktigt att reflektera över vilken funktionalitet som är viktig för att uppfylla era behov.
Det är tyvärr allt för vanligt att lönesystemet agerar masterdata-system för medarbetardata. Att ha ett lönesystem som navet för HR masterdata är problematiskt av flera olika orsaker. Lönesystem erbjuder generellt väldigt förenklad funktionalitet och logik, systemen är inte flexibla och de är otillgängliga för medarbetaren eftersom se saknar funktionalitet för self-service. Ett lönesystem hanterar också enbart den typen av information som är relevant för lönen, det i sin tur innebär att all övriga medarbetardata, som inte är relevant för lönen, behöver hanteras på annat håll - oftast i ett dokument sparat lokalt på en löneadministratörs dator.
Utöver det som nämnts redan kan det vara relevant att fundera över bland annat följande aspekter för att kunna säkerställa att ert HR-system uppfyller era behov gällande HR masterdata:
- Kontrollera om det är kompatibelt med GDPR. Att säkerställa att personuppgifter lagras och behandlas enligt lagens krav är en hygienfaktor idag.
- Systemet bör vara både flexibelt och användarvänligt samt kunna anpassas efter organisationens unika behov. En smidig användarupplevelse oavsett om man är HR-personal, chef eller medarbetare. Self-service bör vara en självklarhet då det ger medarbetarna en ökad självständighet och flexibilitet när det gäller att hantera sina egna personalärenden. Det avlastar även HR som slipper lägga tid på att uppdatera medarbetardata och sen hålla den uppdaterad.
- Möjligheten till integration med andra system är också viktigt att se över. Ditt HR-system och dess medarbetardata är navet i systemlandskapet, det bör därför också kunna integreras på ett bra sätt så att ni kan nyttja all er medarbetardata där den behövs.
