Starten på 2024 markerar en ny tid för hållbarhetsrapportering, företag som omfattas av det nya direktivet står nu inför en omvälvande förändring när EU:s hållbarhetsdirektiv CSRD träder i kraft. En av standarderna, ESRS S1, kommer att kräva fördjupad rapportering kring den egna arbetskraften. Det här innebär att företag behöver revidera sina processer och system snarast för att säkerställa att har förutsättningarna att rapportera enligt detta nya direktiv. I det här blogginlägget tittar vi närmare på de utmaningar och möjligheter som följer med detta direktiv, samt varför digitala system blir en oumbärlig komponent för att underlätta och effektivisera hållbarhetsrapportering.
HR och ESRS S1: Hållbarhetsrapportering kring den egna arbetskraften
En avgörande och väsentlig del av detta direktiv är ESRS S1 - Den egna arbetskraften. Denna standard kommer att ställa högre krav på insyn och transparens kring de anställdas välbefinnande och arbetsvillkor. Det i sin tur ställer högre krav på företagens hållbarhetsinsatser, inte bara när det gäller miljö utan också människor.
För HR-avdelningen blir detta både utmaning och en möjlighet. Kravet på ökad transparens kräver att HR aktivt engagerar sig i att säkerställa rättvisa arbetsvillkor, likabehandling, och en säker arbetsmiljö. Implementeringen av ESRS S1-rapportering kommer även att medföra att HR måste utveckla en mer detaljerad rapportering kring de olika informationskrav som ställs.
En proaktiv och strategisk HR-avdelning är viktigt för att inte bara uppfylla de nya kraven utan även för att stärka företagets varumärke som en ansvarsfull och hållbar arbetsgivare. Genom att aktivt arbeta med att skapa en inkluderande arbetsmiljö och genom att transparent rapportera om insatser och framsteg, kan HR dessutom attrahera och behålla talanger samt öka företagets övergripande hållbarhetsarbete. ESRS S1 är därmed inte bara en uppgift för HR att bocka av, utan en möjlighet att positionera sig som en drivande kraft bakom företagets hållbarhetsstrategi och dess arbetsgivarvarumärke.
CSRD utmanar företagens hållbarhetsrapportering
För många företag kommer CSRD att innebära en betydande utmaning och ett potentiellt jobbigt uppvaknande. Direktivet är omfattande och de olika standarderna innehåller ett stort antal informationskrav. Företag som idag saknar översyn över sitt hållbarhetsarbete, medarbetardata och saknar bra rapporteringsstruktur kommer att få det tufft i början.
Dessutom visar ett flertal studier genomförda de senaste åren en ökad nöjdhet bland anställda hos företag som har ett bra hållbarhetsarbete, vilket visar på vikten av aktivt hållbarhetsarbete – oavsett rapporteringskrav. Ett företag med aktivt hållbarhetsarbete kan även öppna dörrar till nya affärsmöjligheter och locka talanger i högre utsträckning än deras konkurrenter.
Digitaliseringen av HR: Effektivisera hållbarhetsrapporteringen
I den digitala eran blir ett HR-system med HR masterdata på plats oumbärligt för att hantera de nya informationskraven som CSRD medför. Ett HR-system möjliggör automatiserade processer, datainsamling och rapportering. Genom att centralisera personalrelaterad information blir det lättare för företag att uppfylla rapporteringskraven och säkerställa att policys och data är aktuella och fullständiga. Digitala system och processer ligger också till grund för sömlösa dataflöden och integrationer mellan olika system, vilket är högst aktuellt när flera olika typer av data ska samlas i en rapport.
Då CSRD-rapporteringen kommer att ligga i företagens förvaltningsberättelse och därmed vara en del av årsredovisningen, innebär det att företag kommer behöva rapportera på alla datapunkter varje år – från och med det år man börjar omfattas av det nya direktivet. Vilket ytterligare stärker vikten av att få till rutiner för rapportering som bygger på digitala system och processer.
Förbereda för ESRS S1: Tre tips inför implementering
Det kan tyckas udda att HR behöver se över sina policys och sin data, då många associerar CSRD rapporteringen till något en hållbarhetsavdelning eller finansavdelning ansvarar för. Men då ESRS S1 omfattar den egna arbetsstyrkan och datapunkter kopplade till denna, är det HR som sitter på informationen. HR behöver med andra ord förbereda sig inför rapportering på ESRS S1 då det är nödvändigt för att följa EU:s direktiv, oavsett om företaget omfattas från och med 2024 eller senare.
Här delar vi med oss av tre steg för att förbereda rapportering enligt ESRS S1 och på så sätt säkerställa att företaget möter de nya kraven kring rapportering kring den egna arbetskraften.
Steg 1: Genomför en väsentlighetsanalys
En väsentlighetsanalys är det första steget mot att identifiera de datapunkter som behövs för korrekt rapportering. Genom att fastställa områden där den egna arbetskraften har en väsentlig påverkan blir det därmed tydligt vilken rapportering som krävs enligt ESRS S1.
Att genomföra en väsentlighetsanalys gör det möjligt att identifiera och bedöma de konsekvenser, risker och möjligheter som i sin tur fastställer vilka områden som företaget har betydande hållbarhetspåverkan på.
Med en genomförd väsentlighetsanalys får man insikter kring de områden där företaget har störst påverkan och därmed också störst möjlighet att göra skillnad. Det i sin tur möjliggör också effektiv rapportering, där fokus landar på det väsentliga och onödigt arbete minimeras. Dessutom kan analysen tillföra viktiga beslutsunderlag för framtida strategiskt arbete och affärsplanering.
Steg 2: Genomför en GAP-analys
Efter genomförd väsentlighetsanalys blir nästa naturliga steg att genomföra en GAP-analys. En GAP-analys är ett sätt att analysera och förstå hur förutsättningarna för rapportering och datainsamling ser ut i nuläget, vad som behöver finnas på plats i framtiden och hur HR kan arbeta för att ta sig dit. Hur ska företaget och HR-avdelningen samla in den information som krävs?
Enkelt förklarat handlar det om att jämföra befintliga policys, tillgängliga data och rapporteringsstruktur med de krav som CSRD och ESRS S1 ställer. För många HR-avdelningar kommer det här innebära upprättande eller uppdatering av policys samt säkerställande av högkvalitativ tillgång till HR masterdata. Att ha ett HR-system med medarbetardata på plats blir alltså en hygienfaktor.
Steg 3: Upprätta rapporteringsstrukturer
De datapunkter som HR bidrar med till CSRD-rapporteringen är bara en del av helheten. Då direktivet ställer krav på en koncerngemensam rapportering som inkluderar dotterbolag och utökad information från värdekedjan innebär det att många parter ska samarbeta.
Den information som uppges i rapporteringen kommer att vara föremål för revision och innehåller därför krav på att inkludera information om företags värdekedjor, strategi, policy, process och faktiska data på hållbarhetsområdet.
För att underlätta arbetet för HR-avdelningen är det därför viktigt att ni i ett tidigt skede, tillsammans med andra intressenter, sätter upp en rapporteringsstruktur där ni gemensamt ser över hur informationen ska skickas och till vem.
CSRD-rapporteringen kommer att behöva vara integrerad med den finansiella rapporteringen, vilket innebär att den ska taggas digitalt och vara i maskinläsbart format (XHTML). Att ha ett digitalt system på plats kommer att underlätta arbetet för alla inblandade.
Hållbarhetsarbete som konkurrensfördel
Att strategiskt arbeta med hållbarhetsfrågor bidrar till att öka företagets trovärdighet och position som en attraktiv arbetsgivare. Även om CSRD kan tyckas överväldigande vid en första anblick kommer det över tid att öka transparensen och bidra till ett bättre hållbarhetsarbete. Se därför arbetet som en investering för en mer hållbar och framgångsrik framtid, för företaget och för planeten.
