Det låter kanske klyschigt, men de senaste årens explosiva utveckling har ställt många organisationer inför vad som simultant är utmaningar och möjligheter. Hur kan man arbeta med att ta fram nya strategier och policyer som inte bara möter behov idag, utan också rustar organisationen för framtiden? Hybridarbete, AI och automatisering är här för att stanna och de organisationer som är motsträviga kommer troligtvis möta tuff konkurrens, både när det gäller tillväxt och personalomsättning. För dig som jobbar inom HR är det här högaktuella ämnen, så vad är HR:s roll och framtida uppdrag egentligen?
Är AI en katalysator för HR:s utveckling?
Vi möts av AI överallt men väldigt få av oss förstår egentligen vad det är, hur det kan nyttjas eller de fördelar som finns. Det är lätt att känna "tech fatigue", eller digital utmattning på svenska, när det dyker upp ännu ett verktyg att lära sig bemästra. Men vi kommer inte ifrån att AI redan har revolutionerat flera aspekter av våra liv, inte minst arbetslivet. Även HR har plötsligt fått möjligheten att förenkla sitt arbete ytterligare. Men för att dra nytta av AI på rätt sätt krävs en strategisk och medveten implementering både i den egna avdelningen och i organisationen i stort. För AI är ju mer än bara en chattbot.
Automatisering av HR-processer
Digitaliseringen av HR har pågått länge och pågår fortfarande på många håll. Idag är ett gediget HR-system grunden för att kunna jobba effektivt, strategiskt och automatiserat. Även om AI kan ta över många repetitiva arbetsuppgifter, såsom att analysera CV:n, kompetenskartläggning eller prediktiv analys för att förutse personalomsättning, kräver det fortfarande kvalitativa data. Den typen av data kommer från ett HR-system med gedigen HR masterdata.
För HR-medarbetare innebär AI-stöd och automatisering av processer att det frigörs tid för sådant som verkligen skapar värde, som det mänskliga mötet och strategiskt HR-arbete.
Adecco Groups årliga undersökning Global Workforce of the Future, som omfattar 35 000 arbetstagare i 27 ledande ekonomier, visar att den genomsnittliga tidsbesparingen för arbetstagare som använder AI är en timme per dag. Man bör alltså direkt kunna se vinsterna med att implementera AI-stöd i sina processer. I stället för att lägga timmar på att hantera rutinärenden, frigörs tid till att utveckla organisationskulturen. Det kan exempelvis innebära att coacha chefer eller att arbeta med komplexa personalfrågor som kräver empati, erfarenhet och fingertoppskänsla. Det handlar alltså inte om att ersätta HR-kompetens, utan om att förstärka den genom att automatisera tidskrävande administrativa uppgifter.
Bias och rättvisa i AI
Att använda sig av AI-stöd har inte bara sina fördelar, det finns ett flertal orosmoment som är viktiga att ta på allvar. Exempelvis vet vi att LLM modeller både kan hallucinera och förvränga fakta, vilket gör källkritik viktigare än någonsin. Ett av de stora diskussionsämnena inom AI och HR är hur man säkerställer att AI inte förstärker omedvetna bias i rekrytering. Algoritmer bygger på befintliga data, vilket innebär att de kan återskapa historiska snedvridningar om de inte programmeras och övervakas korrekt. Här har HR har en viktig roll i att säkerställa transparens och etiska principer vid AI-användning.
HR och IT som förändringsledare i AI-omställningen
Om vi fokuserar på implementeringen av AI som verktyg i hela organisationen så skapar det inte bara effektiviseringar men det innebär också en kulturell förändring och nya arbetssätt. HR behöver kroka arm med IT här för att säkerställa att det tas fram relevanta strategier och policyer som organisationen kan luta sig mot. Det kommer finnas behov för att utbilda och förbereda medarbetarna på hur AI påverkar deras arbetsvardag och samtidigt säkerställa att tekniken används som ett stöd, något som HR kan stötta organisationen med.
Att leda i en hybrid värld
Under 2024 annonserade ett fåtal företag att backar ifrån den hybrida lösningen, med varierande resultat. Något de alla har gemensamt är ett stort missnöje bland medarbetarna. Skiftet till hybridarbete är här för att stanna och arbetsstyrkan kommer fortsätta att förvänta sig flexibilitet och möjlighet till bättre balans mellan arbete och privatliv. Det här ställer nya krav på både ledarskap och medarbetarupplevelse. HR som funktion behöver fortsätta arbeta aktivt för att skapa en enad kultur och ett inkluderande arbetsklimat, oavsett var medarbetarna befinner sig.
Bygga kultur på distans
En av de största utmaningarna med hybridarbete är att bibehålla en stark företagskultur när teamet är utspritt. HR kan stötta genom att implementera en struktur för exempelvis regelbundna check-ins eller interaktiva forum för kunskapsdelning. Några enkla steg att ta direkt, om de inte redan finns på plats i er organisation är:
- Skapa tydliga och regelbundna kommunikationsrutiner i organisationen. Uppmuntra cheferna att ha schemalagda möten för teamet att stämma av, brainstorma och hjälpa varandra. Detta kan vara korta dagliga avstämningar eller längre veckomöten. Det viktiga är att alla vet när och hur de kan nå varandra.
- Främja en öppen och hjälpsam atmosfär där det alltid är okej att be varandra om hjälp eller råd. Med en "inga dumma frågor"-kultur där alla, oavsett erfarenhetsnivå, känner sig bekväma att be om hjälp eller dela idéer. Uppmuntra både juniora och seniora medarbetare att bidra till diskussioner och beslutsfattande.
- Se till att ledningen investerar i rätt verktyg som underlättar för medarbetarna att kunna kommunicera men även jobba autonomt. Se till att ha välfungerande kommunikationskanaler med separata rum för både arbetsdiskussioner och mer avslappnat chattande.
Att bygga och främja en god företagskultur behöver med andra ord verkligen inte handla om att ses fysiskt, för många medarbetare så kan kontorsdagar och företagsfunktioner vara rent av utmattande.
Ledarskapsutveckling är viktigare än någonsin
Att leda ett distribuerat team kräver nya kompetenser. Här spelar HR en stor roll i att säkerställa att man som organisation prioriterar att forttbilda chefer i att hantera hybridarbetsmiljöer, skapa psykologisk trygghet och säkerställa att alla medarbetare känner sig sedda och inkluderade, oavsett arbetsplats.
Att satsa på att utveckla ledare är helt klart en av de viktigaste sakerna man kan göra för företagskulturen. Det handlar inte bara om att ledarna själva blir bättre på att coacha och inspirera sina team utan om att det sprider sig som ringar på vattnet genom hela organisationen. När ledare får rätt verktyg blir de mycket bättre på att se och lyfta fram kompetenta medarbetare i sina team, hantera konflikter på ett bra sätt och skapa en miljö där folk vågar testa nya idéer och prata öppet med varandra. De förstår också hur mycket deras eget beteende och beslut påverkar hur teamet mår och presterar. När företaget visar att de prioriterar ledarskapsutveckling skickar det dessutom en tydlig signal om att det är viktigt att växa och utvecklas, vilket gör att medarbetarna också blir mer sugna på att jobba med sin egen utveckling. På det sättet bygger man en kultur där alla hela tiden vill bli lite bättre.
Bygga för framtidens arbetsmarknad
Förändringarna vi ser i arbetslivet idag, drivna av teknikutveckling och förändrade medarbetarbehov, gör talent management och fokus på flexibilitet viktigt. Arbetstagare har allt högre förväntningar på sin arbetsgivare. För att attrahera och behålla den kompetens som behövs i organisationen, behöver man erbjuda mer än bara konkurrenskraftiga löner. Många värderar en arbetsplats där flexibilitet, kontinuerlig utveckling och en stark värdegrund är centrala. HR behöver aktivt arbeta med att säkerställa att employer branding är mer än ett buzzword och att arbetsmiljön faktiskt speglar de värden som företaget kommunicerar.
